EnglishGerman

Protokoll schreiben in 9 Schritten – 2/2: Verlauf & Ergebnis



Voriger Teil



Top20 deutscher Bloggerinnen, referenziert in ZEIT, Wikipedia & Blogger-Relevanz-Index, Seit 15 Jahren Wandel der Arbeitswelt: Beratung, Bücher, News-Dienst Best of HRSeminare & Locations.
Bildrechte:Bildmaterial im Rahmen einer Kooperation kostenlos zur Verfügung gestellt von Shutterstock.

“Heute schreiben Sie das Protokoll!” sagt der Chef ganz beiläufig. Und nun? Wie erstellt man ein optimales Protokoll? Wie bekommt man alles Wichtige im Meeting mit und schafft es gleichzeitig den Roten Faden zu behalten? Und was ist überhaupt wichtig?

Protokoll schreiben in 9 Schritten - 2/2: Verlauf & Ergebnis


Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil

Weitere Infos & Leistungen? Werden Sie Mitglied oder profitieren Sie von unserem regelmäßigen Newsletter!

Schritt 5: Protokollieren Sie den Verlauf beziehungsweise die Ergebnisse

Sobald die eigentliche Veranstaltung begonnen hat, müssen Sie sich voll konzentrieren, um keinen Beitrag zu verpassen. Je nach Art des Protokolls – siehe oben – erstellen Sie sich nun Notizen. Es empfiehlt sich, für jeden Tagesordnungspunkt ein eigenes Blatt zu benutzen; nummerieren Sie diese Papiere, damit Sie nicht durcheinander kommen.

Was machen Sie, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder nicht schnell genug mitschreiben konnten? Ganz einfach: Sie fragen nach. Jeder hat Verständnis, wenn Ihnen einmal etwas entgeht. Nur allzu häufig sollten Sie natürlich auch nicht nachfragen …

Sofern Anträge mündlich vorgebracht werden, ist es ratsam, die Mitschrift vorzulesen und sich vom Antragsteller bestätigen zu lassen, dass der Antrag so richtig notiert wurde. Bei Abstimmungen über Anträge müssen Sie das Ergebnis genau festhalten: „10 Ja-Stimmen, 8 Nein-Stimmen, 2 Enthaltungen.“

Schritt 6: Füllen Sie den Protokollfuß aus

Nach Abschluss der Besprechung oder Sitzung tragen Sie die Endzeit in ihr Formular ein. Prüfen Sie, ob Sie alle Unterlagen, die im Verlauf verteilt wurden, in Kopie haben.

Sprechen Sie nochmals kurz mit dem Sitzungsleiter und fragen ihn, ob es aufgrund des Verlaufs der Veranstaltung zu Änderungen kommt (wie etwa eine notwendige frühere Fertigstellung des Protokolls oder ein erweiterter Verteilerkreis).

Schritt 7: Verfassen Sie das eigentliche Protokoll

Am besten ist es, Sie gehen diese Aufgabe gleich an, denn so haben Sie den Verlauf noch frisch im Kopf und können eventuelle Lücken in der Mitschrift durch Ihr Gedächtnis ausgleichen.

Erfahrene Protokollanten reservieren sich im Kalender unmittelbar im Anschluss an eine Besprechung oder Sitzung ausreichend Zeit für die Anfertigung des Protokolls. Je ausführlicher und präziser Ihre Mitschrift war, desto leichter tun Sie sich nun.

Das sollten Sie beim Schreiben beachten

Allgemein gilt: Fassen Sie sich kurz, und bemessen Sie die Ausführlichkeit Ihrer Niederschrift nach der Wichtigkeit des Beitrags oder Themas. Und: Die Protokollsprache hat einige Besonderheiten, die Sie berücksichtigen sollten:

  • Schreiben Sie in einem sachlich-distanzierten Stil.
  • Interpretationen oder Wertungen sind nicht erwünscht (Anders als beim Memo!)
  • Verzichten Sie auf Überleitungen zwischen den Tagesordnungs punkten.
  • Schreiben Sie beim Verlaufsprotokoll in der Gegenwartsform, beim Ergebnisprotokoll entweder in der Gegenwarts- oder ersten Vergangenheitsform (»sagte«).
  • Stichwortartige Aufzählungen sind bei weniger bedeutenden Themen möglich.
  • Kennzeichnen Sie Redebeiträge deutlich, wie zum Beispiel: »Herr Messerschmidt führt aus, erklärt, erläutert, verspricht, sagt zu, betont, widerspricht …«
  • Stellen Sie längere Redebeiträge in indirekter Rede/im Konjunktiv dar (»Laut Frau Sauer würde eine Erhöhung …«).
  • Geben Sie wichtige Passagen – wie etwa Anträge oder Beschlüsse – wörtlich und mit Kennzeichnung durch Anführungszeichen wieder.
  • Verzichten Sie nur bei unwesentlichen Beiträgen auf Namen (»Es wurde hervorgehoben …«).
  • Beziehen Sie Fragen in die Antworten ein (»Auf die Frage, ob man auch … erklärte Dr. Kleine …«).

Schritt 8: Lassen Sie das Protokoll freigeben

Geben Sie Ihr Protokoll dem Sitzungsleiter zum Gegenlesen. Sofern keine Einwände bestehen, kann es nun von ihm und Ihnen unterzeichnet werden.

Schritt 9: Verteilen Sie das Protokoll

Je nach festgelegtem Verfahren, erstellen Sie jetzt Papierkopien oder versenden das Protokoll per E-Mail. Achten Sie darauf, dass Sie alle erwähnten Anlagen (Anträge, Beschlüsse, Folien, Pläne) beifügen.

Legen Sie einen unterschriebenen Ausdruck des Protokolls zusammen mit Ihrer Mitschrift ab.

Mehr Informationen? Nutzen Sie unsere E-Kurse & persönliche Beratung


E-Kurse Beratungberufebilder

Der Feedback-Monitor bündelt Meinungen & Kommentare von 2 Mio. Nutzern auf 100 Social-Media-Kanälen (Übersicht) zu unserem Angebot. Sie wollen hier kommentieren? Bitte die Debatten-Regeln einhalten, Beiträge müssen freigeschaltet werden. Fotos sind via Gravatar möglich, Ihre eMail-Adresse bleibt geheim.

Feedback-Statistik:

  1. 18 Leser nach Google Analytics
  2. 17 mal Feedback insgesamt
  3. Debatte zu diesem Beitrag folgen
  4. Allen Debatten folgen
  5. Debatten per eMail abonnieren (Link hier eintragen!)

Meistdiskutiert letzter Monat:

  1. BEGIS GmbH
    BEGIS GmbH

    Protokoll schreiben in 9 Schritten – 2/2: Verlauf & Ergebnis via @berufebilder (Beitrag via Twitter) NJNUQXWcE9

  2. Thomas Eggert
    Thomas Eggert

    Protokoll schreiben in 9 Schritten – 2/2: Verlauf & Ergebnis via @berufebilder (Beitrag via Twitter) vwMh7lRoqH

  3. Simone Janson
    Simone Janson

    Protokoll schreiben in 9 Schritten – 2/2: Verlauf & Ergebnis (Beitrag via Twitter) 4tmO1SbUn1 #Erfolg #Management

  4. Holger Froese

    Der Karriere-F ührerschein: In 9 Schritten ein Protokoll schreiben (Teil 3) #Business
    Kommentiert auf Twitter

  5. Dirk Eickmeier

    Karriere-Führerschein:

    In 9 Schritten ein Protokoll schreiben ,

Schreiben Sie einen Kommentar

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.