Berufsbild! Assistenz der Geschäftsleitung Sekretärin Office-Manager: 10 Anforderungen im Realitätscheck

Wollten Sie schon immer Assistent der Geschäftsführung sein? Es mag wie ein glamouröser Job erscheinen, mit viel Zeit für Kaffeepausen, aber die Realität ist, dass es eine Menge harter Arbeit ist. Hier sind einige Dinge, die Sie wissen sollten, bevor Sie sich für diese Stelle bewerben.

Das Klischee vom Vorzimmerdrachen

Es gibt einige sehr weit verbreitete Missverständnisse über die Aufgaben einer Assistenz der Geschäftsleitung, Chefsekretärin oder Office-Managerin. Tatsächlich haben viele Menschen ganz falsche Vorstellungen von diesem interessanten und vielfältigen Berufsbild.

Um nur einige Klischees zu nennen: Die einen denken an die grellgeschminkte Tippse mit rotlackierten Nägeln oder Mrs. Moneypenny, die sehnsüchtig James Bond anschmachtet. Oder an die geduldige Vorzimmerperle, die Geliebte des Chefs oder schreckenverbreitende Drachen. Andere glauben fälschlicherweise, dass es sich um eine Position handelt, in der die Karriere zum Selbstläufer wird, oder dass es keine anspruchsvolle Tätigkeit ist.

Klischee und Wirklichkeit im Vergleich

Die Wahrheit ist jedoch das Gegenteil. Auch wenn der Beruf des Assistenten nach außen einfach wirkt, ist er nicht immer so glamourös, wie es scheint. Kein Berufsbild ist so mit falschen Vorstellungen beladen wie das der Sekretärin. Und bei keinem anderen Beruf liegen Klischee und Wirklichkeit so weit auseinander.

Tatsächlich ist der Beruf des Assistenten der Geschäftsleitung ein anspruchsvoller und wichtiger Job in der Arbeitswelt. Er erfordert ein hohes Maß an Kompetenz und Verantwortung. Daher wollen wir hier einige Unterschiede zwischen den Anforderungen an eine Assistenz der Geschäftsleitung und dem Image untersuchen, die Ihnen zeigen sollen, wie Sie sich auf die Realität dieser anspruchsvollen Tätigkeit vorbereiten können.

Mehr als nett Lächeln

Insgesamt haben sich auch die Anforderungen gewaltig verändert. Wer heute als Assistenz der Geschäftsleitung bestehen will, muss mehr können als nett lächeln, ansprechend aussehen, und Telefonate durchstellen. „Frau Müller, zum Diktat bitte“ – kaum jemand muss sich heute noch diesen Spruch anhören.Der moderne Office-Manager ist Allrounder, weit weg von Kaffeekochen und Akten kopieren. Auch die typische Ausrüstung früherer Tage, Stenoblock, Schreibmaschine und Durchschlagpapier, ist längst modernsten Geräten wie Diktiergerät, Computer und Kopierer gewichen. Und es ist ein Beruf, der heute auch von vielen Männern ausgeübt wird.

Ein Blick in aktuelle Stellenanzeigen zeigt: Gefordert werden heute neben sehr guten EDV-Kenntnissen auch betriebswirtschaftliches Hintergrundwissen oder, noch besser, eine kaufmännische Ausbildung – und Fremdsprachen. Mindestens eine sollte man beherrschen, wobei sicheres Englisch in Wort und Schrift schon fast als Standard vorausgesetzt wird.

Checkliste: Was ein moderner Office-Manager heute können muss

Denn Verwaltungsassistenten sind das Rückgrat eines jeden Büros. Sie erledigen einen Großteil der täglichen Aufgaben, damit sich die verantwortliche Person auf größere Geschäftsangelegenheiten konzentrieren kann. Aber zu diesem Job gehört viel mehr, als nur Telefone zu beantworten und Faxe zu versenden.

Auch Soft-Skills sind wichtig: Eigenschaften wie Loyalität, Diskretion, Pflichtbewusstsein, Teamfähigkeit und Ordnungssinn rangieren ganz oben auf der Wunschliste der Chefs. So muss sie jede kleinste Notiz und jeden abgeschlossenen Vorgang bei Anfragen vom Chef jederzeit wiederfinden können. Und auch unter größtem Zeitdruck sollte sie in der Lage sein, eine Geschäftsreise zu buchen oder einen wichtigen Brief zu verfassen. Zu den üblichen Aufgabengebieten gehören etwa:

• Telefonanrufe entgegen nehmen und
• Besucher empfangen und sich nach deren Wünschen richten
• Diktate entgegennehmen#
• Arbeiten unter Zeitdruck
• Berichte abschreiben
• Umgang mit verärgerten Kunden oder Lieferanten
• Möglicherweise Erreichbarkeit zu jeder Tageszeit

Kommunikationstalent wie ein Manager

Besonders wichtig aber ist Kommunikationstalent: Auf dem Schreibtisch im Vorzimmer laufen alle Anfragen von Mitarbeitern, Beschwerden von Kunden und Terminanfragen von Anrufern zusammen: Und die Assistentin alleine muss entscheiden, welche davon wichtig sind – und welche sie freundlich, aber bestimmt abwimmelt. Gleichzeitig braucht sie spitze Antennen, um auch jeden noch so kleinsten Wunsch ihres Chefs möglichst schon im Voraus zu erahnen: Für diese Aufgaben benötigt sie ein dickes Fell und Feingefühl gleichermaßen – ein ständiger Balanceakt!

Schließlich sind auch echte Managerqualitäten wie Durchsetzungsfähigkeit, Eigenständigkeit und Organisationstalent gefragt. Denn in diesem Beruf müsse Sie auch Bilanzen lesen, Geschäftsberichte verfassen, sich im Marketing auskennen, Projekte durchführen, Budgets überwachen und Arbeiten delegieren. Kein also Wunder, dass man immer öfter in Stellenausschreibungen auch die Berufsbezeichnung Office-Manager findet.

Traumberuf Assistenz der Geschäftsleitung – Was Sie wissen müssen, um erfolgreich zu sein

Der vermeintliche Traumberuf Chef-Sekretärin oder Assistenz der Geschäftsleitung erfordert einige Anforderungen auch an Ihre Persönlichkeit, die Sie vielleicht überraschen werden. Hier sind 10 Dinge, die Sie über das Berufsbild Office-Manager wissen sollten.

1. Ihre Stärken und Schwächen kennen: Sind Sie Frontkämpferin, Perfektionistin oder besonders Sozial? Um erfolgreich zu sein, sollten Sie ihre eigenen Stärken und Schwächen kennen.
2. Souveränes und gepflegtes Auftreten: Auch wenn es heute um weit mehr geht als gut auszusehen: Im Vorzimmer sind Sie die Visitenkarte Ihres Chefs. Das gilt natürliche auch für Männer. Achten Sie daher auf Ihr Äußeres, ihre Kleidung und ihre Umgangsformen.
3. So kommen Sie jedem Cheftyp klar: Ist Ihr Chef Chaot, Erbsenzähler, Choleriker oder Morgenmuffel? Finden Sie heraus, welchen Typ Chef Sie haben und stellen Sie sich auf seine Macken ein – dann lebt es sich viel leichter.
4. Schätzen Sie Ihre Kollegen richtig ein: Office-Manager müssen heute auch im Team arbeiten, um erfolgreich zu sein. Auch unter Mitarbeitern gibt es verschiedene Typen, die Sie kennen sollten.
5. Zeitmanagement: Um allen Aufgaben gerecht zu werden, ist ein gutes Zeitmanagement unabdingbar. Lernen Sie Prioritäten zu setzen und Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.
6. So halten Sie Ordnung: Damit das mit dem Zeitmanagement klapp: Schaffen Sie ein gutes Ordnungssystem, das einfach ist, in dem sie jederzeit alles wiederfinde. Nur so klappt effizientes Arbeiten!
7. Seien Sie für Ihren Chef da: Als Assistenz ist es ihre Aufgabe, dem Chef die Arbeit zu erleichtern. Das bedeutet, dass Sie abends auch mal länger dableiben und bei wichtigen Terminen private Wünsche hinten anstellen.
8. Sagen Sie Nein – auch mal zum Chef: Wenn es nach dem Chef geht, könnten Sie rund um die Uhr da sein – dann wären Sie aber bald arbeitsunfähig. Also sagen Sie auch mal freundlich, aber bestimmt Nein, wenn der Chef unmögliches verlangt..
9. Nervige Anrufer freundlich abwimmeln: Damit der Chef ungestört arbeiten kann, müssen Sie lästige Telefonanrufer abwimmeln. Fragen Sie genau nach, was der Anrufer will. Und bitten Sie darum, gegebenenfalls Anfragen per E-Mail oder Brief zu senden.
10. So behalten Sie trotz Stress einen kühlen Kopf: Sorgen Sie für einen entstressenden Ausgleich: Sport, Kultur, Meditation. Nur wenn Sie ausgeglichen sind, gelingt es Ihnen, auf Dauer bei so einem Job den Kopf frei zu haben.

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