Tipps für effizienteres Arbeiten im Büro: Die Einrichtung macht’s!

Routineaufgaben und kleine Arbeiten kosten viel Zeit. Arbeitsabläufe verschlanken und Routinen automatisieren bedeutet eine höhere Effizienz. Was hilft: Die richtige Einrichtung im Büro!

Wie muss das effiziente Büro aussehen?

Viele Menschen arbeiten effektiv, jedoch nicht effizient. Wo liegt der Unterschied? Wer effektiv arbeitet, erreicht sein Ziel. Das Verhältnis zwischen Angestrebtem und Erreichtem stimmt. Wer effizient arbeitet, tut das auch – aber mit weniger Aufwand, weniger Kosten und in kürzerer Zeit.

Wie muss ein Büro aussehen, damit Sie effizient arbeiten können? Was haben Ablagesysteme, höhenverstellbare Schreibtische, die richtigen Wandfarben sowie Zimmerpflanzen und Bewegungsfreiheit mit Produktivität zu tun?

Die Einrichtung des Büros bestimmt die Effizienz

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Effizientes Arbeiten bedeutet, schnell und kostensparend alle Aufgaben in der vorgegebenen Zeit oder sogar schneller zu erledigen. Zettel, Briefe und Ordner stapeln sich auf dem Schreibtisch und die Notizbücher liegen dazwischen herum. Der Desktop des Computers erinnert optisch an das Schaufenster eines Ramschladens. Räumen Sie Ihren Schreibtisch auf, denn die Übersicht ist sehr wichtig! Ohne Büroorganisation geht es nicht:

• Hängeregistraturen: In Regalen und Schubladen werden Unterlagen in Mappen sortiert, um die verschiedenen Bereiche klar voneinander zu trennen.
• Beschriften: Jede Mappe muss auf den ersten Blick offenbaren, was sich darin befindet.
• Ordner: Die Mappen sind Zwischenablagen. Sind Aufgaben abgearbeitet, wandern die Dokumente sofort in den finalen Ordner.

Mehr Kapazitäten frei durch ordentliche Ablage

Was in Mappen ordentlich abgelegt, sortiert und beschriftet ist, schwirrt Ihnen nicht mehr im Kopf herum. Somit haben Sie mehr Denkkapazitäten frei für die eigentlichen Aufgaben. Digitale Dokumente und Ordner behandeln Sie genauso wie die Daten auf Papier. Sie sollten die Dokumente nicht auf dem Desktop ablegen (das ist Ihr digitaler Schreibtisch), sondern in übersichtlichen Ordnern. Managen Sie die Zugriffsrechte sofort, falls Sie in einem größeren Netzwerk arbeiten und Kollegen oder Kolleginnen Zugriff auf Ihren Rechner haben. Für Solo-Selbständige ist der Punkt mit den Zugriffsrechten nicht so wichtig, denn Sie arbeiten zu Hause und sind nicht an die Netzwerke der Kunden angeschlossen.

Effizient eingerichtete Büros bemühen ein Ablagesystem, das intuitiv verständlich und leicht erreichbar ist. Akten, die ständig gebraucht werden und zwei Etagen entfernt lagern, stehen der Effizienz im Weg. Genauso der Kollege, der am benachbarten Schreibtisch laut telefoniert. Effizientes Arbeiten ist in einem Büro, das sowohl Ruhezonen als auch Sprechzonen bietet, einfacher. Effizienz ist nicht nur eine Frage der Büroorganisation, sondern der Einrichtung: Räume müssen nutzungsorientiert und funktional eingerichtet werden. Im Zweifelsfall schließt das eine Schallisolierung ein.

Keine Schmerzen, bessere Konzentration

Der zweite Punkt ist die Konzentration: Was brauchen Sie, um fokussiert zu arbeiten?

• Höhenverstellbarer Schreibtisch: Nackenschmerzen und verspannte Schultern stören die Konzentration. Höhenverstellbare Schreibtische können helfen, die Verspannungen und Schmerzen vorbeugen. Die Tische sind elektrisch stufenlos verstellbar und bis über 100 Kilogramm belastbar.
• Höhenverstellbarer Schreibtischstuhl: Neben der Arbeitsfläche und der Schreibplatte, spielt Ihre Sitzhöhe eine Rolle. Ergonomie am Arbeitsplatz bedeutet, dass die Körperhaltung entspannt und gesund ist.
• Ergonomische Technik: Tastaturen und Computermäuse sind heute ebenfalls ergonomisch. Der Bildschirm ist ergonomisch, wenn er sich auf der richtigen Höhe befindet und die Augen schont.
• Kein Multitasking: Kollegen und Kolleginnen müssen respektieren, dass Sie fokussiert sind. Bei wichtigen Aufgaben schalten Sie Störungen wie Smartphones, Push-up Nachrichten und E-Mails aus. Sie erledigen eine Aufgabe nach der anderen. Idealerweise gehen Sie die unangenehmsten Aufgaben zuerst an, um den Kopf für die freudigen Aspekte Ihrer Arbeit freizuhaben.
• Nicht ablenken: Noch einmal: Das E-Mail-Programm bleibt aus, Kollegen bleiben draußen, das Telefon wird ausgeschaltet.
• Bewegungsfreiheit: Ergonomische Büromöbel erlauben Ihnen, die Beine und die Arme auszustrecken. Sie haben ausreichend Platz, um sich zu dehnen. Sie können in der kurzen Pause komplett um den Schreibtisch laufen.

Es werde Licht: Beleuchtung steigert die Produktivität

Früher hieß es, das Büro muss hell, heller, am hellsten sein. Heute weiß man, dass das nicht stimmt. Es kommt auf die Qualität des Lichts an. Grelle Beleuchtung mit einem hohen Anteil von bläulichem Licht ist eher anstrengend und stört die Konzentration. Effizienz ist das Gegenteil. Wärmere und nicht ganz so helle Lichtquellen sind besser geeignet. Am besten ist natürliches Licht. Das darf nicht blenden, sondern muss in ausreichender Menge vorhanden sein. Zur Beleuchtungssituation zählt die Ausrichtung des Schreibtischs: Der Blick fällt im Idealfall ungehindert in die Ferne, wenn die Augen vom Computerbildschirm minimal nach oben gehoben werden. Das bedeutet, das Fenster sollte sich gerade oder leicht schräg hinter dem Schreibtisch befinden, nicht in Ihrem Rücken.

In Großraumbüros ist diese Situation nicht für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen umsetzbar. In diesem Fall sind Tageslichtlampen sinnvoll. Die Leuchtmittel imitieren die Lichtqualität natürlicher Sonneneinstrahlung an einem moderat sonnigen Tag. Diese Lichtqualität wird als augenschonend empfunden. Gleichzeitig steigt die Fähigkeit zur Konzentration aus einem anderen Grund: Der Biorhythmus des Menschen ist an das Licht gekoppelt. Tageslicht in moderater bis hoher Qualität signalisiert Wachzeit.

Nach Ordnung, Ergonomie und Licht kommt die Atmosphäre

Eine gute Arbeitsatmosphäre ist einladend und offen, fördert die Konzentration und generiert Wohlgefühl. Wie das erreicht wird, ist bei jedem Menschen anders. Sie brauchen eine Topfpflanze auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Kaffeemaschine. Die versorgt Sie mit Koffein und dem Duft des besten Kaffees der Welt. Ihre Kollegin braucht ein Häkeldeckchen unter der Teetasse und einen Strauß Rosen daneben. Und Ihr Kollege? Fragen Sie ihn. Arbeitsplätze und Schreibtische dürfen nicht zu knapp bemessen werden. Für eine gute Arbeitsatmosphäre ist wichtig, dass Sie den Schreibtisch einrichten können. Sie brauchen die Möglichkeit, persönliche Freiheit auszuleben.

Wer acht Stunden oder mehr täglich im Büro verbringt, lebt dort. Gestalten Sie Ihr Büro so, dass Sie dort gut arbeiten können. Mit Rücksicht auf die Freiheit von Kollegen und Kolleginnen, das versteht sich von selbst. Stressfaktoren haben im Büro nichts verloren: Der Zettel mit dem Zahnarzttermin bleibt in der Tasche.

Checkliste: Das hilft beim effizienteren Arbeiten

• Ergonomie: Büromöbel, Technik und Beleuchtung müssen auf Ihre körperlichen Bedürfnisse ausgerichtet sein.
• Arbeitsatmosphäre: Schaffen Sie sich Ihren eigenen Kreativraum, der inspiriert und fokussiertes Arbeiten fördert.
• Organisation: Reale Schreibtische und digitale Schreibtische ermöglichen Übersicht, wenn sie aufgeräumt sind. Ablagesysteme helfen.
• Konzentration: Schalten Sie alle Ablenkungen ab.
• Keine Stressfaktoren: Unangenehme Arbeiten zuerst erledigen. Alle anderen Stressfaktoren (laute Geräusche, grelle Lichtquellen …) eliminieren, soweit Sie das vermögen.
• Positiv denken: Konzentrieren Sie sich einmal täglich auf die Vorteile Ihrer Arbeit. Machen Sie sich den Sinn Ihres Tuns bewusst.

Fazit: Einfache Mittel führen schnell zu mehr Effizienz!

Eine Schreibtischlampe mit Tageslichtleuchte, ein Schreibtisch, ein Stuhl und die Konzentrationsfähigkeit steigt – effizientes Arbeiten ist leicht zu erreichen. Wichtig zu wissen:

Ergonomie am Arbeitsplatz, die Freiheit von Ablenkungen und eine angenehme Arbeitsatmosphäre sind für Solo-Selbständige genauso wichtig wie für Angestellte, im Home-Office oder im Großraumbüro. Sie profitieren davon, wenn Sie die oben aufgeführten Punkte am Arbeitsplatz zu Hause berücksichtigen!

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