eMails automatisieren & organisieren: Zeitmanagement per Technik

eMails sind heutzutage unumgänglich. Doch mit Automatisierung kann man hier viel Zeit sparen. Ein Überblick.

eMails, die erst gar nicht geschrieben werden

„Ich habe nichtmal eine eMail-Adresse. Ich habe ein Alter erreicht, in dem mein Hauptinteresse darin besteht, keine Nachrichten zu erhalten.“ sagte der italienische Schriftsteller und Philosoph Umberto Eco (Jahrgang 1932). Nun war Eco in der komfortablen Lage, keine eMails beantworten zu müssen. Aber was tun alle anderen?

Die Antwort lautet: Automatisierung! Vielen Mails kann man zum Beispiel zuvorkommen, wenn man seinen Internetauftritt entsprechend gestaltet. Ist Ihre Site richtig konzipiert, können Ihre Besucher zum Beispiel, anstatt per Mail nach einem bestimmten Link zu fragen, diesen einfach direkt auf der Website abrufen.

Follow Up Mailer

Für meine Vortragsteilnehmer steht zu diesem Zweck ein eigener Premiumbereich zur Verfügung. Anregungen, Kommentare oder Fragen hingegen können auf einem entsprechenden Weblog hinterlassen werden.

Eine FAQ-Seite beantwortet häufig gestellte Fragen. Auch ein Follow-Up-Responder leistet wertvolle Dienste. In meinem Fall liefert der Follow Up Mailer, ein Programm für 15 Euro, sowohl Interessenten als auch bestehenden Lizenznehmern vollautomatisch allen gewünschten Informationen. Zwar lese ich immer noch alle Kommentare und Fragen, aber ich reagiere darauf nur, wenn es erforderlich ist und ich Zeit dafür habe.

Firmeninterne Kommunikationsregeln

Auch die interne Firmenkultur beziehungsweise fehlende Kommunikationsregeln haben maßgeblichen Einfluss auf das Mail-Aufkommen. Wer das Gefühl hat, sich ständig absichern zu müssen, verschickt oft überflüssige Kopien einer Mail an alle Vorgesetzten.

Beim internen Mail-Verkehr sollten Absender in der Betreffzeile jeweils ein Stichwort wie Termin, Antwort, Info oder Reaktion/zu erledigen angeben müssen. Der Adressat erfasst so auf einen Blick, was von ihm verlangt wird, und kann entscheiden, ob und wann er die Nachricht beantwortet.

Die Zahl der klassifizierenden Stichwörter sollte so klein wie möglich sein: Mehr als fünf Kategorien sind in der Regel nicht erforderlich. Das System verlangt jedoch Disziplin vom Absender – diese lässt sich dadurch erreichen, dass jeder Empfänger die Mails, die ohne Stichwort im Betreff zu ihm gelangen, ungelesen zurückschickt.

Löschen

Oft denken wir, dass wir auf jede Mail reagieren müssen. Das stimmt nicht. Löschen Sie soweit wie irgend möglich alle unwichtigen Mails. Fragen Sie sich: „Was ist das Schlimmste, das passieren kann, wenn ich diese Nachricht lösche?“ Wenn die Antwort nicht allzu schwerwiegende Folgen hat, löschen Sie sie und machen weiter. Sie können nicht auf alles antworten. Wählen Sie einfach die wichtigsten Nachrichten aus.

Löschen Sie sofort alle eMails, die Sie lediglich in CC erhalten haben. Informieren Sie die entsprechenden Versender darüber, dass sie auf derartige Mails an Sie künftig bitte verzichten sollen. So verbleiben nur noch zu bearbeitende, zu beantwortende, abzuspeichernde oder auszudruckende Mails.

Jede eMail nur einmal anfassen

Jetzt, da sich nur noch die wesentlichen eMails in Ihrem Posteingang befinden, können wir die Frage angehen, wie man diesen so schnell als möglich leert. Nachdem die Nachrichten in die richtigen Ordner sortiert wurden, sollte im Idealfall gelten: Jede eMail wird – ähnlich wie mit den Unterlagen in Ihrem Eingangskorb- nur noch einmal „angefasst“.

Fragen Sie sich bei den verbleibenden Mails, ob beziehungsweise welche Aktion Ihrerseits erforderlich ist. Lesen Sie keine Mail, ohne eine direkt darauffolgende Aktion in Angriff zu nehmen. Die Mail wird beantwortet, mit Kommentaren weitergeleitet, archiviert oder gelöscht. So widmen Sie sich jeder eMail nur ein einziges Mal, statt Ihre Mails fortlaufend zu checken.

Blockweise Bearbeitung

Auch wenn wir die Bearbeitung von eMails automatisiert und unliebsame eMails gleich im Vorfeld erfolgreich aussortiert haben: In der Regel bleiben noch zahlreiche eMails übrig, die es nun effizient zu bearbeiten gilt. Rufen Sie Ihre eMails in festgelegten Blöcken ab – und bearbeiten Sie sie innerhalb festgelegter Zeiten. Arbeitswissenschaftler raten zu zwei bis vier Blöcken pro Tag. Führen Sie diese Blöcke grundsätzlich zu klar festgesetzten Zeiten durch.

Rufen Sie neue Nachrichten en bloc beispielsweise um 11.30 und 16.30 Uhr ab. Informieren Sie per Autoresponder über Ihre Zeitblöcke der eMail-Bearbeitung. Damit Sie sehen, wie ich meine Kunden darüber informiere, senden Sie mir einfach eine leere E- Mail mit dem Betreff „Autoresponder“ an info@martingeiger.com.

Feste Dauer zur Bearbeitung

Legen Sie außerdem im Vorfeld eine feste Dauer zur Bearbeitung Ihrer eMails fest und bleiben Sie strikt und ohne Ausnahme innerhalb dieses vorgegebenen Zeitrahmens. Am besten stellen Sie sich einen Timer.

Gehen Sie während dieser Zeit alle Mails durch. Mein Zeitrahmen beträgt 45 Minuten, Ihre Bearbeitungszeit kann variieren, je nachdem, wie geübt Sie in den folgenden Methoden sind, wie viele Mails Sie bekommen und wie Sie sich auf deren Bearbeitung konzentrieren können.

Fünf Minuten

Erledigen Sie sofort alles, was weniger als fünf Minuten dauert. Und gewöhnen Sie sich an, eine Antwort-Mail ebenfalls innerhalb von fünf Minuten zu erstellen.

Beschränken Sie sich auf maximal fünf Sätzen für jede Antwort. Oft genügt sogar eine kürzere Mail.

Externe Aufgabenliste

Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do- Liste, sondern übertragen Sie zu erledigende Aufgaben auf eine Masterliste, die Sie im Anschluss abarbeiten.

Falls erforderlich können Sie dort einen Verweis auf die Mail machen. Dann archivieren Sie die Mail und fertig. Sie haben die Aufgabe immer noch vor sich, aber sie befindet sich nun auf der richtigen Liste und verstopft nicht mehr Ihren Posteingang.

Erfolgsfaktoren für die Effizienz

Ob es Ihnen gelingt, in Zukunft zu den wahrhaft produktive Menschen zu gehören, die sich darauf beschränken, ihren digitalen Postkasten nur ein bis zwei Mal am Tag zu leeren, wird im Wesentlichen von zwei Faktoren abhängen:

1. Von Ihrer Fähigkeit, anderen beizubringen diese Intervalle zu respektieren.
2. Von Ihrer Fähigkeit, sich selbst zu disziplinieren, Ihren eigenen Regeln zu folgen. Sich selbst vom Posteingang fern zu halten, ist der schwerere Teil.

Top Bücher zum Thema

Text als PDF lesen

Diesen Text als PDF erwerben (nur zur eigenen Nutzung ohne Weitergabe gemäß AGB): Bitte schicken Sie uns nach dem Kauf eine eMail mit gewünschten Titel an support@berufebilder.de, wir schicken das PDF dann umgehend zu. Sie können auch Text-Reihen erwerben.

4,99€Kaufen

Persönliche Beratung für Ihren Erfolg

Egal ob es um das Erreichen von Zielen, die persönliche Entwicklung oder berufliche Fragen geht: Mit dem individuellen Beratungstool, ds Buchkäufer 6 Monate lang kostenlos nutzen können, erhalten Sie einen kompetenten Begleiter, der Ihnen 24/7 interaktiv zur Verfügung steht. Für komplexere Themen bieten wir spezielle Service-Leistungen.

19,99€ / pro Monat   Buchen

eKurs on Demand buchen

Bis zu 30 Lektionen mit je 4 Lernaufgaben + Abschlusslektion als PDF-Download. Bitte schicken Sie uns nach dem Kauf eine eMail mit gewünschten Titel an support@berufebilder.de. Alternativ stellen wir gerne Ihren Kurs für Sie zusammen oder bieten Ihnen einen persönlichen regelmäßigen eMail-Kurs – alle weiteren Informationen!

29,99€Kaufen

Individuelles eBook nach Wunsch

Falls unser Shop Ihnen nicht Ihr Wunschthema bietet: Wir stellen gerne ein Buch nach Ihren Wünschen zusammen und liefern in einem Format Ihrer Wahl. Bitte schreiben Sie uns nach dem Kauf unter support@berufebilder.de

79,99€Kaufen