Digitale Prozesse sind effizient, auch im Personalmanagement. Doch beim Abschluss von Verträgen stößt man schnell an Grenzen. Elektronische Signaturen können hier Probleme lösen. Davon profitieren Mitarbeiter und Bewerber.

So können elektronische Signaturen Personalabteilungen effizienter machen

Die Digitalisierung von Prozessen gilt als Produktivitätsbooster – und ist deshalb im chronisch überlasteten HR Management besonders beliebt. Als technisches Nadelöhr bei der Digitalisierung erweist sich allerdings sehr oft die Signatur von Dokumenten. Elektronische Signaturen sind hier das Mittel der Wahl. Wir erklären, warum diese Technologie im HR Management besonders nützlich ist.

Mit einer digitalen Signatur werden digitale Dokumente unterschrieben. Wer ein Dokument signiert, nimmt seinen Inhalt zur Kenntnis. Diese Kenntnisnahme ist für Dritte ebenso zu sehen wie die Identität der kenntnisnehmenden Personen. Damit erfüllt die elektronische Signatur wesentliche Komponenten der händischen Unterschrift. Elektronische Signaturen werden zur Unterzeichnung von Verträgen ebenso eingesetzt wie bei anderen Dokumenten, wie zum Beispiel Angebote.

Wie funktioniert die digitale Signatur?

Es gibt verschiedene Varianten elektronischer Signaturen, die sich unter anderem beim Sicherheitslevel und am Aufwand unterscheiden. Im HR Management kommen vor allem die einfache und die fortgeschrittene elektronische Signatur zum Einsatz (nur in Einzelfällen wird die qualifizierte elektronische Signatur benötigt).

Bei der einfachen Signatur wird vereinfacht dargestellt ein kryptographisches Element in ein Dokument eingefügt. Die fortgeschrittene elektronische Signatur identifiziert zusätzlich die unterzeichnende Person und erfüllt insgesamt höhere Sicherheitsanforderungen, zum Beispiel in puncto Datenintegrität. Dazu kommen öffentliche und private Schlüssel zum Einsatz.

Vorteile der elektronischen Signatur im HR Management

Elektronische Signaturen bieten Recruitern und HR Managern wesentliche Vorteile. In diesem Unternehmensbereich müssen sehr viele Dokumente durch verschiedene Hände gehen. In der Praxis führt dies häufig zu erheblichen Verzögerungen und Kosten.

Ein Beispiel: Ein Dokument soll durch fünf Teammitglieder sowie einen Vorgesetzten zur Kenntnis genommen werden. Geschieht dies digitalisiert, bedeutet das bei vielen Unternehmen: alle fünf Teammitglieder erhalten das Dokument via E-Mail, drucken es aus und unterschreiben es. Anschließend wird das Dokument eingescannt und als E-Mail Anhang an die anderen Beteiligten versandt. Der Zeitaufwand für Ausdrucken, Unterschreiben und Einscannen ist dabei enorm – insbesondere, wenn einige Beteiligte im Homeoffice tätig sind und dort möglicherweise nicht über die benötigte Infrastruktur verfügen.

Typische Einsatzfelder der elektronischen Signatur in Personalabteilungen

In Personalabteilungen bieten elektronische Signaturen aber noch ganz andere Funktionen: Sie lassen sich im HR Management mit weiteren Funktionen kombinieren. So ist es zum Beispiel möglich, einen Genehemigungsworkflow zu definieren. Sollen etwa fünf Teammitglieder Kommentare zu einem Bewerbungsgespräch hinzufügen, bevor der Teamleiter eine Entscheidung trifft, lässt sich dies über digitale Signaturen sehr einfach einrichten.

Der Teamleiter wird informiert, wenn alle fünf Teammitglieder das Dokument elektronisch signiert haben – und kann dann seine Entscheidung treffen. Durch die digitale Signatur wird sichergestellt, dass die Dokumente nicht widerrechtlich oder unbeabsichtigt verändert werden. So ermöglicht die Technologie schnellere Abläufe und ein besseres Teamwork.

Bessere Bewerbererfahrung und besseres Employer Branding

Halbierte Bearbeitungszeiten und zudem finanzielle Einsparungen zum Beispiel beim Abschluss von Verträgen: Der Einsatz der Technologie stellt Unternehmen besser auf. Elektronische Signaturen sparen jedoch nicht nur Zeit und Kosten sowie (umweltbelastendes) Papier. Auch für andere Beteiligte außerhalb des HR Managements ergeben sich Vorteile. So verbessert sich häufig die Bewerbererfahrung, wenn Abläufe schneller und transparenter vonstattengehen.

Für Bewerber ist es ausgesprochen angenehm, ein persönlich signiertes Dokument über den Status des Bewerbungsstatus zu erhalten. Bewerber fühlen sich so individuell behandelt und erhalten einen besseren Eindruck vom Unternehmen. Eine konsequent gewährleistete, gute Bewerbererfahrung wiederum verbessert das Employer Branding und damit die Position des Unternehmens insgesamt.

Digitale Signatur in HR Software häufig enthalten

HR Software enthält häufig bereits Möglichkeiten zur digitalen Unterschrift – und ermöglicht den Einsatz damit ohne zusätzliche Kosten. In der Lernsoftware sind digitale Signaturen zum Beispiel für digitale Personalakten, Verträge, Anträge und viele weitere Dokumente möglich. Gute Software ermöglicht die Erstellung eines individuellen Signatur-Workflows und beschleunigt damit sämtliche Prozesse im HR Management.

Ebenso gehören Funktionen zum Teilen und Verwalten der signierten Dokumente zum Leistungsumfang von immer mehr HR Softwarelösungen. So ist es zum Beispiel möglich, digital signierte Dokumente direkt in das elektronische Postfach von Mitarbeitern zu senden – und damit den unsicheren Versand an private E-Mail-Adressen zu umgehen. Durch dieses Verfahren lassen sich auch Datenschutzanforderungen leichter und sicherer erfüllen.

Elektronische Signaturen sind rechtssicher

Elektronische Signaturen erleben derzeit einen Boom, sind aber nicht ganz neu. Tatsächlich reicht die Historie dieser Technologie mittlerweile rund 20 Jahre zurück. Rechtlich ist das Verfahren längst abgesichert – und zwar nicht nur in Deutschland, sondern in ganz Europa. Die eIDAS Verordnung regelt wesentliche Anforderungen an sogenannte Vertrauensdienstanbieter (also Provider von digitalen Signaturen) auf internationaler Ebene. In Deutschland wird dies durch das Vertrauensdienstegesetz sowie die Vertrauensdiensteverordnung in nationales Recht umgesetzt.

Die eIDAS Verordnung regelt weitere elektronische Vertrauensdienste wie zum Beispiel elektronische Siegel und Zeitstempel, elektronische Einschreiben und Webseitenzertifikate. Der Einsatz von digitalisierten Dokumenten ist in der Regel in allen EU-Mitgliedstaaten sowie im EWR uneingeschränkt und ohne zusätzliche Rechtsrisiken möglich.

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