Effizienter & Produktiv arbeiten im Großraumbüro: 10 Tipps

Alle 3 Minuten wird ein Büromitarbeiter im Durchschnitt unterbrochen oder abgelenkt. Und 23 Minuten braucht er, um sich danach wieder der ursprünglichen Aufgabe zuzuwenden. Grund genug zu lernen, wie Konzentration und Effizienz gesteigert werden können.

Einzelbüro – weltweit führend

Die heutige Arbeitswelt erweckt oft den Eindruck, dass Open Spaces und Großraumbüros Normalität geworden sind. Eine Studie zeigt jedoch, dass nach wie vor das traditionelle Einzelbüro vorherrscht.

Mitarbeiter bei einigen Konzernen dürfen mittlerweile von Zuhause aus oder im Café arbeiten, andere haben in ihren Großraumbüros flexible Arbeitsplätze eingeführt. Berichte wie diese erwecken oftmals den Anschein einer komplett modernen, mobilen Arbeitswelt – eine Studie zeigt jedoch, dass die Realität diesem Bild hinterherhinkt.

Einzelbüro überwiegt Open Space

Trotz zunehmender Teamarbeit gibt es weltweit mehr Büroflächen mit Einzelbüros als Büroflächen, die als Open Space konfiguriert sind. In Deutschland ist dieser Unterschied besonders groß:

So arbeiten über die Hälfte der Mitarbeiter nach wie vor in Einzelbüros, nur 19 Prozent in offen gestalteten Büros. Genau umgedreht verhält es sich in Großbritannien, wo nur 14 Prozent in Einzelbüros, aber bereits die Hälfte der Arbeitnehmer auf offenen Flächen arbeitet.

Tradition, Status, Macht

Eine Studie, die Steelcase in Zusammenarbeit mit Ipsos durchgeführt haben, zeigt weiter, dass Einzelbüros nach wie vor Hierarchien zum Ausdruck bringen: Je höher der Rang des Mitarbeiters im Unternehmen, desto wahrscheinlicher ist es, dass er über ein eigenes Büro verfügt.

Weil Einzelbüros traditionell für Status und Unabhängigkeit stehen, ist offenkundig, warum Mitarbeiter mit eigenem Büro insgesamt oft zufriedener mit ihrer Arbeitsumgebung sind.

Open Spaces: Vor- und Nachteile

Unser Arbeitsleben ist heute jedoch mobiler und teamorientierter als je zuvor – Einzelbüros sind in vielen Fällen nicht länger zeitgemäß. Doch auch wenn dieses Bewusstsein sich langsam durchsetzt, scheuen sich trotzdem noch viele Mitarbeiter vor dem Gegenstück Großraumbüro.

Diese werden bislang automatisch mit Lärm und mangelnder Privatsphäre verknüpft. Richtig umgesetzt fördert ein Open Space jedoch die Zusammenarbeit und nicht die Lautstärke, unterstützt es die Kommunikation zwischen Kollegen statt einzelne abzuschotten, und trägt zu mehr Flexibilität und Engagement am Arbeitsplatz bei.

Wahlfreiheit fördert das Engagement

Ein Open Space sollte ein offen gestaltetes, vielfältiges System mit unterschiedlichen Arbeitsumgebungen sein, das den Mitarbeitern je nach Aufgabe verschiedene Möglichkeiten bietet. Denn Mitarbeiter, die ihren Arbeitsplatz passend zu ihrer aktuellen Aufgabe frei wählen können, sind nachgewiesenermaßen zufriedener und engagierter.

Für die Gestaltung von Büroräumen bedeutet das, Wahlfreiheit in unsere Arbeitswelten zu bringen und das traditionelle Einzelbüro zu hinterfragen. Das heißt nicht, dass grundsätzlich alle Einzelbüros abgeschafft gehören. Zukünftig ist Flexibilität gefragt, die allen gerecht wird. Die eine, pauschale Lösung gibt es nicht – und das ist gut so.

10 Tipps für effizienteres Arbeiten

Doch unabhängig von Einzelbüro oder Open space Wie kann das eigene Verhalten die Aufmerksamkeit aktiv steuern und effizienteres, produktives Arbeiten ermöglichen? Wir haben 10 Tipps für Sie zusammengetragen.

Dabei gilt: Einige dieser Tipps sind bekannt, andere überraschen. Daher: Einfach Ausprobieren und effizienter arbeiten!

1. Aus dem Fenster schauen: Die besten Einfälle kommen oft, wenn die Gedanken abschweifen – vor dem Schlafengehen oder unter der Dusche. Das Gehirn verarbeitet dann Informationen im Hintergrund und bildet neue Aktivierungsmuster. Hier kann es helfen, an etwas ganz anderes zu denken, um sich dann wieder mit neuen Ideen der Problemlösung zu widmen.
2. Das Ziel vor Augen haben: Das Gehirn muss wissen, wie sich eine Aufgabe genau gestaltet, insbesondere welchen Inhalt, welchen Anfang und welches Ende sie hat. Aufgaben benötigen daher einen deutlichen Anfang und ein noch deutlicheres Ende, damit die geistigen Ressourcen bestmöglich eingeteilt werden können.
3. Eine To-do-Liste erstellen: Das innere Belohnungssystem sehnt sich nach kleinen Erfolgen. Dabei kann das Abhaken von Aufgaben anhand einer Liste helfen und den Stress deutlich mindern.
4. Selbstgespräche führen: Statt konzentriert zu arbeiten, schweifen die Gedanken oft in die Ferne. Kleine Nebentätigkeiten wie Selbstgespräche oder Kritzeleien helfen dabei, Ablenkungen auszublenden und die Gedanken zu ordnen.
5. Pausen einlegen: Das Gehirn kann nur begrenzt Informationen aufnehmen und verarbeiten. Es ist nahezu unmöglich, sich länger als 45 Minuten ausschließlich auf eine Aufgabe zu fokussieren. Daher sollte die Arbeit eingeteilt und von mehreren kleinen Pausen unterbrochen werden.
6. Nähe suchen: Die Aufmerksamkeit ist in hohem Maße von der räumlichen Nähe neuronaler Reize abhängig. Zuschauer in der ersten Reihe sind aufmerksamer, als Zuschauer in der letzten Bank. Wichtig ist also die physische Nähe zur Aufgabe oder dem Gesprächspartner.
7. Tief durchatmen: Regelmäßige Meditation kann zu einer besseren Fokussierung und Konzentration beitragen. Um effizienter zu arbeiten und innere Ruhe zu gewinnen, reicht aber bereits regelmäßiges, tiefes Durchatmen.
8. In Bewegung bleiben: Zu langes Sitzen beeinträchtigt die Konzentration. Regelmäßige Bewegung dagegen trägt zur Förderung der Lernfähigkeit, des Gedächtnisses und des konzeptuellen Denkvermögens bei.
9. Multitasking vermeiden: „Echtes“ Multitasking ist ein Mythos. Tatsächlich schwankt die Aufmerksamkeit dabei nur sehr schnell zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin und her, was zu Fehlern führt. Daher ist es besser, Aufgaben zu priorisieren und eine nach der anderen zu erledigen.
10. Ausreichend schlafen: Schlafmangel führt zu Stimmungsschwankungen, aber auch zu verschlechterter Lernfähigkeit. Zeitig ins Bett zu gehen, lohnt sich also, denn ausreichend Schlaf sorgt für höhere Konzentration und Aufmerksamkeit.

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