Daten optimal organisieren: Elektronische Planung & Papier müssen keine Feinde sein

Wer träumt nicht vom papierlosen Büro? Doch noch immer nutzen Viele Papier für ihre Notizen oder zum Sammeln von Adressen (Visitenkarten). Ein Grund, wieder mal die beiden Systeme mit ihren Vor- und Nachteilen einander gegenüber zu stellen.

Bleibt der Traum vom papierlosen Büro ein Traum?

Der Traum vom papierlosen Arbeiten dürfte so alt sein wie der Personalcomputer: Einer Studie zufolge betrachtet knapp die Hälfte der Manager den klassischen Bürodrucker als obsolet. Und doch gibt es sie noch immer.

Aber warum eigentlich? Das papierlose Büro klingt sehr verlockend: Endlich keine unüberschaubaren Aktenberge, kein wildes Telefonnummern-Gestreiche in Adressbüchern und keine wirren Papiernotizen mehr. Maximal fiele noch das Einscannen von Visitenkarten als Arbeit an.

Welche Ansätze, Papiertools elektronisch zu ersetzen gibt es?

Ansätze, die Vision zu verwirklichen, gibt es genug: Notizfunktionen auf Tablet-PCs und Smartphones, Projektmanagement-Tools und jede Menge Kalender- und Kontaktfunktionen. Dennoch habe ich persönlich noch keinen brauchbaren Ersatz für meine Visitenkarten gefunden.

Ich persönlich habe übrigens nur Notizen und Visitenkarten analog. Bei Adressen und Terminen wäre ich ohne elektronische Organisationstools und die Möglichkeit, alle Daten automatisch zu synchronisieren, schlicht aufgeschmissen.

Arbeiten mit Papier – Konzentrationsfördernd oder haptischer Genuss?

Und gerade letzte Woche bekam ich ein echtes Moleskin-Notizbuch geschenkt, so richtig etwas für die Freunde haptischer Handhabung.

Denn tatsächlich machen nach wie vor die meisten Leute ihre Notizen noch immer auf Papier. Denn, so argumentieren die Freunde des meist weiße Holzerzeugnisses: Papier soll die Konzentration fördern und kreativ machen. Aber seinen Nutzern kann auch eine gewisse Liebe zur Haptik nicht abgesprochen werden.

Checkliste: Papier oder elektronisch – welches System ist besser?

Dabei gilt: Traditionelle Planungssysteme müssen nicht altmodisch sein! Sie können die elektronische Planung sinnvoll ergänzen. Denn dort wo das eine System seine Schwächen hat, hat das andere seine Stärken. Wer also für sich das perfekte System sucht, um seine Informationen und Daten zu sortieren, der sollte die beiden folgenden Checklisten durchgehen:

Checkliste: Die Vorteile der Planung auf Papier sind

• Unabhängigkeit: Auch ohne Batterien oder Steckdose ist Papier immer und überall einsetzbar.
• Sicherheit: Die Daten gehen in der Regel nicht verloren – anders als bei der elektronischen Lösung, wo es bei Systemabstürzen zu Datenverlust kommen kann. Einziger Nachteil beim Papier: Die gelochten Blätter können ausreißen, was bei Daten, die länger aufbewahrt werden sollen (etwa Adressen), ärgerlich ist. Es empfiehlt sich, Lochverstärker zu verwenden.
• Notizen: Sie können schnell hingekritzelt und später übertragen werden. Daher ist die Papiervariante zum Mitschreiben besser geeignet, auch wenn es mittlerweile schon ganz ordentliche Schrifterkennung für iPads gibt.
• Stauraum: Man kann im Zeitplanbuch Plastikkarten mitnehmen, es als Geldtasche mitbenutzen usw. Es gibt solche Büchlein auch im Westentaschenformat.
• Preis: Notizbücher sind billiger als elektronische Organizer, Smartphones oder iPads – und sicherer gegen Diebstahl, Staub, Kratzer und Feuchtigkeit.

Checkliste: Die Vorteile der elektronischen Planung sind

• Termine: Die Termine lassen sich auch mit dem PC abstimmen oder über das Netzwerk mit den Kollegen in der Firma. Wiederkehrende Termine sind mit sehr wenig Aufwand nur einmal einzutragen. Zudem lassen sich die Termine leicht verschieben und bearbeiten.
• Automatische Erinnerung: Man muss gar nicht mehr selbst in den Kalender schauen, sondern es ertönt ein Signalton, wenn ein Termin oder eine Aufgabe bevorsteht (sofern man das entsprechend eingestellt hat). Dadurch lässt sich die persönliche Zielplanung konsequenter verfolgen und kontrollieren. Unerledigte Aufgaben werden automatisch auf den nächsten Tag übertragen.
• Kontakte: Auch die Kontakte lassen sich sauber pflegen und Daten schneller übertragen: Wenn beispielsweise jemand eine Adresse per eMail mitteilt, lassen sich die geänderten Daten einfach und schnell in die Software hineinkopieren. Notizen bei jedem Kontakt helfen sich daran zu erinnern, wer diese Person ist oder welches ihre Besonderheiten sind – das vereinfacht die spätere Orientierung enorm.
• Aktualität: Gerade eMail-Adressen und Telefonnummern, aber auch Termine ändern sich ständig. Diese Änderungen lassen sich in einer elektronischen Lösung sauberer und übersichtlicher pflegen als in einem Zeitplanbuch, in dem man immerzu radieren oder durchstreichen muss.
• Suchfunktion: Wenn man nicht mehr genau weiß, ob eine Adresse unter dem Firmennamen oder dem Namen der Kontaktperson abgelegt wurde oder wann ein bestimmter Termin war, hilft einfach die Suchfunktion weiter.
• Konvertieren: Daten verschiedener elektronischer Systeme, etwa Palm, Lotus und Outlook, lassen sich miteinander synchronisieren. Allerdings sind kleinere Probleme nicht selten, da jedes Programm die Daten ein wenig anders verwaltet. Daher empfiehlt es sich zur Sicherheit, wichtige Daten zusätzlich außerhalb des Programms zu speichern oder auszudrucken.