Produktives Arbeiten mit Social Media – 8 Tipps: Macht Internet ineffizient?

Die Versprechen der Informationstechnologie waren schon immer gross: Sie sollten uns die Arbeit abnehmen oder zumindest einfacher machen. Eine kleine Anleitung zum emanzipierten Arbeiten.

Wie digitale Helfer uns die Zeit rauben

Computer und Software sollen uns helfen – also sollten wir uns nicht von Smartphones und eMails knechten lassen.  Nachdem ich  aber gerade mehrere Tage lang mein eigenes Blog mit einem neuen geupdatet und umfassend überarbeitet habe, ist mir mal wieder klar geworden, wie viel Zeit das Internet und Social Media fressen können. Gründe gibt es viele: Weil die Technik dann doch nicht so funktioniert – vor allem in Zusammenhang mit Facebook fällt mir das immer wieder auf! Weil die Vielfalt an Möglichkeiten im Netz schier unendlich ist, dass es auch ersteinmal unendlich viel Zeit kostet, die Passenden zu finden.

Denn herauszufinden, welche der kleinen Software-Helfer sich möglichst nahtlos in den eigenen Workflow einschmiegen und uns so die Arbeit erleichtern, gleicht der Nadelsuche in einem stachligen Heuhaufen. Oder aber andersherum, man verliert Zeit, gerade weil es funktioniert und man so begeistert von seinen eigenen Erfolgen ist, dass man immer noch mehr will – jedenfalls ging es mir mit meinem Blog so.

Vom Hölzchen aufs Stöckchen

Johnny Häusler hat das auch auf Spreeblick sehr treffend beschrieben:

Habe die Recherche für ein tolles Thema bei Google angefangen. Bin nach vier Stunden beim dritten Link, über den ich einen Experten gefunden habe, mit dem ich ein Telefon-Interview vereinbaren will, finde aber seine eMail-Adresse auf der Seite nicht, in seiner Linkliste verweist er dafür auf ein völlig irres Forum, Wahnsinn, hab’s sofort den anderen Autoren gemailt, wir beschließen eine ganze Artikel-Serie, das gibt Stoff für drei Wochen! Erstmal muss ich aber den anderen Artikel weitertippen, den ich angefangen habe. Wo hatte ich den gespeichert? Ich sollte mir eine To-Do-Liste zulegen, kann man doch prima auf dem Rechner erledigen, gleich mit Erinnerungsfunktion. Wäre cool, wenn man so eine Liste auch mobil immer dabei hätte, sollte ja mit iPhone kein Problem sein. Tatsächlich: 15 verschiedene Listenprogramme zeigt der AppStore, gleich mal testen. Ok… dieses hier lässt sich nicht mit dem Desktop-Rechner synchronisieren, aber jenes schon, man muss sich nur kurz auf der dazugehörigen Website registrieren, kein Problem, schon erledigt. Nur noch auf die Bestätigungsmail warten. Währenddessen teste ich mal noch eine weitere Liste, die auch viel netter gestaltet ist. Jau, so macht das Arbeiten Spaß! Die benutze ich ab jetzt… ach Mist, die lässt sich ja wieder nicht synchronisieren.

Das Dilemma der unendlichen Auswahl

Das Dilemma mit den vielen Tools ist schlicht: Unternehmen wollen nunmal leider Geld mit ihrer Software verdienen: Oft stellen Sie daher kostenlose Beta- oder Basisversionen zum kostenlosen Testen zur Verfügung. Die haben aber entweder (noch) nicht den vollen Funktionsumfang oder weisen schlicht Fehler auf, die viel Zeit und Nerven kosten. Wenn sich der User dann freudig an die Funktionalität des Programms gewöhnt hat, ist der Umfang plötzlich kostenpflichtig. So geschehen bei Hoot Suite, einem Client zum verwalten und versenden von Twitter und anderen Social-Media-Anwendungen. Als Nutzer muss man dann entweder zahlen oder sich nache einer Alternative umsehen.

Oder das Unternehmen ist pleite oder wird verkauft. So geschehen bei Delicious, das als Pionier der Social-Bookmarking-Anwendungen. 2005 erwarb Yahoo Delicious. Als Yahoo im Dezember 2010 ankündigte, Delicious verkaufen, je gegebenenfalls sogar schließen zu wollen, ging ein Aufschrei durch die Sozialen Netzwerke, der zeigt, wie abhängig User von ihren gewohnten, aber meist kostenlos genutzten Tools sind.

Mittlerweile wird Delicious übrigens von Chad Hurley und Steve Chen betrieben, die ironischerweise ihre ebenfalls sehr erfolgreiche Gründung YouTube 2006 an Google verkauft hatten. Das Roulette dreht sich ständig weiter. Kein Wunder also, dass sich selbst auf Internetkonferenzen fast der ganze Saal meldet, wenn die Frage lautet, ob die eigene Produktivität unter dem ständigen Kommunikationszwang im Internet leidet.

eMail – tot oder lebendig?

Ein Tool, das übrigens von eingefleischten Social-Media-Nutzern seit einiger Zeit totgesagt wird, ist die eMail. Und tatsächlich, seit ich die Kürze von 140-Zeichen-Nachrichten bei Twitter kennengelernt habe, finde auch ich eMails zunehmend nervig.Allerdings zeigt eine Studie von Nielsen Research: Je länger sich Menschen in Sozialen Netzwerken aufhalten, desto mehr Zeit verbringen sie auch mit dem eMail-Management. Grund: Wer sich in einem Social Network wie Facebook anmeldet, erhält häufig sogenannte Freundschaftsanfragen, Social Media Mails, Event-Einladungen usw. Zudem vergrößert sich durch Social Media der eigene Bekanntenkreis, wodurch auch ingesamt mehr kommuniziert. Und auch wer bloggt, bekommt die Kommentare zu seinen Texten sehr häufig ebenfalls via eMail. Die eMail, die viele schon längst als antiquierte Kommunikationsmethode abgestempelt hatten, ist also noch höchst lebendig und wird das wohl noch eine Weile bleiben.

Es gibt aber auch Menschen, die können ohne Social Media nicht mehr leben. Und das nicht, weil sie süchtig geworden sind, sondern weil Social Media-Tools fester Bestandteil ihrer beruflichen oder privaten Kommunikation geworden sind.  Aber auch private Geburtstagseinladungen, Partys oder treffen mit Freunden werden von vielen Menschen zum Beispiel über Facebook-Einladungen organisiert. Weil es schneller und praktischer ist, als ständig eMails hin- und herzuschicken. Trauriger Nebeneffekt: Wer nicht bei Facebook ist, bekommt davon einfach nichts mit.

8 Tipps fürs effiziente Arbeiten mit Social Media

Mit technischen Tools lassen sich zum Beispiel auch eMails intelligent verwalten. Wenn ich solche Services, selbst nicht nutze, gefällt mir doch die Idee, Nachrichten nicht einfach rauszuhauen, sondern sich vorher zu „erkundigen“, ob es dem Empfänger jetzt gerade passt. Sicher ein Schritt in die richtige Richtung. Aufzählen könnte man sicher noch viele weitere Tools – mir geht es eher um einen generellen Überblick: Wie arbeiten wir effizient mit Social Media? 8 Tipps im Überblick!

1. eMails und persönliche Nachrichten: sind immer noch der größte Zeitfresser. Wer ständig mit Lesen und beantworten beschäftigt ist, gerade auch unterwegs, stresst nicht nur sich selbst, sondern unterbricht auch immer wieder seine Konzentration. Was hilft: eMails nur ein oder zweimal am Tag checken. Oder gleich einen No-eMail-Day einführen. Und: Wer keine eMails auf dem Handy haben möchte, sollte auf ein Smartphone verzichten.
2. Benachrichtigungen ausschalten:: Ständig blinkt es irgendwo am Computer, das Smartphone piepst bei jedem eMail-Eingang. Nervig! Stellen Sie alles ab. Vor allem auch die Benachrichtigungsfunktionen in Sozialen Netzwerken wie Xing oder Facebook, die Standardmäßig bei jeder noch so unwichtigen Aktivität Ihrer Freunde eMails senden.
3. Leerlaufzeiten nutzen:: Smartphones mögen aufgrund der ständigen Erreichbarkeit nervig sein, aber um Leerlaufzeiten, z.B. im Wartezimmer, zu nutzen, um mal schnell die neusten Tweets zu lesen oder doch eMails sind sie Gold wert.
4. Vergessen Sie das protestantische Arbeitsethos:: Zwar will der Mensch immer alles fertig bekommen, aber in Social Media geht das einfach nicht. Manches muss auch unkommentiert und unbeantwortet bleiben.
5. Pausen einplanen:. Unbedingt. Wer sich ständig unter Dauerstress setzt, bekommt gar nichts mehr auf die Reihe.
6. Fassen Sie Ihre Kommunikation: mit möglichst wenigen Online-Diensten und Software zusammen, die verschiedene Social Media Konten abdecken – z.B. mit wie Hootsuit oder TweetDeck.
7. Keep it simple:: Nutzen Sie Software und Webdienste, die möglichst wenig Benachrichtigungen versenden und einfach zu handhaben sind. Übersichtlichkeit geht vor Coolness.
8. Egoistisch sein:: Wenn andere User sie mit unwichtigen Informationen, Nachrichten, Mails usw. nerven, verbannen Sie diese auch einfach mal aus Ihrer Timeline oder Freundesliste. Das ist nicht immer schön, aber es geht manchmal nicht anders.

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