Mitarbeiterbindung & Motivation durch interne Kommunikation: 5 Schritte

Dass ein Unternehmen nur so stark ist wie seine Mitarbeiter, ist schon lange kein Geheimnis mehr. Neben spannenden Aufgaben und Mitarbeiterförderung ist eine transparente und offene  interne Kommunikation im Unternehmen über alle Hierarchiestufen hinweg für die Mitarbeiterbindung und Motivation förderlich.

Mit interner Kommunikation zur Mitarbeiterbindung

Mit bestimmten Maßnahmen setzen Arbeitgeber vermehrt auf den Austausch innerhalb der Belegschaft und auch der Einsatz von digitalen Tools trägt dazu bei, Informationen und Interaktionen schneller, einfacher und direkter zugänglich zu machen.

Dadurch ist schnelleres und produktiveres Arbeiten am Arbeitsplatz möglich, Interdisziplinäre Teams und Zusammenarbeit mit Kollegen aus anderen Abteilungen gestalten sich einfacher, da eine gemeinsame Kommunikationsbasis und Details über den Arbeitsbereich des anderen vorausgesetzt werden kann.

5 Schritte: Warum ist eine transparente Kommunikation im Unternehmen so bedeutend für die Mitarbeiter?

Warum ist interne Kommunikation für mich als Mitarbeiter überhaupt wichtig? Grundsätzlich sollte eine zeitnahe und offene Kommunikation innerhalb des Unternehmens selbstverständlich sein, um alle Mitarbeiter über die neuesten Entwicklungen, Projekte und Erfolge zu informieren.

Aber nicht nur die allgemeine Weitergabe von Informationen ist relevant für zielorientiertes Arbeiten, auch die Weitergabe von allgemeinen Informationen auf einer tieferen Ebene hilft im Austausch zwischen den Kollegen und bildet vor allem eine gute Grundlage für Small Talk mit anderen Mitarbeitern. Es gibt grundsätzlich 5 Merkmale, die für eine gelungene interne Kommunikation sprechen:

• Zugang zu aktuellen und zielgruppenspezifischen Informationen
• Ideenmanagement und Mitarbeiterumfragen für Zufriedenheit am Arbeitsplatz
• Interaktionsförderung dank Social Intranet
• Einsatz verschiedener Medien und Kanäle zur Kommunikation
• Kommunikation in verschiedenen Dimensionen

Mitarbeiter in Kommunikationsprozesse einbeziehen: Wertschätzung für Mitarbeiter

Wird die Belegschaft über laufende Prozesse informiert und in diese sogar mit einbezogen, ist dies ein Zeichen für Wertschätzung und Vertrauen in die Mitarbeiter. Durch das Verständnis, für welche Ziele die Mitarbeiter täglich ihren Beitrag leisten, wird ein Einheitsgefühl geschaffen und die Motivation gesteigert. Dies gelingt insbesondere auch dann, wenn konkrete Ergebnisse erwartet werden können und die einzelne Leistung sinnstiftend als Baustein für die Geschäftsaufgabe verstanden wird.

Eine gelungene, offene Kommunikation auf Augenhöhe macht sich auch im Arbeitsklima bemerkbar, da Klarheit über die Zielvorstellungen eines Projektes sowie Entwicklungen des Unternehmens herrschen und Missverständnisse gar nicht erst zustande kommen. Werden Interaktion und Austausch der Kollegen untereinander gefördert, deutet dies auf die Wertschätzung der Meinungsäußerung hin und bestätigt, dass die Mitarbeiter in Entscheidungen eingebunden werden.

Kommunikationsabläufe in Unternehmen: So geht’s!

Mit aktuellen Updates aus den neuesten Unternehmensentwicklungen werden die Mitarbeiter über die laufenden Prozesse und Projekte informiert, wodurch das Vertrauen in das Unternehmen und Ziele gestärkt wird. Gleichzeitig wird das generelle Interesse für die Arbeit gesteigert, wenn ein konkretes Ergebnis zu erwarten ist, auf das hingearbeitet werden kann.

Damit wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter als erstes von wichtigen Neuerungen erfahren, wodurch Gerüchte oder eine inkonsistente Verbreitung von Informationen vermieden werden. Im Gegenzug wird Glaubwürdigkeit gewährleistet. Mit einer umfangreichen Kommunikationsstrategie innerhalb des Unternehmens wird den Mitarbeitern der Sinn ihrer einzelnen Arbeit als Beitrag zum Geschäft gezeigt. Diese Wertschätzung schafft ein Einheitsgefühl und Motivation.

5 Merkmale, die für eine gelungene interne Kommunikation sprechen, im Detail

Schauen wir uns diese 5 Merkmale für eine gelungene interne Kommunikation einmal aus der Nähe an: Wie sehen Sie genau aus?

1. Zugang zu aktuellen und zielgruppenspezifischen Informationen

Eine ausgereifte interne Kommunikation lässt sich schnell an der richtigen Balance aus umfangreichen Informationen, die zum Zeitpunkt der Veröffentlichung bereits spruchreif und möglichst vollständig sind und einer zielgruppenorientierten Filterung der Neuigkeiten, erkennen. Berücksichtigt ein Unternehmen diese Form der zeitnahen Weitergabe von Informationen nicht, macht sich dies häufig in Unklarheiten und Missachtung der Mitteilung aufgrund einer Überforderung durch zu viele Informationen bemerkbar.

Erhalten die Mitarbeiter allerdings nur ausgewählte Benachrichtigungen, die relevant für die jeweilige Arbeit sind, werden diese mit größerer Wahrscheinlichkeit auch aktiv und aufmerksam wahrgenommen. Mögliche Kategorisierungen der Empfängergruppen können unterschiedlich erfolgen, beispielsweise in Standorten oder Abteilungen, die über organisatorische Neuigkeiten, Erfolge oder Änderungen der Rahmenstrukturen informieren.

2. Ideenmanagement und Mitarbeiterumfragen für Zufriedenheit am Arbeitsplatz

Wenn Informationen frühzeitig an die Kollegen weitergegeben werden, ist nicht nur die Einbindung der Mitarbeiter gewährleistet, vielmehr spricht dies auch für die Berücksichtigung ihrer Meinung und Einbindung in die Entscheidungsprozesse. Damit hat jede Partei die Möglichkeit, ihre Gedanken bezüglich eines Prozesses zu äußern. Gleichzeitig wird eine breite Menge an Faktoren für Entscheidungen abgedeckt, wodurch ein ideales Ergebnis der Schnittmenge erzielt werden kann.

Diese Integration der Mitarbeiter durch transparente Kommunikation ist insbesondere in Change-Prozessen unabdingbar und in manchen Unternehmen bereits als eigene Veränderungskommunikation etabliert und feststellbar: Der Mitarbeiter wird nicht einfach vor beschlossene Tatsachen gestellt, sondern als Einzelperson, die ein wesentlicher Teil des Unternehmens ist, geschätzt. Dadurch werden Neuerungen der Strukturen nicht einfach festgelegt und dann kommuniziert, die Belegschaft trägt wesentlich zur Gestaltung dieser Veränderungen bei. Die eigenen Ideen für Verbesserungen können dann zum Beispiel über Umfragetools oder Kommentarfunktionen im Intranet geteilt werden, wodurch ein schnelles und unkompliziertes Ideenmanagement auch im größeren Rahmen für alle zugänglich ermöglicht wird.

3. Interaktionsförderung dank Social Intranet

Im Rahmen von Social Intranets werden den Mitarbeitern aktuelle Informationen und Interaktionsmöglichkeiten, wie Feedbackkommentare, Umfragen oder Abstimmungen zur Verfügung gestellt. Somit haben die Mitarbeiter die Möglichkeit den Alltag bei der Arbeit und organisatorische Angelegenheiten mitzugestalten. Insgesamt steigt hierdurch die Motivation am Geschäftsleben abseits der eigenen Aufgaben teilzunehmen.

Aber auch die Kommunikation zwischen den Kollegen wird durch ein Social Intranet beflügelt: Indem sie eigene Themen für Newsletter vorschlagen oder beispielsweise Fotos vom Teamevent teilen, steht Stoff für Small Talk zur Verfügung und die Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsplatzatmosphäre profitiert.

4. Einsatz verschiedener Medien und Kanäle zur Kommunikation

Obwohl Social Intranets ein wichtiger Bestandteil der internen Kommunikation sind, zeigt sich eine ausgereifte Kommunikation vor allem in der Vielfalt der genutzten medialen Kanäle. So sind auch Mitarbeiterbefragungen und Feedbacks neben Meetings in regelmäßigen Abständen Zeichen dafür, dass alle Mitarbeiter in die laufenden Prozesse und Projekte einbezogen werden.

Inforollouts stellen die aktuellen Prozesse vor, woraufhin sich der Mitarbeiter bei Bedarf mit weiteren Details im Intranet tiefer informieren kann. Aber auch regelmäßige Abteilungsmeetings für die Kommunikation im kleineren Kreis bilden eine wichtige Säule, da somit die spezifischen Aufgaben und Ziele mit den direkten Kollegen besprochen werden können. Mit ergänzenden Team-Essen wird die Arbeitsatmosphäre auf einer persönlicheren Ebene aufgelockert, was die Mitarbeiterzufriedenheit abrundet.

5. Kommunikation in verschiedenen Dimensionen

Für die persönliche Kommunikation sind vor allem Gespräche bezüglich der eigenen Perspektive elementar, die nicht nur komplexe Prozesse, die die Arbeit betreffen, sondern auch Entwicklungsmöglichkeiten und Karrierestufen betreffen.

Mit regelmäßigen Feedbacks, genauen Bedingungen zu Aufstiegschancen und Zielvereinbarungen wird Klarheit über die eigene Position im Unternehmen geschaffen sowie eine Richtlinie zur eigenen Entwicklung an die Hand gegeben. Das schafft neben einer genauen Vorstellung der Karriereplanung vor allem eine realistische Einschätzung der Perspektiven und Ziele und vermeidet Frust aufgrund von Missverständnissen.

Fazit: Langfristige Mitarbeiter-Zufriedenheit dank stabiler und umfangreicher interner Kommunikation

Eine schnelle und offene Kommunikation im Unternehmen spricht für ein stabiles Arbeitsumfeld, in dem die Mitarbeiter in die wichtigsten Prozesse integriert und über Projekte, Entwicklungen und Veränderungen informiert werden. Damit bringt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Vertrauen entgegen und stärkt das Gemeinschaftsgefühl innerhalb der Belegschaft, was sich in der Arbeitsweise durch eine angenehmere Atmosphäre äußert. Auch die eigene Motivation steigt, da ein konkretes Ergebnis erwartet werden kann und der Beitrag zu einem größeren Ziel deutlich ist. Den Mitarbeitern wird eine angemessene Wertschätzung entgegengebracht, wenn sie als erstes von wichtigen Neuerungen erfahren, wodurch Gerüchte unter den Kollegen oder eine inkonsistente Verbreitung von Informationen vermieden werden. Diese Wertschätzung schafft ein Einheitsgefühl und Motivation.

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