Meetings richtig gut durchführen: 10 Tipps zur optimalen Besprechung

Meetings gelten als öde, nervtötend und Zeitverschwendung. „Mal wieder Stunden in sinnlosen Meetings vergeudet und die eigentliche Arbeit bleibt liegen“ – so denken viele. Aber Meetings lassen sich auch effizient für die Karriere nutzen.

Meetings: Besser organisieren statt abschaffen

Einige Firmen und Manager verkünden stolz, die Anzahl ihrer Meetings auf eines in der Woche reduziert zu haben – eine Maßnahme, die auch viele Manager und Coaches dringend empfehlen. Doch es geht auch anderes: Nämlich, indem man Meetings richtig organisiert.

Eine schon etwas ältere Studie der Unternehmensberatung Proudfoot Consulting zeigt, warum das so ist. Demnach sind von 150 Meetings in 50 Unternehmen nicht einmal ein Drittel (27 %) richtig vorbereitet.

Wie sieht optimale Vorbereitung aus?

Oft wurde nicht einmal eine Tagesordnung erstellt und den Teilnehmern vorab zugeleitet. Nur 12 % der Meetings endeten mit einer klaren Festlegung der nächsten Schritte. Auch die Nachbereitung lies zu wünschen übrig: In 73 % aller Fälle wurde die Zuständigkeit für definierte Maßnahmen nicht klar festgelegt bzw. keine Deadlines vereinbart.

Doch wie sieht die optimale Vorbereitung eines Meetings aus? Jedenfalls nicht nach dem Motto „Der Chef hat zum Meeting geladen, keine Ahnung um was es geht, aber man muss ja hin – wird schon vorbei gehen!“ Besser ist es, sich gezielt auf das Thema vorzubereiten. Wenn der Inhalt nicht klar ist, dann einfach mal nachfragen – das macht in der Regel einen guten Eindruck. Dann sollte man sich klar machen, was man von einem Meeting erwartet und welche Position man selbst vertritt. Dazu sollte man im besten Fall eine kleine Präsentation vorbereiten.

Auch Chefs müssen sich vorbereiten

Doch auch der Chef, der das Meeting anberaumt, sollte sich vorbereiten. Zunächst sollte man sich nämlich fragen, ob ein Meeting wirklich unumgänglich ist. Oder gibt es eventuell andere Wege (zum Beispiel per eMail-Abstimmung), um das Problem zu lösen? Die Frage der Güte lautet hier stets: Rechtfertigen die anstehenden Fragen, Themen oder Aufgaben den Aufwand für eine Besprechung?

Wurde diese Frage mit ja beantwortet, geht es darum, Thema Termin, Teilnehmerkreis und Tagesordnung festzulegen. Sinnvollerweise sollten nur die Personen eingeladen werden, die für das Thema wirklich wichtig beziehungsweise notwendig sind. Doch nicht nur inhaltliche Vorbereitung ist wichtig.

Die optimale Arbeitsatmosphäre zählt

Auch auf die optimale Arbeitsatmosphäre kommt es an: Reservieren Sie rechtzeitig einen geeigneten Raum. Wählen Sie einen hellen, ausreichend großen Raum. Man rechnet etwa 3 bis 5 Quadratmeter pro Teilnehmer plus gegebenenfalls Platz für technische Geräte sowie Getränke und Verpflegung Organisieren und testen Sie die technische Ausstattung (Beamer, Flip-Chart, Mikrofon).

Dazu kommen Getränke, Pausenverpflegung, die richtige Sitzordnung, Namensschilder, Schreibmaterial und ein strukturierter Ablauf – alles Kleinigkeiten, die aber für den Erfolg des Meetings Essenziell sind.

10 Tipps zur Organisation eines optimalen Meetings

Um ein gutes Meeting zu organisieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen.

1. Was ist das Thema? Ist das Thema des Meetings, um was geht es?
2. Welche ist die Fragestellung bzw. das Problem? Was genau soll besprochen werden?
3. Wie sieht die Tagesordnung aus? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Idee zu Verfügung?
4. Das Ziel des Meetings? Was ist das Ziel des Meetings, was soll dabei herauskommen? Werden Ideen, Ergebnisse oder ähnliches nur präsentiert oder sollen Entscheidungen gefällt und Lösungen gesucht werden?
5. Wer moderiert das Meeting? Gibt es einen Moderator? Wer moderiert das Meeting?
6. Wer sind die Teilnehmer? Wie viele Personen nehmen teil? Wer nimmt teil? Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen?
7. Warum nehmen die Leute teil? Ist die Teilnahme freiwillig oder verpflichtend? Ist der Termin passend – für Sie selbst und andere Teilnehmer?
8. Beginn und Ende des Meetings: Wann genau beginnt das Meeting? Wann endet es? Wie viele Pausen sollen stattfinden? (Wichtig: ein fester Zeitrahmen.
9. Der Meetingraum: Wo findet die Besprechung statt? Wie ist der Raum ausgestattet (Licht, Temperatur, Tische, Bestuhlung, Verpflegung usw.)
10. Die technische Ausstattung: Wie sieht die technische Ausstattung des Raumes aus (Flipchart, Beamer, Projektor usw.)?

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