Digitale Kommunikation & Virtuelle Teams: Lernen von Bismarck in 4 Schritten

Digitale Kommunikation in virtuellen Teams ist als Thema aktueller denn je und in der Technik-Praxis oft komplizierter als angenommen. 4 Tipps kann man sich ausgerechnet bei Bismarck abschauen.

Ohne gute Kommunikation keinen Erfolg

Stellen wir uns vor, ein Staatschef oder eine Staatschefin ziehen sich zehn Monate in die Abgeschiedenheit der alpinen Bergwelt zurück und erledigen ihre Aufgaben quasi beim Bergwandern. Völlig unrealistisch, dass heute ein Regierungschef so lange abseits der Hauptstadt weilt, obwohl die Technik es ermöglichen würde.

Reichskanzler Otto von Bismarck hat das bereits so gemacht: Er verlässt im April 1877 sein Amtszimmer in Berlin und bricht zu seinem Landsitz in Pommern auf. Dort weilt er volle zehn Monate, um sich von den Strapazen der letzten Jahre zu erholen. Die Staatsgeschäfte führt er von dort weiter.

Ist eine virtuelle Regierung eine bessere Regierung?

Kann es sein, dass wir heute besser regiert wären, wenn sich das Staatsoberhaupt einfach die Freiheiten Bismarcks nehmen würde? Und müsste man sich vielleicht gar nicht überwiegend in Berlin aufhalten, um zu arbeiten? Denn tatsächlich führt sie ein virtuelles Team: Telefonate, Kurznachrichten, Videokonferenzen, eMails – alltäglich dutzendfach genutzt.

An geeigneter Technik mangelt es nicht. Doch woran liegt es, dass einige virtuelle Teams erfolgreich sind und andere nicht? Die Antwort ist: an den Kommunikationsregeln. Auch ein nicht-virtuelles Team, das jeden Tag im selben Bürotrakt zusammenkommt, wird keinen Erfolg haben, wenn es fundamentale Kommunikationsregeln nicht befolgt.

Regel 1: Vier Ebenen

Wenn ich kommuniziere, transportiere ich nicht nur sachlichen Inhalt, sondern noch viel mehr: wie ich mich darstelle, meine Beziehung zum Empfänger und was ich bei meinem Gegenüber erreichen möchte. Das ist bei einem persönlichen Gespräch nicht anders als bei einer eMail.

Wenn der Beifahrer zum Fahrer sagt: „Es ist grün!“, verbindet er damit die Aufforderung zum Losfahren, während es im Ohr des Fahrers eher klingt wie: „Du passt nicht auf. Du bist ein schlechter Autofahrer.“ Wenn das Team nicht gelernt hat, die vier Kommunikationsebenen (Sachebene, Selbstoffenbarungsebene, Beziehungsebene, Appellebene) zu sehen und zu nutzen, wird es schwer – egal ob virtuelles Team oder nicht.

Neben diesen Regeln, die für alle Teams gelten, sehen sich virtuelle Teams aber noch ganz anderen Herausforderungen gegenüber, zunächst den technischen: Als Mitglied eines virtuellen Teams erinnere ich mich mancher Videokonferenz, von der ich nicht mehr als zwanzig Prozent mitbekam, weil die Akustik miserabel war und manche Teilnehmer nicht einmal im Bild zu sehen waren.

Regel 2: Kanäle und Rhythmen

Trotz bester Absicht scheitert das Team, wenn es ungeeignete Kanäle wählt. Das gilt für die virtuelle Kommunikation in besonderem Maße. Wenn sich das Team über mehrere Zeitzonen verteilt, eignen sich asynchrone Medien wie eMail oder Newsgroups im Gegensatz zu synchronen Medien wie Telefonat oder Videokonferenz.

Nicht nur der Kanal, auch der Rhythmus der Interaktion ist entscheidend. Ein virtuelles Team braucht mehr Interaktion, weil es schwieriger ist, Nähe herzustellen. Die wöchentliche Videokonferenz wird aber nur dann zum Erfolgsfaktor, wenn alle Teilnehmer immer wieder aktiv angesprochen werden und sich äußern. Treffen sich alle im selben Raum, wird der Teamleiter reagieren, wenn jemand einschläft, online wird er es nicht einmal mitbekommen.

Wer hauptsächlich über technische Medien miteinander kommuniziert, ist vom klassischen Flurfunk abgeschnitten. Umso wichtiger ist ein Online-Profil für jedes Teammitglied: Es enthält persönliche Informationen wie Funktion, Standort, Erreichbarkeit sowie ein Foto und ein paar Hobbys. Schon kann ich den passenden Adressaten ansprechen und habe für den oft unterschätzten Small Talk gleich Themenaufhänger gefunden. Nicht nur die Sachebene – alle vier Kommunikationsebenen können bespielt werden.

Regel 3: Kein Teamchef ohne Kommunikationskompetenz

Ohne zeitgemäße Kommunikationstechnik funktioniert kein virtuelles Team. Doch nur die Technik bereit zu stellen, reicht nicht aus. Kommunikation muss in viel höherem Maß organisiert werden. Hier ist der Teamchef gefragt, denn er bestimmt die Regeln. Er kann diese von seinem Team entwickeln lassen, muss aber darauf achten, dass geeignete Regeln bestimmt werden und sich alle daran halten.

Eine dieser Regeln führt in die nicht-virtuelle Welt: Persönliches Kennenlernen beschleunigt die Teamentwicklung. Gerade am Anfang hilft das direkte Zusammenkommen beim Teambuilding. Telefonkonferenzen verlaufen holperig, wenn sich die Teilnehmer nicht an der Stimme erkennen. Ein persönliches Treffen als Kick-off erleichtert die weitere Interaktion.

Bis ein Team seine volle Leistungsfähigkeit entfaltet, durchläuft es gemeinhin drei Phasen: die Findungsphase, die Streitphase und die Regelungsphase. Erst danach erreicht es die vierte, die Leistungsphase. Virtuelle Teams, die an verschiedenen Standorten wirken, durchlaufen diese Phasen ebenfalls. Jedoch erreicht ein einzelner Standort die nächste Phase nicht unbedingt zum selben Zeitpunkt wie ein anderer Standort. Solch ein asynchroner Verlauf macht es nicht einfacher. Wichtig ist, diesen zu erkennen und dann über die passenden Kommunikationskanäle an den notwendigen Stellen einzugreifen.

Regel 4: Mordernste Technik gegen Arbeitsstress

Auch Bismarck führte ein virtuelles Team. Dazu bediente er sich der damals modernsten Technik: Postkutschen, reitende Boten, Briefe und telegraphische Depeschen.

Unsere immer flexibler und virtueller werdende Arbeitswelt eröffnet uns heute die Möglichkeit, private Interessen besser mit den beruflichen zu vereinbaren und dadurch ein Leben mit weniger Arbeitsstress zu führen. Bismarck als Vorbild? Einer seiner Biografen hat ausgerechnet, dass der Reichskanzler während der Hälfte seiner Amtszeit im Urlaub war.

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