8 Regeln für Ihre PowerPoint-Präsentation: So geht gut Vortragen

Die meisten PowerPoint-Präsentationen sind einfach nur schlecht! Schlecht gestaltet. Grundlegende didaktische Erkenntnisse werden vielfach mit Füßen getreten. Wie geht es besser?

Der Mensch ist ein „Augentier“

Der Mensch ist ein „Augentier“, das visuelle Informationen besonders effizient und bereitwillig aufnimmt. Bei der Gestaltung von Präsentationen orientieren sich jedoch viele Vortragende nach wie vor an veralteten Konventionen:

Zu hoher Textanteil, ein stets wiederkehrendes Masterlayout und kaum Bilder entsprechen nicht mehr den heutigen hohen Ansprüchen. Die Folge: Die meisten Folienpräsentationen überfordern oder langwei-len uns!

8 goldene Regeln des Präsentierens

Mit dem PräZENtationsprinzip können Sie Ihre Zuhörer mit Folienvorträgen begeistern. Dafür müssen Sie sich bei der Gestaltung nur an den folgenden goldenen Regeln orientieren:

1. Strukturieren Sie Ihre Gedanken

Der erste Schritt für eine gelungen Präsentation ist die Vorbereitung: Wenn man in der Vorbereitungsphase den Computer benutzt, ist man erwiesenermaßen weniger kreativ, als wenn man mit einem Stift arbeitet. In der Ideenfindungsphase ist es also ratsam, seine Gedanken ganz klassisch auf Papier oder, noch besser, auf Post-its festzuhalten.

Wenn Sie diese an eine Tafel oder Wand kleben, haben Sie gleich einen guten Überblick über den Gesamtvortrag und können die Struktur durch Umhängen noch einfach verändern. Wichtig dabei: Verwenden Sie für jeden Gedanken einen eigenen Zettel!

2. Müssen es überhaupt Folien sein?

Am Anfang Ihrer Überlegungen kann auch der Gedanke stehen, ob Sie überhaupt Folien einsetzen wollen. Manchmal lassen sich Inhalte anschaulich und sogar besser mit anderen Medien vermitteln – etwa mit einer klassischen Tafelanschrift oder einer Flipchart-Zeichnung.

Auch der Einsatz von Metaplankarten und Pinnwänden kann eine gute Alternative sein. Viel Aufmerksamkeit erzielen Sie – alternativ oder ergänzend zu einer Präsentation –, wenn Sie Demonstrationsobjekte, also z. B. Bücher oder Produkte, mitbringen und unter den Zuhörern herumgehen lassen. Empfehlenswert ist in jedem Fall die Einbeziehung der Teilnehmer, um Ihre Präsentation lebendig zu gestalten.

3. Die richtige Software

Wenn Sie sich für die Gestaltung von Folien entscheiden, benötigen Sie dafür natürlich auch die richtige Software. PowerPoint, traditionell in Microsoft Office enthalten, ist dabei die mit großem Abstand am weitesten verbreitete Anwendungssoftware in Büros und Verwaltungen. Statt Cloud-basierter Lizenzierung wollen immer mehr Unternehmen Office gebraucht kaufen, um Kosten zu sparen.

Dabei ist PowerPoint noch nicht einmal in allen Fällen die beste Lösung: Es hat zwar viele Funktionen, die es zu einem hervorragenden Präsentationstool machen, aber es ist nicht immer die beste Option für alle Situationen. So eignet es sich beispielsweise nicht unbedingt für Präsentationen, an denen mehrere Personen beteiligt sind, oder für die Präsentation komplexer Daten. Außerdem empfinden manche Benutzer die Benutzeroberfläche als zu kompliziert oder es fehlen ihnen bestimmte Funktionen.

In den letzten Jahren sind mehrere neue Präsentationstools aufgetaucht, die jeweils ihre eigenen Vorteile haben. Von Prezi bis Canva bieten diese Alternativen mehr Flexibilität, Interaktivität und Benutzerfreundlichkeit als je zuvor.

4. Weniger ist mehr

Gute Folienpräsentationen kommen menschlichen Gewohnheiten und Eigenschaften entgegen: Sollen Präsentationen überzeugen, so müssen sie gehirngerecht dargeboten werden. Das belegen alle neueren didaktischen und neurologischen Befunde.

Dabei gilt ein ganz banaler Leitsatz: Weniger ist mehr. An dieser – der Zen-Philosophie entlehnten – Feststellung orientiert sich die hier beschriebene Methode.

5. Folien klar und ansprechend gestalten

Das PräZENtations-Prinzip vermittelt Ihnen, wie Sie klare, übersichtliche und ansprechende Folien gestalten, um auf diese Weise mehr Interesse bei den Zuhörern zu wecken und Ihre Ziele (Information oder Motivation) schneller/besser zu erreichen.

Dazu sind keine spezifischen Vorkenntnisse erforderlich. Auch müssen Sie kein Grafik-Experte sein, um entsprechende Regeln anzuwenden. Die Empfehlungen sind Software-unabhängig, gelten also gleichermaßen für PowerPoint, Keynote oder andere Werkzeuge.

6. Leitfaden zur Gliederung von Folienpräsentationen

Sofern Ihnen nicht klar ist, wie Sie Ihre Präsentation aufbauen sollen, dann können Ihnen die folgenden Fragen helfen, Ihren Vortrag zu gliedern – ordnen Sie Ihre Post-its dann einfach den entsprechenden Fragen zu.

Einleitung

• Wie lautet das Thema?
• Warum ist das Thema wichtig für die Zuhörer?
• Was ist das Ziel des Vortrags?

Hauptteil

• Was war, was ist, was wird sein?
• Wo ist das Thema relevant?
• Welchen Einfluss haben Faktor X, Y und Z auf das Thema?
• Welchen Nutzen hat wer?
• Welche Nachteile hat wer?
• Wie können die Aussagen begründet werden?
• Welche Beispiele lassen sich anführen, um die Thesen zu bestätigen?

Zusammenfassung

• Welche Schlussfolgerungen lassen sich ziehen?
• Was muss getan werden? Wie geht es weiter?
• Was haben die Thesen oder Aussagen mit der Ausgangssituation zu tun?

7. Beschränken Sie die Anzahl Ihrer Folien

Hinsichtlich der Zahl pro Präsentation zu nutzender Folien gibt es in Theorie und Praxis recht unterschiedliche Empfehlungen. Häufig zitiert wird die 10-20-30-Regel von Guy Kawasaki. Sie besagt, dass eine Folienpräsentation nicht mehr als 10 Folien umfassen, unter 20 Minuten dauern und eine Schriftgröße von mindestens 30 Punkt aufweisen sollte.

Daraus lässt sich ableiten, wie viel Redezeit Sie für eine Folie kalkulieren sollten, nämlich zwei Minuten. Wenn Ihnen also 50 Minuten Redezeit eingeräumt werden, dann sollten Sie ungefähr 25 Folien zeigen.

8. Im Zweifel: raus!

Grundsätzlich gilt: „When in doubt, cut it out!“ Wenn Sie also zweifeln, ob ein Gedanke, den Sie auf einem Post-it notiert haben, tatsächlich eine eigene Folie bekommen soll, bedenken Sie: In wirklich guten Präsentationen wird etwas gezeigt, was sprachlich nicht besser erklärt werden kann.

Die Gütefrage lautet also: Erleichtert eine Folie dem Publikum das Verständnis? Trägt sie dazu bei, die Inhalte schneller oder besser zu vermitteln? Wenn Sie diese Fragen nicht beantworten können, dann bitten Sie einen Kollegen um seine Einschätzung. Fremde sind meist strenger in ihrem Urteil.

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