Projektmanagement – Grundlagen Methoden Aufgaben: 4 Schritte zur Projektsteuerung

Um die Aufwände und Kosten Ihres Projektes zu steuern, benötigen Sie neben den bereits angefallenen Aufwänden auch eine Schätzung der Restaufwände für die Fertigstellung der Arbeitspakete. Das Gleiche gilt für die Kosten und Termine.

Projektmanagement – von der Planung zur Umsetzung

Ist die Planung Ihres Projekts erst einmal abgeschlossen, wechselt der Fokus Ihrer Aufgaben. Bisher haben Sie das Projekt geplant, ab sofort sind Ihre Aufgaben die Steuerung der Umsetzung.

Zur Umsetzung gehören alle Maßnahmen, die das Ziel haben, den tatsächlichen Projektverlauf mit der ursprünglichen Planung zu vergleichen. Als Projektleiter ist es Ihre Aufgabe, proaktiv zu agieren und nicht zu reagieren. Dadurch beeinflussen Sie das Projekt aktiv, damit steuern Sie Ihr Projekt.

Wichtig für ein neues Projektmanagement ist das Bewusstsein, dass es normal ist, dass es Änderungen und Abweichungen von der Ursprungsplanung auftreten. Kein Plan kann genau so abgearbeitet werden, wie er erdacht wurde.

Anpassungen sind die Regel

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Das Projekt hat zur Eigenschaft, dass etwas Neues geschaffen wird, und daher sind Anpassungen der Projektplanung während der Projektsteuerungsphase nicht die Ausnahme, sondern die Regel.

Kommunizieren Sie daher an alle Projektbeteiligten frühzeitig, dass Änderungen und Abweichungen vom Plan bei der Umsetzung normal sind, und machen Sie die Änderungen allen Beteiligten transparent und nachvollziehbar.

Vergleichen Sie Planung und Realität

Und sichern Sie die Änderungen mit entsprechenden Beschlüssen ab. Denn wenn Sie eine Änderung einfach in Ihre Planung eintragen, also Ihren Projektplan ständig aktualisieren, ohne den Vergleich zur Ursprungsplanung herzustellen, dann wird Ihr Projekt immer im Plan sein. Sie sind dann nicht in der Lage, Abweichungen festzustellen.

Doch genau darum geht es bei der Projektsteuerung: Abweichungen festzustellen und den Einfluss für den weiteren Projektverlauf zu analysieren, um dann geeignete Maßnahmen zu entwickeln, um doch noch relativ nah an vereinbarten Terminen und dem genehmigten Projektbudget zu bleiben.

Was bedeutet aktive Projektsteuerung?

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Ein Indiz für aktive Projektsteuerung ist es, wenn der Projektleiter viel Zeit darauf verwendet, notwendige korrektive Maßnahmen zu ergreifen und gemeinsam mit seinem Projektteam umzusetzen, um auf Abweichungen zu reagieren. Ziel für die Projektsteuerung ist daher, ein Frühwarnsystem aufzubauen, welches Ihnen als Projektleiter frühzeitig und klar aufzeigt, wann eine Reaktion auf Planabweichungen notwendig ist.

Die Projektsteuerung besteht aus zyklischen, sich immer wiederholenden Schritten. Sie erfassen regelmäßig den Istzustand auf Basis der Abarbeitung der einzelnen Arbeitspakete.

Stimmt der Istzustand noch?

Anschließend analysieren Sie, ob der Istzustand mit Ihrer ursprünglichen Planung übereinstimmt. Sie können so feststellen, ob die derzeitige Situation Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf haben wird.

Ist klar geworden, dass Meilensteine verschoben werden müssen oder gar die Erreichung des Projektziels in Gefahr ist, ergreifen Sie Maßnahmen, um das Projekt wieder in den Plan zu bringen. Ist das nicht mehr möglich, passen Sie Ihre Planung an. Für die Anpassung Ihrer Planung ist in der Regel eine Genehmigung durch den Projektauftraggeber notwendig, weil die Anpassung Auswirkungen auf die Termine, Kosten und den Aufwand hat.

Beachten Sie Termine, Aufwand und Kosten

Für die Projektsteuerung sind in erster Linie Termine, Aufwand und Kosten zu betrachten. In vielen Unternehmen werden Projektaufwände im Rahmen einer Aufwandserfassung – häufig wöchentlich – dokumentiert. Das gibt Ihnen die Möglichkeit, vergangenheitsbezogene Daten auszuwerten. Damit können Sie beispielsweise feststellen, ob der geplante Aufwand für ein Arbeitspaket aufgebraucht ist, obwohl das Ergebnis des Arbeitspakets nicht fertiggestellt ist.

Oder ob mehr Aufwände geleistet wurden, um das Arbeitspaket abzuarbeiten, als geplant. Nun können Sie die Restaufwände des Arbeitspakets vom verantwortlichen Mitarbeiter neu schätzen lassen. Die Folge ist auf jeden Fall, dass das Arbeitspaket teurer wird, als Sie in Ihrer Projektplanung vorgesehen haben. Die Istdaten alleine bieten Ihnen keine Steuerungsmöglichkeiten für Ihr Projekt an.

Wie steuern Sie ein Projekt?

Verwenden Sie die geschätzten Restaufwände, -kosten und die aktuell geplanten Termine für die Aktualisierung des Projektplans. Ohne die Frage nach dem voraussichtlichen weiteren Projektverlauf ist eine aktive Steuerung eines Projektes nicht möglich.

Dazu kommt noch, dass nicht jedes Unternehmen die Aufwände für Projektarbeit erfasst. In diesem Fall haben Sie einzig die Möglichkeit, Ihre Projektmitarbeiter hinsichtlich der Restaufwände für ihre Arbeitspakete direkt und regelmäßig zu befragen. Eine vollständige Verfolgung von Projektaufwänden und Kosten ist in solch einer Situation kaum möglich.

Soll-/Istvergleich

Ein Soll-/Istvergleich ist das bekannteste und am weitesten verbreitete Instrument der Projektsteuerung. Dafür werden die Zahlen der ursprünglichen Planung (= Soll) und die aktuell angefallenen Aufwände beziehungsweise Kosten gegenübergestellt. Die Abweichungen werden dadurch transparent; die Auswirkungen auf den weiteren Projektverlauf können abgeschätzt werden.

Ein Soll-/Istvergleich kann für Termine, Aufwände oder Kosten erstellt werden. Wichtig für die Aussagekraft des Soll-/Istvergleichs ist die Einbeziehung der zukunftsbezogenen Daten, also zum Beispiel geschätzter Restaufwand, geschätzte Restkosten und Termine.

Erstellen Sie regelmäßig einen Soll-/Istvergleich, so erhalten Sie eine aktualisierte Planung, die Istdaten enthält – und damit eine höhere Planungsqualität besitzt als die ursprüngliche Planung des Projektes.

Ermittlung des Fertigstellungsgrads

Eine interessante Kennzahl für die Projektsteuerung ist der sogenannte Fertigstellungsgrad. Der Fertigstellungsgrad beschreibt, wie weit eine Aufgabe bereits fortgeschritten ist. Er kann sich sowohl auf die Zeit als auch auf die Dauer einer Aufgabe oder auf die Leistung, also den Aufwand einer Aufgabe, beziehen.

Der Fertigstellungsgrad ist jedoch häufig nicht direkt messbar und wird daher von Projektmitarbeitern geschätzt. Stellen Sie die Frage “Zu wie viel Prozent sind Sie mit dem Arbeitspaket fertig?”, so werden Sie häufig als Antwort bekommen: “Zu 90 Prozent.” Das klingt zunächst gut.

Das 90-Prozent-Syndrom

Doch hier sollten Sie misstrauisch sein. Denn die Folgerung, dass nur noch 10 Prozent zu erledigen sind, ist meistens falsch. Dieser psychologische Effekt wird auch das 90-Prozent-Syndrom genannt.

Denn mit der scheinbar exakten Angabe 90 Prozent soll nur ausgedrückt werden, das nur noch sehr wenig Arbeit zu leisten ist. Fragen Sie daher besser nach der Höhe des Aufwands, der noch bis zur Fertigstellung des Arbeitspakets zu leisten ist, und wie lange das dauern wird.

4 Schritte zur Projektsteuerung

Folgende Maßnahmen zur Projektsteuerung bei Terminverzug sind möglich:

1. Sie verkürzen die Dauer der Arbeiten durch Überstunden oder Änderung der Priorisierung innerhalb des Projekts.
2. Sie erhöhen die Arbeitseffizienz, wenn Sie einen erfahrenen Experten für die Abarbeitung des Arbeitspaketes einsetzen.
3. Sie verringern den Leistungsumfang von Arbeitspaketen.
4. Sie parallelisieren die Abarbeitung von Arbeitspaketen und verschieben Termine.

Leistungsumfang des Projekts verringern

Sind die Kosten oder Aufwände überschritten, so können Sie lediglich den Leitungsumfang des Projektes verringern. Bei allen Maßnahmen ist Folgendes zu betrachten: Wie hoch sind die Kosten? Wie viel zeitlicher Mehraufwand wird benötigt? Welche Auswirkung haben die Maßnahmen auf Termine, das Projektbudget und die Qualität des Projektergebnisses? Für die Auswahl der besten Maßnahme gibt es kein Rezept.

Hier sind Kosten und Wirkung von Fall zu Fall gegeneinander abzuwägen. Aktuell identifizierte Planabweichungen aus dem Projekt müssen regelmäßig im Projektplan dokumentiert werden, um die Auswirkungen in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Projektzielerreichung frühzeitig erkennen zu können.

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