Produktiver Arbeiten durch Organisation: Die 3 X 6 besten Tipps zum strukturierten Zeitmanagement

Produktivität und Effizienz sind in unserem Arbeitsleben wichtig. Doch wie wir sie am besten erreichen, darüber entscheidet von Fall zu Fall die richtige Methode. 3 X 6 Tipps im Überblick.

Strukturierte Planung oder Chaos – was macht produktiver?

Eine Frage, an der sich die Geister scheiden: Wer ist denn nun produktiver – strukturiert Planende oder spontane Chaoten? Und sind die Planungsfanatiker tatsächlich immer effektiver oder sind chaotische Mitmenschen gar intelligenter?

Eins ist klar: Beide Methoden haben Vor- und Nachteile. Ein strukturiertes Zeitmanagement kann dabei helfen, aber nicht immer. Manchmal sind scheinbare chaotische Methoden genau so effektiv. Das mag den einen oder anderen verwirren: Was ist denn nun wirklich produktiver? Die Antwort ist: Das hängt von der jeweiligen Situation ab.

Flexible Anpassung von Fall zu Fall

Im täglichen Berufsleben steht man oft vor neuen Herausforderungen. Neue Aufgaben bedeuten allerdings eine Reorganisation seiner Zeit. Der überflüssige Ballast muss abgeworfen und Platz für Neues geschaffen werden. Dies gilt für materielle Dinge wie für immaterielle.

Es gibt daher unbestreitbar sehr viele Vorteile der  Planung von Produktivität – doch etwa genau viele Vorteile können die Freunde chaotischer Spontaneität für sich verzeichnen.

6 Tipps für mehr Effizienz im Arbeitsalltag

Folgende Ratschläge können dabei helfen, den eigenen Alltag zu organisieren und die eigene Effizienz zu erhöhen.

1. Anspannung und Entspannung im Wechsel: Jeder Phase der Anspannung sollte eine Entspannung folgen. Dabei muss jeder für sich herausfinden, was am gut funktioniert – etwa auf dem Sofa liegen, Yoga oder Spazieren gehen.
2. Ablenkung durch das Internet und Social Media vermeiden: Auch wenn Internet und Social Media praktisch sind, sorgen sie doch sehr Stark für Zerstreuung. Hier hilft es, beliebte Seiten einfach mal zu sperren.
3. Tagesziele statt Lifegoals: Ziele setzen ist gut, aber dieses sollten erreichbar sein. Wenn man Ziele in kleine Schritte unterteilt und Prioritäten setzt, kommt man viel schneller zum Ziel.
4. Weg mit materiellem Ballast: Allen voran das eigene Auto, dass man besser leihen kann. Das gilt auch in anderen Bereichen – weniger ist mehr und leihen ist besser als kaufen.
5. Ursprüngliche Kost für mehr Energie: Bereits ein paar Modifizierungen bei der Ernährung: können Wunder bewirken. Süßkram wird durch Obst und Joghurt ersetzt, Kaffee durch grünen Tee. Grundsätzlich gilt: Je weniger Kohlenhydrate aufgenommen werden, desto geringer fällt das Mittagstief aus. Nach ein paar Tagen hat der Körper sich daran gewöhnt und ist merklich leistungsfähiger.
6. Ordnung schaffen für Neues: Der Spruch „Aus den Augen, aus dem Sinn“ beinhaltet viel Wahres. Hat sich im Laufe der Monate vieles auf dem Schreibtisch angesammelt, dann hilft nur noch rigoroses Aufräumen und Ausmisten. Ist der Blick wieder frei, können auch Ideen ungehindert sprudeln.

6 Tipps für eine strukturierte Arbeitsorganisation

Hilfreich dabei kann bei der Organisation des Tagesablaufs sein, die Zeitplanung strukturiert anzugehen – mit folgenden Tipps:

1. Step by Step: Wer plant, weiß in der Regel, was auf ihn zukommt und kann konzentriert einen Schritt nach dem anderen machen.
2. Ziele im Auge behalten: Wer strukturiert vorgeht, hat dabei in der Regel auch seine Ziele stets vor Augen.
3. Durchhalten: Mit dem Ziel vor Augen überwindet man so manche Durststrecke, auch wenn die Arbeiten vielleicht mal gerade keinen Spaß macht.
4. Verlässlichkeit: Wer plant, wird dadurch verlässlich und berechenbarer. Gerade im Umgang mit anderen Menschen ist das ein nicht zu unterschätzender Vorteil.
5. Sich auf etwas freuen: Wenn ich mir etwas vornehme oder auf ein Ziel hinarbeite, dann verbessert das meine Laune erheblich und motiviert mich auch stark bei der Arbeit.
6. Sicherheit: Auch wenn das relativ ist, kann Planung einem doch so etwas wie Sicherheit und Kontrolle vermitteln, weil man zumindest glaubt, eine Sache im Griff zu haben.

6 Tipps für mehr Kreativität und Flexibilität in der Planung

Genau so hilfreich kann es aber auch sein, flexibel auf die Unwägbarkeiten des Alltags zu reagieren und nicht stur an der scheinbar perfekten Planung hängen zu bleiben. 6 Tipps für eine etwas chaotischere Planung.

1. Kreativität: Wer kreativ ist, ist in der Regel auch chaotischer. Umgekehrt sollen aufgeräumte Schreibtische nicht unbedingt produktiver machen.
2. Serendipität: Planung ist schön und gut, aber allzu oft übersieht man beim sturen Verfolgen seiner Ziele links und rechts am Wegesrand Dinge, die vielleicht genau so interessant und wichtig sein könnten.
3. Flexibel sein: Es kommt immer anders – und zweitens als man denkt… heißt es. Gerade in einer Zeit, in der beruflich nichts mehr sicher scheint, ist es notwendig, sich schnell und flexibel an neue Herausforderungen anzupassen.
4. Entspannung: Planen, planen, planen kann einen ganz schön stressen. Wer spontan einfach Dinge auf sich zukommen lässt, lebt entspannter.
5. Trial-und-Error: Wie die Marshmallow-Challenge zeigt, kann es am Ende effektiver sein, einfach loszulegen, statt stundenlang die perfekte Strategie entwickeln zu wollen.
6. Ängste überwinden: Schließlich lernt man auch, Ängste zu überwinden, wenn man sich nicht mehr an seiner Planung festklammert, sondern einfach mal loslässt.

Fazit: Die richtigen Organisationstools von Fall zu Fall auswählen

Welche Methode nun besser ist, muss man von Fall zu Fall entscheiden. Perfekt ist wahrscheinlich kein Ordnungssystem und Perfektion gibt es schlicht nicht. Es mag sinnvoll sein, zu planen und seine Ziele im Auge zu behalten, wenn man dabei nicht völlig unflexibel wird.

Das ist wie bei einer Radtour: Man hat ein Ziel vor Augen, an dem man irgendwann ankommen will. Unterwegs können jedoch eine Menge Dinge passieren, die flexibles Reagieren erforderlich machen. Die richtige Mischung macht es.

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