In Unternehmen führen eingeschränkte Ressourcen zu schädlichem Multitasking. Positive Veränderungen werden verhindert. Die Lösung lautet: Konzentration auf den Fokus und klare Prioritäten. Dann können Mitarbeiter Entscheidungen treffen und Unternehmen florieren.

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Positiver Klang

Multitasking hat einen positiven Klang. Ist doch ein multitaskingfähiger Prozessor besonders schnell und leistungsstark. Es scheint durchaus erstrebenswert, mehrere Dinge gleichzeitig erledigen zu können.

Nicht einmal die scherzhafte Aussage, dass nur Frauen multitaskingfähig seien, stört das Bestreben der Männer, doch irgendwie möglichst viele Projekte und Vorgänge gleichzeitig handhaben zu können.

Schädliches Multitasking

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Dabei ist Multitasking im Arbeitsalltag keinesfalls erstrebenswert und positiv. Durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben werden Fehler generiert, die im Nachhinein wieder korrigiert werden müssen. Das ist zeit- und kostenintensiv.

Außerdem verlieren Mitarbeiter, die an der Mehrfachbelastung leiden, ihre Leistungsfähigkeit oder fallen komplett aus. Ist Multitasking gängige Praxis, dauern Projekte länger und kosten mehr. Ein Feind in den eigenen Reihen, was die Effizienz des Ressourceneinsatzes und die Wettbewerbsfähigkeit anbelangt.

Prioritäten festlegen

Je mehr Aufgaben oder Projekte gleichzeitig aktiv sind und um dieselben Ressourcen konkurrieren, desto mehr schädliches Multitasking entsteht. Um nicht Überblick und Kontrolle zu verlieren, ist Fokussierung zwingend erforderlich.

Das bedeutet einerseits, die höchsten Prioritäten festzulegen, und andererseits auch zu entscheiden, welche Aufgaben gänzlich von der Agenda gestrichen werden. Initiativen, die nicht innerhalb kurzer Zeit beendet werden können, werden gestoppt. Die daraus resultierenden Kapazitäten eingesetzt, um konsequent an den Hauptaufgaben zu arbeiten. Neue Initiativen starten erst dann, wenn andere abgeschlossen sind.

Klare Gesetzmäßigkeiten

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Das Richtige zu finden, ist keine geheime Kunst. Es gibt vielmehr ganz klare Gesetzmäßigkeiten. Folgende drei Fragen helfen, diese zu erkennen:

  1. Wie kann der Normalbetrieb des Unternehmens unabhängig vom Eingreifen des Inhabers, Geschäftsführers oder Managers lukrativ laufen?
  2. Wie kann das Management ein Steuerungssystem aufbauen, das eine Orientierung an gemeinsamen Zielen zur Grundlage hat und Zielkonflikte eliminiert?
  3. Wie kann die Konzentration auf genau die Aktivitäten gelenkt werden, welche das Unternehmen nachhaltig florieren lassen?

Die richtige Optimierung eines Engpasses

Kommt es zu einem Engpass in dem System, sind dort die Stunden für das gesamte System verloren. Eine an einem Nicht-Engpass gesparte Stunde ist jedoch reine Fiktion. Eine Optimierung eines Nicht-Engpasses führt somit nicht unbedingt auch zu einer Optimierung des gesamten Systems, sondern erreicht meist das Gegenteil.

Es ist wichtig, sich bei der Verbesserung auf den Engpass zu konzentrieren. Daraus erhält das Unternehmen sinkende Durchlaufzeiten, hohe Zuverlässigkeit und Kapazitätsgewinne. Entscheidende Wettbewerbsvorteile. Durch den Verkauf der gewonnenen Kapazität kann zudem der Gewinn gesteigert werden.

Wer alles tut, kann nicht fokussieren

Nur sehr wenige Faktoren beeinflussen jeweils zu einem bestimmten Zeitpunkt die Leistung eines Unternehmens. Führungskräfte müssen keineswegs überall vor Ort sein, alle Entscheidungen selbst treffen und alle Projekt-Baustellen gleichzeitig bedienen. Wer sich allem annimmt, fokussiert nichts. Gute Führungskräfte erkennen, was getan werden muss.

Unternehmen können durch Fokussierung weitaus mehr erreichen als durch Multitasking. Um den Fokus aufrecht zu erhalten, müssen Handlungen mit keiner oder gar schädlicher Wirkung unterlassen werden. Deswegen ist es wichtig, den Fokus auf die zentralen Angelegenheiten zu lenken und sie als „To-do“ zu markieren. Not-to-dos kann man später erledigen oder ganz streichen.


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