GmbH gründen & Unternehmergesellschaft (UG) im Vergleich: 13 Tipps zur Kapitalgesellschaft als Rechtsform

Die GmbH ist innerhalb der Kapitalgesellschaften die am häufigsten anzutreffende Rechtsform. Sie verspricht Geschäftspartnern hohe Rechtssicherheit und geniest dementsprechend hohes Vertrauen. Allerdings ist der Aufwand bei der Gründung auch entsprechend hoch.

Was muss man bei einer GmH beachten?

Eine GmbH ist in Deutschland die wohl gängigste Form der Rechtsform – und sie hat es in sich. Daher hier 13 Tipps im Überblick:

1. Gründung / Formelle Anforderungen: Die Gründung einer GmbH kann durch einen oder mehrere Gesellschafter erfolgen. Das Stammkapital der GmbH muss dabei mindestens EUR 25.000 betragen und kann durch Bar- oder Sacheinlage (zum Beispiel durch Einbringung eines Betriebes) geleistet werden. Sofern mehrere Gesellschafter vorhanden sind, müssen zur Bargründung der Gesellschaft mindestens 50% des ausgewiesenen Stammkapitals aufgebracht werden.
2. Gesellschaftsvertrag: Er muss zwingend vor einem Notar abgeschlossen und dem zuständigen Handelsregister (Abteilung B) zwecks Eintragung übersandt werden. Hierfür entstehen – neben der eigentlichen Kapitalaufbringung – zusätzliche Kosten, die entsprechend eingeplant werden müssen.
3. Geschäftsführung / Vertretung: Die GmbH muss mindestens einen Geschäftsführer bestellen. Dieser führt die Geschäfte des Unternehmens und vertritt die Gesellschaft nach außen. Sofern mehrere Geschäftsführer bestellt worden sind, können Art und Umfang der Vertretungsbefugnis entsprechend geregelt werden. Soll ein Gesellschafter zum Geschäftsführer bestellt werden, so ist auch in diesem Fall zwingend ein entsprechender Anstellungsvertrag zwischen dem Geschäftsführer und der GmbH zu schließen.
4. Haftungsrisiken: Die Haftung für Gläubiger der GmbH ist grundsätzlich auf das Vermögen der Gesellschaft beschränkt. Sofern das Stammkapital nicht vollständig eingezahlt worden ist, schulden die Gesellschafter ggf. den Restbetrag gegenüber der Gesellschaft nicht jedoch gegenüber den Gläubigern der Gesellschaft. Eine sog. Durchgriffshaftung in das private Vermögen des Gesellschafters oder der Gesellschafter kommt daher nur in Ausnahmefällen in Betracht. Der Geschäftsführer kann jedoch unter bestimmten Voraussetzungen für rückständige Steuerbeträge sowie Sozialabgaben der GmbH persönlich in Haftung genommen werden.
5. Zur Vermeidung von Haftungsrisiken sollte der Geschäftsbetrieb erst nach der erfolgten Handelsregistereintragung aufgenommen werden. Denn bis dahin haften neben der noch nicht rechtsfähigen Gesellschaft auch die betroffenen Gesellschafter unmittelbar und uneingeschränkt für eventuelle Schulden der Gesellschaft.
6. Kosten / Formalien: Die laufenden Kosten einer GmbH sind in der Regel etwas höher als bei einer Personengesellschaft. Dies hängt im Wesentlichen mit den handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufstellung des Jahresabschlusses zusammen.
7. So ist die GmbH verpflichtet, eine Bilanz sowie einen Anhang zum Jahresabschluss aufzustellen. Daneben können bei einer bestimmten Größe der Gesellschaft noch die Verpflichtungen zur Erstellung eines Lageberichtes und zur Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer kommen. Eine Abschrift des Jahresabschlusses ist dabei zwingend an das zuständige Handelsregister zur öffentlichen Einsicht zu hinterlegen.
8. Bezüglich der Formalien ist besonders auf die zahlreichen Formvorschriften aus dem Gesellschaft- und Handelsrecht aber auch aus dem Steuerrecht zu achten. So müssen grundsätzlich für jede Zahlung der GmbH an den oder die Gesellschafter bzw. Gesellschafter-Geschäftsführer entsprechende Verträge bzw. Beschlüsse der Gesellschafter-Versammlung vorgelegt werden. Liegen diese nicht vor, droht die Aberkennung des Betriebsausgabenabzuges durch das Finanzamt mit entsprechenden nachteiligen Konsequenzen auch für den Gesellschafter.
9. Besteuerung: Die GmbH unterliegt als juristische Person der Körperschaft- und Gewerbesteuer. Selbst bei einer „freiberuflich“ tätigen GmbH fällt somit kraft Gesetzes die Gewerbesteuer an, die jedoch nicht auf die persönliche Einkommensteuer des Gesellschafters angerechnet werden kann.
10. Die von der Gesellschaft gezahlten Geschäftsführergehälter reduzieren den steuerlichen Gewinn der Gesellschaft und stellen beim Geschäftsführer Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit dar. Dies gilt auch für den Gesellschafter-Geschäftsführer.
11. Gewinnausschüttungen hingegen ändern das bilanzielle Ergebnis der GmbH nicht. Vielmehr liegen insoweit Einkünfte aus Kapitalvermögen beim Gesellschafter vor, die mit 50% des Ausschüttungsbetrages der individuellen Einkommensteuer unterliegen (sog. Halbeinkünfteverfahren). Gleiches gilt im Falle der sog. verdeckten Gewinnausschüttung. Diese wird vom Finanzamt immer dann angenommen, wenn überhöhte Vergütungen (zum Beispiel für die Geschäftsführung) an den Gesellschafter gezahlt werden oder die formellen Voraussetzungen (insbesondere die Schriftform) nicht eingehalten wurden. Dann wird der Gewinn der GmbH um diesen Betrag erhöht und der Gesellschafter muss entsprechende Einkünfte aus Kapitalvermögen – zusätzlich – versteuern.
12. Finanzierung: Gerade bei der Gründungsfinanzierung einer GmbH werden in der Regel neben eventuellen Sicherheiten der Gesellschaft persönliche Bürgschaften der Gesellschafter von den finanzierenden Banken verlangt. Insoweit greift dem Grunde nach die Haftungsbeschränkung der Rechtsform nicht mehr ein.
13. Neben Bankkrediten kann jedoch eine GmbH auch durch Hingabe von privaten Darlehen der Gesellschafter finanziert werden, die zu marktüblichen Konditionen abgeschlossen werden sollten.

Die Mini-GmbH

Die UG haftungsbeschränkt, im Volksmund gerne auch Mini-GmbH oder 1-Euro-GmbH genannt, ist eine Variante der GmbH, die vor allem Gründern kleinerer Unternehmen das Leben einfacher machen soll. Sie wurde zum 1. November 2008 ins Leben gerufen und ist keine eigene Rechtsform, sondern lediglich eine Variante der normalen GmbH.

Der große Unterschied liegt darin, dass die UG haftungsbeschränkt zunächst mit sehr wenig Stammkapital gegründet werden kann – insgesamt muss dieses nämlich mindestens einen Euro betragen. Viele Kleingründer wählen aber Beträge bis ungefähr 1000 Euro.

Welches Stammkapital ist sinnvoll?

Im Gegensatz zur GmbH sind bei der UG aber keine Sacheinlagen zulässig, vielmehr müssen Sie das Stammkapital sofort und in voller Höhe als Bareinlage einzahlen. Der Nachteil eines derart geringen Stammkapitals liegt aber auf der Hand: Je geringer das Kapital, desto geringer auch die Kreditwürdigkeit des Unternehmens.

Wenn die Gesellschafter 25.000 Euro bzw. 12.500 Euro (die Hälfte es gesetzlichen Mindeststammkapitals) aufbringen können, dann gründen Sie in der Regel besser keine UG haftungsbeschränkt, sondern eine „normale“ GmbH.

Was müssen Sie beachten?

Als Ausgleich für die geringe Stammeinlage dürfen Sie Gewinne nicht komplett ausschütten, sondern müssen jährlich mindestens 25 Prozent des Jahresüberschusses als Rücklage ansammeln werden. Wenn die angesammelte Rücklage zusammen mit dem ursprünglichen Stammkapital die Summe von 25.000 Euro erreicht, können (müssen aber nicht!) die Sie UG haftungsbeschränkt in eine normale GmbH umwandeln.

Allerdings passiert das nicht automatisch, vielmehr müssen die Gesellschafter dazu einen Kapitalerhöhungsbeschluss fassen und die Firmierung in GmbH ändern. Für die Kapitalerhöhung muss allerdings ein Wirtschaftsprüfer die Prüfung der Bilanz bestätigen, dadurch können erhebliche Kosten entstehen. Alle weiteren Regelungen entsprechen denen der normalen GmbH!

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