Effizientere Telefon-Meetings & Video-Konferenzen: 5 Tipps zur Wahl von Kommunikationsmittel & Technik

Telefon- und Videokonferenzen zu planen, zu organisieren und durchzuführen kann stressig sein, Technikprobleme und Ineffizienz inklusive. 5 Tipps, wie es produktiver wird.

Telefon-Meetings und Video-Konferenzen: Wie Darth Vader auf Sylt

Das Thema Telefon- und Videokonferenz verursacht viel Leidensdruck in Unternehmen. Zum einen, weil die Technik längst noch nicht so ausgereift ist, wie uns das die Anbieter glauben machen wollen. Ich erinnere mich an meine Teilnahme an wöchentlich durchgeführten Videomeetings: Die erste halbe Stunde ging grundsätzlich immer dafür drauf, bei allen Teilnehmern das Mikrofon einzurichten und checken, ob auch wirklich alle da waren.

Auch unsere Leserinnen und Leser erzählen auf Best of HR – Berufebilder.de® von Mikrofonen, die Teilnehmer klingen lassen wie Darth Vader auf Sylt, und vom Stress bei mehrsprachigen Konferenzen. Und das zahlreiche Feedback zu diesem Thema zeigte mir: Es gibt offenbar einen großen Leidensdruck bei diesem Thema – und Handlungsbedarf.

5 Tipps für bessere Telefon-Meetings und Video-Konferenzen

Daher hier unsere 5 Tipps für bessere und effizientere Telefon- und Video-Konferenzen:

1. Welche Technik ist notwendig?  Zunächst sollte man klären, welche Technik überhaupt gebraucht wird: Reicht es z.B., wenn man nur miteinander redet; braucht man auch Video, einen gemeinsamen Bildschirm usw.
2. Kompatibilität. : Wichtig ist, dass die Systeme der Teilnehmer mit der verwendeten Technik kompatibel sind. Es bringt nichts, auf  phantastisch-exotische Systeme zurückzugreifen, die zwar tolle Features bieten, aber nicht für alle Teilnehmer funktionieren.
3. Ziele und Thema des Meetings.  Nicht nur die Technik zählt, sondern auch der Inhalt. Damit man das Gespräch möglichst kurz und effizient halten kann, sollte man folgende Fragen klären: Was ist das Thema des Meetings, um was geht es? Wie genau sieht die Tagesordnung aus? Welches Ziel soll mit dem Meeting erreicht werden?
4. Teilnehmer und Moderator. : Kennen sich die Teilnehmer untereinander? Welche Vorkenntnisse haben die Teilnehmer? Ist das Wissen heterogen oder homogen? Und wer moderiert das Ganze?
5. Zeitrahmen.  Damit die Telefonkonferenz nicht ins Uferlose führt, sollte genau festgelegt werden: Gibt es einen festen Zeitrahmen? Wie viel Zeit steht jedem Teilnehmer zur Präsentation eigener Ideen zur Verfügung?

Die Wahl der richtigen Kommunikationsform entscheidet über den Erfolg

Klar ist: Entscheidend für eine gut funktionierende Kommunikation unter Kollegen ist auch die Wahl des richtigen Kommunikationsmittels für jede passende Gelegenheit.

Regelmäßige Meetings sind sicher toll, doch die Kollegen in Übersee haben davon ebenso wenig wie vom morgendlich angesetzten Telefoncall. Man sollte also genau überlegen, welche Kommunikationsform wann, für welches Thema und welches Team geeignet ist.

5 Tipps zur Wahl der richtigen Kommunikationsform

Doch wann greift man überhaupt zum Hörer, wann zu Mail oder Chat, und wann eignet sich der „Zeitfresser Meeting“ am besten? Wir haben 5 Tipps.

1. eMail: Da unser Posteingang sowieso schon überquillt, sollten auch eMails mit Bedacht eingesetzt werden. Oft entstehen durch ein Missverständnis lange eMail-Diskussionen. Da wäre es besser, man greift kurz zum Telefon. Denn eMails sind der häufigste Unterbrechungsgrund im Arbeitsalltag und lassen sich meist in einem dreiminütigen Telefonat zusammenfassen. Trotzdem: Mails sind sehr praktisch. Man stört den Empfänger nicht – ausser er lässt es zu – und kann grössere Fragen schriftlich festhalten. Jedoch können zwischen Anfrage und Antwort Tage bis Wochen vergehen. Daher ist dieses Kommunikationsmittel nicht geeignet, um Dringendes zu erledigen.
2. Telefonat: Für kurze Fragen greift man am besten zum Telefon. Ein Gespräch schafft eine persönliche Ebene und Vertrauen. Die Stimme gibt die Deutungsrichtung einer Botschaft vor und das Gespräch findet synchron statt. Ich höre immer wieder, eMails seien praktischer. Das stimmt aber nicht! Was geht für eine kurze Frage schneller als ein kurzes Telefongespräch (vorausgesetzt der Anrufer ist erreichbar)? Ist das Ausweichen auf eMail nicht eher damit verbunden, dass Leute einfach nicht gerne telefonieren, weil man durch die Stimme seine wahre Absicht zu erkennen gibt und sich die Sätze nicht ewig zurechtbiegen kann?
3. Chat: Auch den Chat setzt man für kurzen Informationsaustausch ein. Er hat den Vorteil, dass man sieht, ob jemand gerade erreichbar ist (Chatstatus). Auch im Chat verlaufen Frage und Antwort relativ synchron. Ausserdem ist chatten leiser als telefonieren und daher für Büros, in denen gerade konzentriert gearbeitet wird, zu bevorzugen. Weitere Vorteile: Per Chat können Dateien versendet werden und Outlook speichert geführte Chatdialoge in einem separaten Ordner (in der Kategorie „eMail“) ab.
4. Vier-Augen-Gespräch: Der mündliche bilaterale Austausch ist eine sehr effektive Form der Besprechung zwischen zwei Menschen. Wenn Sie sich gut vorbereitet haben, ist diese Art der Besprechung effizient. Trotzdem: Ein Gespräch unter vier Augen erfordert vergleichsweise viel Zeit. Deshalb sollten nur grössere Fragen so geklärt werden.
5. Regelmäßige Meetings: Sie sind uns meistens ungelegen oder gar verhasst. Zumindest die wiederkehrenden, wenn es eigentlich nichts zu besprechen gibt, aber man nicht zehn Leuten absagen kann. Dennoch sind mit Agenda abgehaltene und gut geplante Sitzungen unabdingbar. Für die Besprechung von Projektmeilensteinen, den Teamaustausch sowie die Entscheidungsfindung in Gremien kommt oft keine andere Form in Frage.

Direkte Kommunikation ist besser als Technik

In der ganzen Diskussion, wann welches Kommunikationsmittel am besten und effizientesten eingesetzt werden sollte, kommt leider eines viel zu Kurz: Dass man auch einmal kurzfristig bei Kollegen im Büro vorbeischauen kann, um mit ihnen zu reden.

Mit wie vielen Ihrer Kollegen stehen Sie in mehr oder weniger regem persönlichen Austausch? Ich meine nicht privat, sondern im Arbeitsalltag. Es sind nicht so viele? Dann besuchen Sie doch die Kollegin oder den Kollegen das nächste Mal einfach in seinem oder ihrem Büro, um die kurze Frage persönlich statt per eMail zu stellen. Das hat auch gleich noch ein paar weitere Vorteile: Sie bewegen Sie, machen sich bekannt, werden später eher wiedererkannt und schaffen Vertrauen.

5 Tipps für die spontane Kommunikation mit Kollegen im Büro

Manch einer hat Angst, Kollegen direkt anzusprechen. Wir geben hier 5 Tipps, wie die direkte Kommunikation direkt gelingen kann.

1. Prüfen Sie, ob Sie den Sachverhalt auch per eMail klären können: Brauchen Sie mehr als drei Mails, sollten Sie ein Treffen ansetzen.
2. Bereiten Sie sich vor: Das gilt natürlich nur für komplexere Sachverhalte und nicht, wenn Sie nur schnell eine Frage haben. Übrigens: Vorbereiten können sich alle Teilnehmer nur, wenn sie eine Agenda haben.
3. Bleiben Sie beim Thema: Spontane treffen sind auch deshalb so unbeliebt, weil man Angst hat, bei der Arbeit gestört zu werden. Achten Sie deshalb besonders darauf, dass sich der Rahmen für die Inhalte nicht verschiebt.
4. Betrachten SIe Follow-Ups strategisch: Ist ein Follow-Up-Treffen notwendig? Diskutiere die Follow-Ups gemeinsam, damit Ihre Kollegen wissen, warum Sie sich nochmals treffen wollen.
5. Keine ständige Gewohnheit: Ohne Frage, gelegentliche spontane Treffen sind super, aber es sollte keine feste Gewohnheit werden, das ist unproduktiv. Sind regelmäßige Treffen notwendig, sollte daraus ein Meeting werden. Und: Lassen Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern genügend Meeting-freie Zeit. Warum nicht einen Meeting-freien Tag pro Woche?

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