Visitenkarten Scannen Importieren Synchronisieren: 5 Tipps für die Kontaktverwaltung

Selbst wenn das papierlose Büro Realität werden würde: Visitenkarten gibt’s dann immer noch – zufriedenstellende und verbreitete Alternativen fehlen bis heute.

Warum Visitenkarten nerven

Ich weiß nicht, wie es Euch geht, aber mich nerven Visitenkarten unheimlich: Jeder meint, einem eine in die Hand drücken zu müssen, ob man will oder nicht. Zu Hause angekommen häufen sich die Stapel von Papp-Täfelchen in allen Farben und Schriften. Jedes Mal sage ich mir: „Diese Karte muss ich noch einpflegen, bevor ich sie wegsortiere.“ Ergebnis: Ein immer größer werdender Stapel an unsortierten Kärtchen. Abhilfe kann vielleicht ein Visitenkarten-Scanner schaffen – aber der kostet Geld. Also habe ich kürzlich eine Schachtel genommen und alle Visitenkarten reingeworfen. Fertig.

Die in Berlin lebende koreanisch-amerikanische Künstlerin Kate Hers persiflierte einst den Visitenkarten-Unsinn auf sehr ironische Weise: Sie verteilt „Oversized Business-Cards“ im Format übergroßer Postkarten (24 X 13 cm), denen eines garantiert ist: Aufmerksamkeit. Praktisch sind die im Internetzeitalter natürlich ebenso wenig wie ihre kleinen Pendants im Checkkartenformat, die spätestens dann anfangen zu nerven, wenn sie im Geldbeutel überquellen.

5 Tipps für Alternativen zur Visitenkarte

Langsam müsste uns doch mal ein besseres und effektiveres System einfallen, als für teueres Geld Kärtchen zu bedrucken, die dann in irgendwelchen Schachteln oder im Mülleimer verschwinden. Wie aber könnte eine Lösung für die Kontaktverwaltung aussehen? Ein paar Ideen.

1. Keine Visitenkarten: Kürzlich habe ich jemanden getroffen, der mir sagte, er hat eigentlich gar keine Visitenkarten – und dass das eigentlich bei allen gut ankommt. Leider habe ich inzwischen seinen Namen vergessen, weil das mit dem „Wir adden uns dann mal bei Sing“ nicht so wirklich geklappt hat. Sei es drum: Ich fand das chic – und habe die Idee flugs übernommen. Denn meine eigenen Visitenkarten veralten schneller, als ich „Piep“ sagen kann, weil sich öfter mal Adresse, Telefonnummer oder eMail-Adresse ändern. Leider kommt das bei mir nicht ganz so gut an: Ich ernte stets jede Menge böse Blicke, weil ich kein Kärtchen habe. Ach Leute, wir haben doch Internetzeitalter! Immerhin: Der PR-Manager eines bekannten Computerherstellers stimmte mir auf der IFA zu: Visitenkarten seien ja sowas von „out“. Eine bessere Lösung wusste er allerdings für den Moment auch nicht und förderte dann, nach längerem Suchen – Ihr ahnt es schon – sein letztes Kärtchen zutage.
2. Apps zum Einscannen: Eine Kollegin hat mir begeistert erzählt, wie sie mit ihrer iPhone-App Visitenkarten einscannt. Einmal abfotografiert, schon ist der Kontakt auch gleich in der Kontaktverwaltung des Mobiltelefons hinzugefügt. Das klingt wie etwas, dass ich brauche – zumal ich das Handy mit meinen Kontakten auf dem Computer synchronisiere. An Ort und Stelle wäre ich dann immer gleich up to date mit meinen Kontakten. Das scheint immerhin in Ansätzen zu funktionieren: Zumindest normale Schrift, Schwarz auf Weiß, wird sehr gut erkannt. Allerdings kommt es darauf an, in welchem Winkel und bei welcher Beldeuchtung man die Visitenkarte ablichtet. Sprich: Visitenkarten mit dem Handy einscannen klingt nach einer tollen zukunftsfähigen Idee, die aber sicher noch verbesserungsfähig ist. Für den Anfang allerdings bin ich schon ganz zufrieden.
3. Kontakte zwischen mobilen Geräten übertragen: Noch besser wäre es natürlich, wenn man Daten direkt zwischen mobilen Geräten übertragen könnte. Das Problem ist, dass auf elektronischem Wege bisher ein einheitliches System fehlt. Sprich: Jeder User hat ein anderes Gerät, ein anderes Betriebssystem und längst nicht jeder User hat ein Smartphone.
4. Kontakte einpflegen über soziale Netzwerke: Bleibt schließlich noch die Alternative, Die Kontakte, die ich bei der täglichen Arbeit brauche, über soziale Netzwerke einzupflegen. Das ist für mich die bislang praktikabelste Methode: Ich adde neue Kontakte, die ich dann komplett exportiere, z.B. in ein eMail-Programm oder auf das Handy. Sonst bleibt nur die Möglichkeit, die Kontakte einzeln zu exportieren.
5. Kontakte automatisiert synchronisieren: Vielleicht muss man aber auch gar nicht mehr exportieren? Denn: Das Adressbuch meines früheren Handys zeigte bereits sämtliche Kontaktdaten aus den Adressbüchern verschiedener sozialer Netzwerke an und verknüpft identische Kontakte auch miteinander. Das bedeutet, wenn ich den gleichen Freund bei Facebook, Twitter, Skype, Xing und/oder in meinem Adressbuch hatte, fragte mich das Hand, ob ich die Kontakte miteinander verknüpfen will, ein Klick genügt – und schon vereint das Gerät alle verfügbaren Daten zu einem Kontakt, den es mir fortan anzeigt. Warum gibt es sowas nicht für den PC? Leider hat mit dieser Lösung vermutlich der Datenschutz so seine Problem.

Die optimale Alternative gibt es nicht

Wenn man sich die verschiedenen Optionen so anschaut, merkt man schnell: Die wirklich optimale Methode, seine Kontakte zu verwalten, gibt es offenbar noch nicht. Oder welche Möglichkeiten nutzt Ihr so?

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