Protokoll schreiben in 9 Schritten: Verlauf & Ergebnis

Oft läuft es so: Es ist Meeting und einer wird ausgeguckt, der zähneknirschend die undankbare Aufgabe übernimmt ein Protokoll zu schreiben – das hinterher keiner liest. Dabei sind Protokoll ausgesprochen wichtig. Wichtig aber: Es muss ein gutes Protokoll sein.

Gutes Protokoll – was bedeutet das?

Über die Kriterien, die ein gutes Protokoll erfüllen sollte, herrscht vielfach Unwissen. Also: Ein Protokoll dient der objektiven Information über Besprechungen, Veranstaltungen, Sitzungen, Seminare, Ausschüsse, Debatten, Diskussionen oder Ähnliches. Ein Protokoll sollte vollständig sein und keinerlei persönlichen Kommentare oder Gedanken enthalten.

Den Teilnehmern dient das Protokoll zur Dokumentation und Nichtanwesenden zur Information. Man unterscheidet zwischen zwei Arten von Protokollen: In Ergebnisprotokollen werden die Ergebnisse einer Besprechung oder Sitzung zusammengefasst, und zwar unabhängig davon, wie sie zustande gekommen sind.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Ausnahme: Beschlüsse werden im Wortlaut (mit Abstimmungsergebnissen) formuliert. In Verlaufsprotokollen wird der Verlauf einer Besprechung oder Sitzung festgehalten, also auch sämtliche Vorschläge, Einwände, Diskussionen und Ausführungen.

Im Folgenden wird jedoch nicht zwischen diesen beiden Formen unterschieden, da das Vorgehen für den Protokollanten stets das Gleiche ist und zudem in der Praxis oft Mischformen existieren – lediglich die Ausführungen im Mittelteil unterscheiden sich gemäß obiger Abgrenzung.

Protokoll schreiben – aber wie?

„Heute schreiben Sie das Protokoll!“ sagt der Chef ganz beiläufig. Und nun? Wie erstellt man ein optimales Protokoll? Wie bekommt man alles Wichtige im Meeting mit und schafft es gleichzeitig den Roten Faden zu behalten? Und was ist überhaupt wichtig?

Ist vorbei das Meeting erst vorbei und der Protokollant oder die Protokollantin haben fleißig mitgeschrieben, schließt der für viele nervigste Teil der Arbeit an: Sie müssen das Protokoll am Computer ins reine schreiben. Dabei ist das gar nicht so schwierig, wenn Sie einige Punkte beachten.

Schritt 1: Klären Sie mit dem Sitzungsleiter organisatorische Fragen

Sprechen Sie mit dem Sitzungsleiter und holen Sie sich folgende Informationen:

• Wann beginnt die Besprechung oder Sitzung?
• Wann sollen Sie als Protokollant anwesend sein?
• Wird ein Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll erwünscht?
• Ist eine namentliche Nennung der Sprecher im Protokoll erforderlich?
• Wie lange wird die Besprechung oder Sitzung ungefähr dauern?
• Bis wann sollen Sie das Protokoll erstellt haben?
• Wer soll das Protokoll lesen beziehungsweise freigeben?
• Wer soll das Protokoll erhalten?
• Gibt es bereits Unterlagen (Tagesordnung, Anträge), die man Ihnen zur Verfügung stellen kann, sodass Sie sich in das Thema einlesen können?

Schritt 2: Legen Sie alle Hilfsmittel bereit

Die meisten Protokollanten machen sich Notizen auf Papier; nur wenige tippen ihre Mitschrift direkt in einen Laptop ein. Falls Sie ebenfalls Papier bevorzugen, dann versorgen Sie sich mit ausreichend Blättern und funktionsfähigem Schreibzeug.

Vielleicht wollen Sie auch Farbstifte und Textmarker nutzen? Wenn es ein unternehmensinternes Formular für Protokollnotizen gibt, dann verwenden Sie dieses.

Schritt 3: Erscheinen Sie pünktlich am Veranstaltungsort

Kommen Sie frühzeitig in den Konferenzraum, um sich einen Platz zu sichern, von dem aus Sie alle Teilnehmer gut sehen und hören können.

Vorteilhaft ist es, wenn Sie zudem einen Platz haben, der einen guten Blickkontakt zum Sitzungsleiter ermöglicht.

Schritt 4: Füllen Sie den Protokollkopf aus

Notieren Sie nun Anlass, Ort, Datum, Teilnehmer, Leitung und Beginn der Besprechung oder Sitzung. Sofern Sie die Einladung und Tagesordnung noch nicht haben, lassen Sie sich diese spätestens jetzt vom Sitzungsleiter geben.

Wenn Ihnen die Teilnehmer nicht persönlich bekannt sind, lassen Sie zu Beginn eine Teilnehmerliste herumgehen. Sollte dies nicht möglich sein, so können Sie sich unmittelbar nach Ende der Veranstaltung beim Sitzungsleiter die Teilnehmernamen geben lassen.

Schritt 5: Protokollieren Sie den Verlauf beziehungsweise die Ergebnisse

Sobald die eigentliche Veranstaltung begonnen hat, müssen Sie sich voll konzentrieren, um keinen Beitrag zu verpassen. Je nach Art des Protokolls – siehe oben – erstellen Sie sich nun Notizen. Es empfiehlt sich, für jeden Tagesordnungspunkt ein eigenes Blatt zu benutzen; nummerieren Sie diese Papiere, damit Sie nicht durcheinander kommen.

Was machen Sie, wenn Sie etwas nicht genau verstanden haben oder nicht schnell genug mitschreiben konnten? Ganz einfach: Sie fragen nach. Jeder hat Verständnis, wenn Ihnen einmal etwas entgeht. Nur allzu häufig sollten Sie natürlich auch nicht nachfragen…

Sofern Anträge mündlich vorgebracht werden, ist es ratsam, die Mitschrift vorzulesen und sich vom Antragsteller bestätigen zu lassen, dass der Antrag so richtig notiert wurde. Bei Abstimmungen über Anträge müssen Sie das Ergebnis genau festhalten: „10 Ja-Stimmen, 8 Nein-Stimmen, 2 Enthaltungen.“

Schritt 6: Füllen Sie den Protokollfuß aus

Nach Abschluss der Besprechung oder Sitzung tragen Sie die Endzeit in ihr Formular ein. Prüfen Sie, ob Sie alle Unterlagen, die im Verlauf verteilt wurden, in Kopie haben.

Sprechen Sie nochmals kurz mit dem Sitzungsleiter und fragen ihn, ob es aufgrund des Verlaufs der Veranstaltung zu Änderungen kommt (wie etwa eine notwendige frühere Fertigstellung des Protokolls oder ein erweiterter Verteilerkreis).

Schritt 7: Verfassen Sie das eigentliche Protokoll

Am besten ist es, Sie gehen diese Aufgabe gleich an, denn so haben Sie den Verlauf noch frisch im Kopf und können eventuelle Lücken in der Mitschrift durch Ihr Gedächtnis ausgleichen.

Erfahrene Protokollanten reservieren sich im Kalender unmittelbar im Anschluss an eine Besprechung oder Sitzung ausreichend Zeit für die Anfertigung des Protokolls. Je ausführlicher und präziser Ihre Mitschrift war, desto leichter tun Sie sich nun.

Das sollten Sie beim Schreiben beachten

Allgemein gilt: Fassen Sie sich kurz, und bemessen Sie die Ausführlichkeit Ihrer Niederschrift nach der Wichtigkeit des Beitrags oder Themas. Und: Die Protokollsprache hat einige Besonderheiten, die Sie berücksichtigen sollten:

• Schreiben Sie in einem sachlich-distanzierten Stil.
• Interpretationen oder Wertungen sind nicht erwünscht (Anders als beim Memo!)
• Verzichten Sie auf Überleitungen zwischen den Tagesordnungs punkten.
• Schreiben Sie beim Verlaufsprotokoll in der Gegenwartsform, beim Ergebnisprotokoll entweder in der Gegenwarts- oder ersten Vergangenheitsform („sagte“).
• Stichwortartige Aufzählungen sind bei weniger bedeutenden Themen möglich.
• Kennzeichnen Sie Redebeiträge deutlich, wie zum Beispiel: „Herr Messerschmidt führt aus, erklärt, erläutert, verspricht, sagt zu, betont, widerspricht…“
• Stellen Sie längere Redebeiträge in indirekter Rede/im Konjunktiv dar („Laut Frau Sauer würde eine Erhöhung…“).
• Geben Sie wichtige Passagen – wie etwa Anträge oder Beschlüsse – wörtlich und mit Kennzeichnung durch Anführungszeichen wieder.
• Verzichten Sie nur bei unwesentlichen Beiträgen auf Namen („Es wurde hervorgehoben…“).
• Beziehen Sie Fragen in die Antworten ein („Auf die Frage, ob man auch… erklärte Dr. Kleine…“).

Schritt 8: Lassen Sie das Protokoll freigeben

Geben Sie Ihr Protokoll dem Sitzungsleiter zum Gegenlesen. Sofern keine Einwände bestehen, kann es nun von ihm und Ihnen unterzeichnet werden.

Schritt 9: Verteilen Sie das Protokoll

Je nach festgelegtem Verfahren, erstellen Sie jetzt Papierkopien oder versenden das Protokoll per eMail. Achten Sie darauf, dass Sie alle erwähnten Anlagen (Anträge, Beschlüsse, Folien, Pläne) beifügen.

Legen Sie einen unterschriebenen Ausdruck des Protokolls zusammen mit Ihrer Mitschrift ab.

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