Zeitmanagement & Effizient Arbeiten in 5 Schritten: Schluss mit dem eMail-Tsunami

Wer als Büroarbeiter über die eMail-Flut klagt, würde als Bauarbeiter auch über seine Schaufel schimpfen. eMails sind nämlich nicht Ursache für Stress, sondern lediglich ein Instrument. Es gilt die wahren Gründe für den eMail-Tsunami zu erkennen und systematisch zu arbeiten. Dabei hilft die DEICH-Methode.

Nicht Ursache und Symptom verwechseln

Die Behauptung, eMails seien einer der Hauptgründe für Stress und Überlastung, findet bei Berufstätigen jeder Hierarchieebene höchste Zustimmung. Zu recht? Verwechselt werden hier Ursache und Symptom: eMails sind keine Ursache für Stress, sondern lediglich ein – nach wie vor praktisches – Instrument.

Eine Verteufelung von eMails wäre vergleichbar mit einem Arzt, der dem Skalpell oder einem Bauarbeiter, welcher der Schaufel die Verantwortung für seine Überlastung zuschiebt. Wer unter der vermeintlichen eMail-Flut leidet, sollte wirksame Gegenmaßnahmen ergreifen. Diese Methode beschreibt nachvollziehbar, wie sich der Posteingangskorb systematisch leeren lässt. Sie stellt ein pragmatisches und schnell anzuwendendes Verfahren dar, um dauerhaft das eMail-Aufkommen zu senken.

Strukturierte und verständliche eMails schreibt

Doch nicht nur die schiere Menge an eMails belastet Manager und Mitarbeiter gleichermaßen, sondern vielfach auch ihre schlechte Qualität. Die einen schreiben ausschweifend, die anderen viel zu knapp. Oft fehlt jedwede Gliederung. Die Betreffzeile bleibt leer oder ist nichtssagend. Wichtige Informationen werden verschwiegen, dafür irrelevante Details in epischer Breite geschildert.

Kurzum: Kaum jemand weiß, wie man strukturierte und verständliche eMails schreibt. Doch das ist nur eine, eher vordergründige Erklärung für die „eMail-Depression“, unter der so viele Büroangestellte und generell „Schreitischtäter“ leiden. Ein anderer – noch wichtigerer – Grund liegt bei den Betroffenen selbst: Oftmals signalisiert ein hoher Posteingang nämlich mangelnde Führungs- und Organisationsfähigkeit bzw. fehlendes Vertrauen. Hier setzt der Autor der im Folgenden beschriebenen DEICH-Methode, insbesondere entwickelt für Führungskräfte, an.

Strukturiert eMail schreiben – in 5 Schritten zur DEICH-Methode

Dabei ist der richtige, strukturierte Umgang mit eMails kein Hexenwerk sondern etwas, das sich in fünf einfachen Schritten erlernen lässt. Diese lauten wie folgt:

1. Im ersten Schritt erfahren Sie, wie Sie Ihren eMail-Posteingang systematisch analysieren, um auf diese Weise die Hauptverursacher zu identifizieren.
2. Danach lernen Sie die wichtigsten Regeln kennen, die Sie bei der Bearbeitung neuer eMails anwenden sollten.
3. Der dritte Schritt beschäftigt sich mit einer besonders nervigen Kategorie von eMails – mit informierenden Nachrichten.
4. Anschließend werden Tipps vermittelt, wie Sie eMails schneller und strukturierter verfassen können.
5. Den Abschluss bilden Hinweise, mit denen sich der Posteingang nach einer längeren Abwesenheit rasch reduzieren lässt.

Da es den Rahmen dieses Beitrag sprengen würde, alle Schritte ausführlich zu erläutern, habe ich nachfolgend die beiden wichtigsten für Sie herausgegriffen: Das Analysieren und Kategorisieren von eMails.

Eingehende eMails systematische analysieren

Im ersten Schritt der DEICH-Methode geht es darum, die häufigsten „Störenfriede“ zu entlarven. Zunächst legen Sie dazu einen Zeitraum fest, für den Sie Ihren eMail-Eingang analysieren wollen. Erfahrungsgemäß ist es ausreichend, wenn Sie die Mails der zurückliegenden vier bis sechs Wochen betrachten.

Es geht um die Frage: Wer schreibt Ihnen? Erstellen Sie eine Liste und schreiben Sie die Namen der Personen bzw. Abteilungen auf, die Ihnen eMails geschickt haben. Erfassen Sie jede Mail, die Sie von einer bestimmten Person/Abteilung erhalten haben, mit einem Strich. Wahrscheinlich werden Sie – dem Pareto-Prinzip entsprechend – feststellen, dass ungefähr 20 bis 30 Prozent der Absender etwa 70 bis 80 Prozent Ihres eMail-Aufkommens verursachen.

Manchmal – das hängt von der Position oder Aufgabe ab – sind es nicht einzelne Absender, sondern bestimmte Themen, die einen überdurchschnittlichen eMail-Verkehr erzeugen. Hier können Sie mit der gleichen Methode die „Top-Themen“ einkreisen. Eventuell kann es für Sie auch sinnvoll sein, zwei Listen zu erstellen – eine Absender- und eine Themenliste. Der parallele Blick auf beide Listen zeigt Ihnen dann, wer oder was Ihre „Sorgenkinder“ sind.

Emails kategorisieren

Analysieren Sie diese Problemfälle im nächsten Schritt einmal genauer:

• Warum schreibt man Ihnen?
• Welcher Art sind die eMails?
• Sind es eher eMails nach dem Motto „ich habe dem Kunden ABC unser Modell ‚XYZ‘ verkauft und wollte Ihnen das nur mitteilen, damit Sie wissen, wie erfolgreich ich bin“?
• Oder handelt es sich um (nach)fragende Mails, die eine konkrete Aktion/Antwort von Ihnen erfordern, zum Beispiel: „Welche Kunden sollen wir zu unseren Innovationstagen einladen?“
• Eine dritte Kategorie bilden erinnernde Mails, also etwa „Haben Sie schon Gelegenheit gehabt, sich den Vertriebsplan für die Region Süd anzusehen?“

Hinter jedem der genannten Typen von eMails stehen meistens Versäumnisse auf Ihrer Seite. Konkret können das sein:

• Die Mitarbeiter haben zu wenige Kompetenzen bzw. Befugnisse.
• Sie haben Mitarbeiter nur unzureichend über ihre Aufgaben informiert.
• Sie haben Mitarbeitern Prozesse oder Verantwortlichkeiten nicht klar genug beschrieben.
• Die Mitarbeiter erhalten zu wenig Anerkennung.
• Die Mitarbeiter sind dazu angehalten, permanent über ihre Aktivitäten Bericht zu erstatten.
• Die Mitarbeiter bekommen kein Feedback von Ihnen, wann sie mit einer Antwort rechnen können.

Auf den Punkt gebracht: Bevor man andere für den Dauerstau im Posteingang verantwortlich macht, sollte man kritisch in den Spiegel blicken und sich selbst fragen:

•  Sind die Briefings, die ich gebe, ausführlich und aussagekräftig genug?
• Habe ich die Abläufe in meinem Bereich verständlich und detailliert beschrieben?
• Gewähre ich meinen Mitarbeitern die Freiräume und Kompetenzen, die sie brauchen, um ihre Aufgaben selbständig ausführen zu können?
• Spreche ich gelegentlich ein konkretes Lob aus?
• Bin ich selbst so gut organisiert, dass sich meine Mitarbeiter darauf verlassen können, dass ich ihre Anfragen zuverlässig beantworte – auch, wenn es einmal länger dauern sollte?

Ein Praxisbeispiel

Ein Dozent analysierte eine Liste mit eMails, die ihm Absender innerhalb eines Zeitraums von sieben Wochen zuschickten. Er fand dabei heraus, dass die überwiegende Zahl der bei ihm eingehenden Mails von seinen Studenten stammte. Hier wiederum gab es vor allem ein Thema, das die angehenden Akademiker bewegte: formale Fragen zu den Seminararbeiten, die zu erstellen waren.

Der Dozent hat daraufhin die Informationen, die er üblicherweise zu Semesterbeginn verteilt, wesentlich ausführlicher gestaltet und dabei alle Fragen berücksichtigt, die ihm in der Zeit davor per Mail gestellt wurden. Die Zahl der Mails mit Fragen zur Gestaltung von Seminararbeiten ging deutlich zurück. Bereits durch diese eine Maßnahme reduzierte sich sein persönliches eMail-Aufkommen erheblich!

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