Die Not-to-do-Liste: Die eigenen Ziele stets im Blick

Ziele im Blick haben

Das ist allerdings nur möglich, weil sie eine genaue Vorstellung davon haben, welche Ziele sie erreichen wollen. Und alles, was sie daran hindern könnte, diese Ziele zu erreichen, wird bewusst gestrichen und vermieden.

Entscheiden auch Sie sich dafür, gewisse Aufgaben oder Gewohnheiten nicht mehr zu tun. Genau darum geht es bei der Not-to-do-Liste. Nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit, um zu überlegen, wie Sie einen normalen acht-, zehn- oder zwölfstündigen Arbeitstag verbringen. Womit verschwenden Sie am meisten Zeit? Überlegen Sie auch, wie viel Zeit damit jeden Tag verloren geht.

Bewusst weglassen

Bei den Punkten dieser Liste sollte es sich um Dinge handeln, die Sie bewusst nicht mehr tun wollen, weil sie Ihnen keinen Nutzen bringen, weil sie Ihnen Energie rauben und Sie damit Ihre Zeit verschwenden.

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Dazu gehören z.B. unproduktive Gewohnheiten, die Sie unbedingt abstellen sollten, um effizienter zu werden. Zum Beispiel: Beantworten Sie eingehende Anrufe nie direkt.

Das Beispiel mit den Anrufen

Jeder eingehende Anruf führt zu einer unerwünschten Unterbrechung der Tätigkeit, an der Sie gerade arbeiten. Lassen Sie Ihren Anrufbeantworter aktiv werden oder leiten Sie eingehende Anrufe an einen Mitarbeiter um.

Wenn Ihnen hierfür keiner zur Verfügung steht, engagieren Sie einen Büroservice, um zumindest Ihre eingehenden Anrufe entgegenzunehmen. Das gilt in erhöhtem Masse für anonyme Anrufe, also Anrufe, bei denen keine Rufnummer angezeigt wird.

3 eiserne Regeln

Machen Sie sich deshalb ab sofort folgende Grundsätze zur eisernen Regel:

1. Nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden nicht angezeigt wird. Mittlerweile sollte es jedem, der ernsthaft erwartet, dass Sie ein Gespräch mit ihm führen, möglich sein, seine Rufnummer zu übertragen.
2. Nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden angezeigt wird und Sie ganz genau wissen, dass es Zeitverschwendung ist, mit ihm zu telefonieren.
3. Nie verpasste Anrufe zurückverfolgen, wenn auf dem Anrufbeantworter kein wichtiger Grund dafür hinterlassen wurde. “Ruf mich zurück!” ist übrigens kein wichtiger Grund.

Kommen Sie zum Punkt

Lassen Sie nicht zu, dass andere Sie ablenken. Das geht einfacher als Sie denken: Verabschieden Sie sich von liebgewonnenen Gewohnheiten. Und halten Sie sich kurz.

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Vergessen Sie die beliebte Floskel: “Wie geht‘s?”, wenn jemand Sie anruft. Verwenden Sie stattdessen eine Begrüßung wie: “Ich bin gerade dabei, eine wichtige Aufgabe fertigzustellen, aber was kann ich für dich tun?”

Seien Sie fordernd

Damit fordern Sie andere auf, ohne Umschweife zum Punkt zu kommen. Auf die Frage: “Hast Du kurz Zeit?”, antworten Sie prinzipiell mit: “Wie lange genau?”

Und wenn Ihr Gesprächspartner den Zeitrahmen genannt hat, erwidern Sie: “Gerne. Passt es Dir um 17.12 Uhr?”

Mailen Sie niemals morgens als erstes oder abends als letztes

Dabei stellt die Angewohnheit, morgens den Arbeitstag damit zu beginnen, kurz die eMails zu checken, einen denkbar ungeeigneten Start dar.

Es kann Ihre wichtigsten Prioritäten und eigentlichen Pläne für den gesamten Tag durcheinander bringen.

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eMails können warten

Ihre Mails können in aller Regel bis 10 Uhr warten, nachdem Sie zumindest einen wichtigen Punkt Ihrer To-do-Liste erledigt, am besten natürlich Ihre wichtigste Aufgabe abgeschlossen haben.

Abends dagegen sorgen Mails für Schlaflosigkeit oder Überstunden, weil Sie kurz vor dem Feierabend “noch schnell” beantwortet werden. Das ist alles andere als ein gelungener Tagesabschluss.

Hören Sie auf, am Wochenende zu arbeiten

Das gilt auch fürs Wochenende: Nehmen Sie freitags keine Arbeit mehr mit nach Hause. Entweder, Sie rühren sie sowieso nicht an, weil Sie am Wochenende ganz anderen Bedürfnissen nachgehen, oder Sie verzichten auf die Freizeit, die Sie benötigen, um Ihren Akku wieder aufzuladen.

So oder so. Am Ende des Wochenendes haben Sie wahrscheinlich immer ein schlechtes Gewissen.

Lassen Sie die Arbeit, wo sie hingehört

Das können Sie vermeiden, indem Sie die Arbeit da lassen, wo sie hingehört: Im Büro. Die gute Nachricht: Wenn Sie einige entscheidende Strategien anwenden, haben Sie sich das freie Wochenende verdient.

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Wenn Sie allerdings zu den Workaholics zählen, starten Sie vorsichtig mit nur einem freien Sonntag pro Monat. Dann dehnen Sie diese Zeit langsam aus. Ja, auch Ihr Handy und Notebook enthalten Arbeit und bleiben am Wochenende ebenfalls tabu. Facebook am Sonntagabend? Wie bedauernswert. Lassen Sie das.