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Besser Arbeiten, Infos nach Wunsch: Wir geben Ihnen Informationen, die Sie wirklich brauchen und engagieren uns für eine bessere und ökologische Arbeitswelt. Als Verlag Best of HR – Berufebilder.de® mit einzigartigem Buchkonzept und eKursen bieten wir über 20 Jahre Erfahrung im Corporate Publishing – mit Kunden wie Samsung, Otto, staatlichen Institutionen. Verlegerin Simone Janson leitet auch das Institut Berufebilder Yourweb, das u.a. Stipendien vergibt, und gehört zu den 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen, referenziert in ARD, FAZ, ZEIT, WELT, Wikipedia.

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Simone Janson ist VerlegerinBeraterin und eine der 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen laut Blogger-Relevanz-Index. Sie ist außerdem Leiterin des Instituts Berufebilder Yourweb, mit dem sie Geld für nachhaltige Projekte stiftet. Laut ZEIT gehört ihr als Marke eingetragenes Blog Best of HR – Berufebilder.de® zu den wichtigsten Blogs für Karriere, Berufs- und Arbeitswelt. Mehr zu ihr im Werdegang.

Zeitraubende Gespräche vermeiden: Freundlich, aber bestimmt Distanz herstellen

Es gibt Gespräche, für die man im Moment einfach keine Zeit hat. Wie macht man das den potenziellen Gesprächspartnern freundlich, aber bestimmt klar?

Zeitmanagement – aber bitte höflich?

Immer wieder geht es auf Best of HR – Berufebilder.de® um das Thema Zeitmanagement. Ein wichtiger Faktor dabei ist, sich von anderen Menschen nicht die Zeit stehlen zu lassen. Das klingt erst einmal gut für viele Menschen, impliziert aber auch, dass man sich immer mal wieder auch von anderen distanziert, “Nein” sagt und dabei möglicherweise sogar unfreundlich und unhöflich ist, je nach Betrachtungsweise. Daher sorgt das Thema “Nein”-Sagen auch immer wieder für kontroverse Diskussionen. U.a. schrieb uns eine Leserin:

“Ich finde den Artikel wirklich nicht gelungen. Es gibt wirklich freundlichere und höflichere Möglichkeiten, mit penetranten Mitmenschen umzugehen. Man trifft sich im Leben ja immer zweimal. Oft dann auch in veränderten Rollen…”

Richtig “Nein” sagen

Tatsächlich ist es eben seine Frage der Sichtweise, denn es gibt es m.E. eine Reihe von Möglichkeiten, sich nicht die Zeit stehlen zu lassen – z.B., indem man freundlich, aber bestimmt “Nein” sagt. Oder aber indem man Gespräche, für die man jetzt keine Zeit hat, von vornherein freundlich, aber dezidiert durch höfliche kleine Signale beendet. Das ganze hat auch eine psychologische Komponente und einen biologischen Hintergrund, wie Manuel J. Smith in seinem Buch “Sag Nein ohne Skrupel. Die neue Methode zur Steigerung von Selbstsicherheit und Selbstbehauptung”, erschienen 2011 bei der Münchener Verlagsgruppe erklärt:

Als Student besuchte ich die Vorlesungen eines jungen Dozenten für
Psychologie namens Joe, dessen Vortragsstil ausgesprochen
freimütig, ungeschminkt und eigenwillig war. Er ließ den Studenten
keine ihrer naiven Vorstellungen über die Wissenschaft der Psychologie. Er lehnte es ab, die erwarteten Erklärungen über schaurig-faszinierende Abweichungen oder auch über den normalen Verlauf der
Denkprozesse, des Verhaltens und der Motivation abzugeben. Statt
komplizierter Theorien, warum wir eine bestimmte Verhaltensform
zeigen, wählte er einen einfacheren Weg. Er begnügte sich damit zu
beschreiben, wie ein Vorgang sich psychologisch abspielt, ging dabei
von ganz simplen Voraussetzungen aus und riet uns, es dabei bewenden zu lassen. Auf Grund seiner Erfahrungen war er zu der
Überzeugung gekommen, dass 95 Prozent dessen, was als wissenschaftlich fundierte psychologische Theorie feilgeboten wird, reiner
Blödsinn sei, und dass es noch lange dauern würde, bis wir über unsere eigenen Funktionen genug wüssten, um die meisten unserer
Wahrnehmungen erschöpfend erklären zu können.
Der Wahrheitsgehalt von Joes Argument ist heute noch genauso zwingend wie vor zwanzig Jahren – und ich bin voll und ganz seiner Meinung. Langatmige technische oder mystische Erklärungen sind oft hochinteressant oder sogar von literarischem Wert, aber sie sind nicht nur
überflüssig, sondern komplizieren das Thema, ohne unser Verständnis
um ein Jota zu erweitern. Um das, was die Psychologie tatsächlich an
Hilfsmitteln bietet, anwenden zu können, ist es wichtiger zu wissen, was
davon brauchbar ist, als zu wissen, warum es brauchbar ist. Ich finde es
sinnlos, lange Überlegungen anzustellen, warum ein Patient Schwierigkeiten hat; das kann in akademische Selbstbefriedigung ausarten und erbringt möglicherweise auch nach jahrelanger Therapie kein zufrieden
stellendes Ergebnis. Es kann sogar schädlich sein. Es ist viel zweckmäßiger, sich darauf zu konzentrieren, was der Patient tun wird, um sein Verhalten zu ändern, als sich mit der Frage zu beschäftigen, warum er ein
Fehlverhalten zeigt Joe nahm uns jede Illusion, dass die Psychologen die neuen, allwissenden Hohepriester des menschlichen Verhaltens sind. So sagte er in einer
Vorlesung: „Ich hasse Studenten, die mir Fragen stellen, auf die ich
keine Antwort weiß.“ Wie man sich denken kann, benahm Joe sich im
Privatleben nicht viel anders, und obwohl er ein Experte in Fragen des
menschlichen Verhaltens war, hatte auch er seine Probleme mit der Umwelt.
Im Laufe der Jahre lernte ich Joe sowohl als Freund wie auch als Kollegen immer besser kennen und stellte fest, dass er die gleichen Probleme mit anderen Menschen hatte wie ich, und auch ungefähr im gleichen
Ausmaß. Die gleiche Beobachtung machte ich bei anderen Psychologen
und Psychiatern. Der Doktortitel und das erworbene Wissen befreit uns
nicht davon, dieselben Probleme zu haben wie unsere Familienangehörigen, Nachbarn, Freunde oder sogar unsere Patienten, ganz unabhängig von Beruf und Schulbildung.
Wenn unser Ehe- oder Liebespartner über irgendetwas unglücklich
ist, kann er in uns Schuldgefühle erwecken, ohne auch nur ein Wort zu
sagen. Ein Blick, eine etwas zu laut geschlossene Tür oder die in eisigem
Ton vorgebrachte Bitte, auf ein anderes Fernsehprogramm umzuschalten, genügen vollauf. Joe beklagte sich einmal bei mir: „Ich habe nicht
die leiseste Ahnung, wie sie es machen oder warum sie so reagieren,
aber irgendwie fühle ich mich immer schuldig, auch wenn es gar keinen
Grund gibt.“
Aber es sind nicht nur die Ehepartner, die uns vor Probleme stellen.
Wenn Eltern oder Schwiegereltern etwas erreichen wollen, verstehen sie
es ausgezeichnet, ihre erwachsenen Söhne und Töchter zu ängstlichen
Kindern zu reduzieren. Wir alle haben es schon erlebt, wie wir uns innerlich verknoten, wenn Mutter am Telefon plötzlich schweigt, wenn
die Schwiegermutter oder der Schwiegervater uns einen missbilligenden
Blick zuwirft, wenn Mutter oder Vater viel sagende Bemerkungen machen, wie zum Beispiel: „Du scheinst ja sehr beschäftigt zu sein, wir bekommen dich gar nicht mehr zu sehen“ oder: „Gleich um die Ecke von
uns ist eine hübsche Wohnung frei geworden. Kommt doch morgen
Abend her, dann können wir sie uns gemeinsam ansehen.“
Als ob Familienkonflikte dieser und anderer Art noch nicht genügen,
um uns unsicher zu machen, müssen wir uns auch mit den Problemen
befassen, die Außenstehende an uns herantragen. Ein Beispiel: Sie wissen sehr genau, dass der Automechaniker schlechte Arbeit geleistet hat,
aber der Werkstattleiter erklärt Ihnen mit großer Fachkenntnis und in allen Einzelheiten, warum der Kühler sich immer noch überhitzt, obwohl
Sie gerade über hundert Mark für die Reparatur bezahlt haben. Er vermittelt Ihnen zwar das Gefühl, dass Sie nichts von Autos verstehen und
auch nicht richtig damit umgehen können, trotzdem nagt in Ihnen der
Verdacht, dass man Sie übervorteilt hat. Auch unsere Freunde verursachen Probleme. Wenn ein Freund Ihnen vorschlägt, irgendetwas zu unternehmen, wozu Sie keine Lust haben, dann machen Sie fast automatisch Ausflüchte. Sie müssen lügen, damit Ihr Freund nicht beleidigt ist,
aber gleichzeitig fühlen Sie sich schuldbewusst, weil Sie ihn belügen.
Jeder Tag bringt neue Konflikte. Viele Menschen huldigen der unrealistischen Auffassung, dass es ungesund oder unnatürlich sei, wenn man
tagein, tagaus mit Problemen leben muss. Aber das ist falsch. Das Leben
stellt jeden von uns vor Probleme und das ist völlig normal. Es kommt
jedoch oft vor, dass jemand, der glaubt, ein normaler Mensch habe keine Probleme, zu dem Schluss kommt, dass der Lebensstil, in dem wir alle gefangen sind, die Mühe nicht lohnt. Die meisten meiner Patienten
haben diesen negativen Glauben entwickelt. Er ist jedoch nicht eine Folge der Tatsache, dass man Probleme hat, sondern er entsteht aus dem
Gefühl heraus, dass man unfähig ist, mit diesen Problemen und den
Menschen, die sie aufwerfen, fertig zu werden.
Obwohl ich selbst solche Gefühle habe, wenn ich ein Problem richtig
angepackt habe, sträubt sich doch meine ganze Erfahrung als Psychologe gegen die Idee, dass die Menschen eine genetisch veraltete Art sind,
die eigentlich in einem früheren Zeitalter hätten leben sollen, als alles
noch einfacher war. Welch ein Unsinn! Ich akzeptiere nicht, dass wir
Verlierer sind, die kein glückliches Alltagsleben führen und die Probleme
nicht angemessen bewältigen können, die sich in unserem Zeitalter der
Industrialisierung, Verstädterung, Hygiene und Raumfahrt ergeben. Auf
Grund meiner beruflichen Erfahrungen und der naturalistischen Beobachtung der Tausenden von Menschen, denen ich in meinem Leben begegnet bin, komme ich zu einer viel vernünftigeren und realistischeren
Schlussfolgerung: Nicht nur die Erwartung, dass das Leben uns vor Probleme stellt, ist normal, sondern auch die Erwartung, dass jeder Mensch
fähig ist, diese Probleme zufrieden stellend zu meistern.
Ohne die angeborene Fähigkeit, mit allen möglichen Arten von Problemen fertig zu werden, wäre die Spezies Mensch längst ausgestorben.
In Gegensatz zu den Unkenrufen einiger Propheten des Weltuntergangs
sind wir Menschen die erfolgreichsten, anpassungsfähigsten, intelligentesten und zähesten biologischen Organismen, die je von der Natur erschaffen wurden. Wenn die Beweise und die allgemeinen Schlussfolgerungen der Anthropologen, Zoologen und anderer Wissenschaftler zutreffen, hat auf unserer Erde vor Äonen ein langes evolutionäres Ringen
stattgefunden, in dem die genetische Familie unserer menschlichen und
tierischen Vorfahren mit anderen Arten um das Überleben kämpfte, und
zwar unter den harten Bedingungen, die von den ökologischen Kräften
der Natur diktiert waren. Unsere Vorfahren haben diesen Kampf nicht
nur überlebt, sondern wurden durch ihn sogar gestärkt. Wir haben überlebt und uns durchgesetzt, während andere Arten ausgestorben oder fast
ausgestorben sind, weil wir sowohl physiologisch als auch psychologisch
für das Überleben unter jedweden Bedingungen konstruiert sind. Der
Mensch ist das Produkt von Generationen von Tieren, welche die Fähigkeit entwickelten, mit den Problemen, die eine harte Zeit und schwerste
Lebensbedingungen ihnen auferlegten, fertig zu werden. Mit Hilfe dieser
Fähigkeit, über die keine andere Lebensform in vergleichbarem Maße
verfügt, haben wir nicht nur unsere Erde, unsere Umgebung erobert,
sondern haben jetzt mit der Arbeit begonnen, diese unsere Welt und die
anderen Arten, die auf ihr leben, für zukünftige Generationen zu erhalten.
Was ist nun diese ererbte Fähigkeit der Problembewältigung, die den
Erfolg der Spezies Mensch zustande gebracht hat? Was haben wir mit
den aussterbenden Tierarten gemeinsam und welche Eigenschaften sind
nur dem Menschen vorbehalten? Eine Untersuchung des Konfliktverhaltens anderer Arten, insbesondere der Wirbeltiere, zeigt, dass die beiden Beteiligten kämpfen und der Schwächere schließlich die Flucht ergreift. Sowohl der Kampf als auch die Flucht sind für Tiere wirksame
Mittel im Umgang miteinander. Diese Formen der Konfliktbeseitigung
scheinen bei niederen Tierarten fast automatische, vorprogrammierte Reaktionen mit einem hohen Überlebenswert zu sein. Auch wir Menschen
kämpfen miteinander und flüchten voreinander, manchmal gezwungen,
manchmal aus freiem Willen; gelegentlich tun wir es offen, aber viel häufiger verbergen wir unsere Reaktionen.
Was uns jedoch am meisten von den anderen Arten unterscheidet,
sind zwei neue Fähigkeiten, die wir im Laufe unserer Entwicklung erworben haben: die Fähigkeit der Sprache und die Fähigkeit der Problembewältigung. Wir können uns miteinander verständigen und bei der
Bereinigung von Konflikten und Problemen zusammenarbeiten. Dies
sind die beiden wichtigsten Überlebensfähigkeiten, durch die der
Mensch sich von den anderen Arten unterscheidet.

9 Tipps, um sich freundlich von Gesprächspartnern zu distanzieren

Was aber können wir daraus für den praktischen Alltag im Umgang mit möglicherweise nervigen Mitmenschen folgern? Wer konsequenter “Nein” sagen lernen will, der sollte einfach die folgenden 9 Tipps beherzigen:

Tipp: Text als PDF (bitte Anleitung lesen!) oder zu diesem Text kompletten eKurs bzw, Reihe herunterladen. Aktionen oder News per Newsletter!

  1. Das Gespräch von Anfang an in richtige Bahnen lenken: Du willst höflich sein, aber nicht viel reden? Frage nie “Wie geht es Dir?” (das ist eine Einladung zu einem vertraulicheren Gespräch) sondern: “Was kann ich für Dich tun?”
  2. Schaue auf die Uhr. Nutze eine kleine Gesprächspause, um mit Bedauern festzustellen: “Oh, es ist ja schon so spät!”
  3. Wechsle in die Vergangenheitsform, verbunden mit einem Kompliment: “Es war sehr nett, mich mit Dir unterhalten zu haben.”
  4. Verweise auf die Zukunft: “Diese Diskussion sollten wir an anderer Stelle ausweiten” oder “Ein interessanter Gedanke, den sollten wir bei Gelegenheit weiterverfolgen.”
  5. Verweise auf Termine: “Ich muss mich jetzt leider verabschieden.” Schiebe nach: “Aber es war sehr interessant, wieder einmal mit Dir zu sprechen.”
  6. Mache klar, dass Du auch zukünftig an den Gesprächspartner denken wirst: “Ich maile Dir gleich noch die notwendigen Informationen zu!” Dabei ist natürlich wichtig, dass man sich auch an das Versprechen hält.
  7. Ein Kollege, für den Du jetzt keine Zeit hast, steuert auf Dein Büro zu? Demonstriere Zeitnot: Tue so – am besten mit Unterlagen unter dem Arm – als wolltest Du soeben das Büro verlassen.
  8. Gerade wenn Du Menschen nicht kennst, gibt es schnell Missverständnisse, weil Du ungewollt wunde Punkte anschneidest – und die können zu zeitraubenden Diskussionen führen. Beispielsweise schwärmst Du von den Spaziergängen mit Deinem Hund. Da sagt der Kollege: “Ach, Du bist auch einer von diesen Hundehaltern? Ich bin kürzlich von einem Hund gebissen worden.” Jetzt ist Fingerspitzengefühl gefragt, damit die harmlose Unterhaltung nicht zur Grundsatzdiskussion wird.
  9. Wenn Du daher merkst, dass Du ins Fettnäpfchen getreten bist: Sage etwas Beschwichtigendes, etwa: “Das kommt immer auch darauf an, wie so ein Hund erzogen ist.” Beharre dann aber nicht auf Deiner Position, sondern leite zu einem anderen, positiv besetzen Thema über.

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2 Antworten zu “Zeitraubende Gespräche vermeiden: Freundlich, aber bestimmt Distanz herstellen”

  1. Erik sagt:

    Uff. Von einem professionellen zu hören, man solle sich verstellen um Gespräche zu vermeiden und mit Unterlagen unter dem Arm so tun als würde man gleich das Büro verlassen müssen ist wirklich mehr als absurd. Viele Menschen wissen Körpersprache oder „Symbole“ wie auf die Uhr schauen gar nicht richtig zu deuten und empfinden eben solche als unhöflich.
    Als jahrelang Selbstständiger kenne ich jeden Grund warum Mitarbeiter und Kollegen einem die Zeit „stehlen“ möchten. Dies tun sie unbewusst, da nicht jedem klar ist, wie viel Andere auf dem Zettel haben.
    Mein einziger Tipp ist aufrichtige Ehrlichkeit: keine Zeit für Besucher im Büro, die über das Wochenende schwatzen wollen? Tür zu, Zettel an die Tür „ich bin grade wirklich in konzentrierter Arbeit vertieft. Komme bitte später wieder, wenn mein Input noch etwas warten kann. Vielen Dank“ – fertig. Ob du in der Zeit wirklich arbeitest oder im Internet surfst, bekommt dann auch keiner mit.

    Schon angequatscht worden aber noch viel auf der Liste? „Entschuldige bitte meine direkte Art, aber ich habe noch eine Menge zu erledigen wenn ich pünktlich Feierabend machen möchte und muss mich daher jetzt verabschieden. Wenn du magst sprechen wir später in der Kantine?“

    Wer sich von Menschen, die noch Arbeit zu erledigen haben, auf der Arbeit vor den Kopf gestoßen fühlt weil sie nicht mit einem quatschen möchten, hat andere Sorgen als eben solche. Wer dafür empfänglich ist und nicht weiß wie man so etwas abwimmelt, sollte seine Prioritäten überdenken.

    Ehrlichkeit wärt am längsten, was andere daraus machen sollte nicht euer Problem sein.

    • Simone Janson sagt:

      Hallo Erik, es gibt da unterschiedliche Ansichten, manchmal fehlt aber auch die Zeit für lange Erklärungen, manchmal sind diese schlicht nicht möglich, weil der andere sie nicht verstehen würde.

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