Zeitplanung & Leistungskurven: Organisieren Sie Ihren Tagesablauf

Wenn Sie wissen, nach welchen Kriterien Sie den Aufwand für Ihre Aufgaben bemessen, können Sie sich der eigentlichen Zeitplanung widmen. Und zwar unbedingt schriftlich.

Warum schriftlich planen weiterhilft

Eine schriftliche Planung hat mehrere Vorteile: Zum einen visualisieren Sie so Ihre Aufgaben und auch so die Zeitdauer dafür und halten dadurch Ihre eigenen Vorgaben besser ein. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie schon alles im Kopf haben. Wenn Sie Ihre Termine schriftlich fixiert haben, können Sie, wenn Sie plötzlich umplanen müssen, viel besser neue Termine festlegen und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Termine vergessen, wird geringer. Doch Planen bedeutet nicht, die Zukunft zu betonieren. Im Gegenteil: Wenn Sie flexibel auch Alternativen einplanen, können Sie auf Unvorhergesehenes besser reagieren.

Legen Sie zunächst die Reihenfolge der Aktivitäten fest. Orientieren Sie sich dabei zunächst an der Priorität, die Sie persönlich den einzelnen Aufgaben bemessen. Leider müssen Sie aber auch ein paar äußere Faktoren, zum Beispiel wann andere Menschen, mit denen Sie zusammen leben und arbeiten, Zeit haben, einkalkulieren. Überlegen Sie, auf welche Faktoren Sie gar keinen Einfluss haben (etwa Schulzeiten der Kinder) – diese sind feststehend. Andere können Sie eventuell ändern (Vielleicht Können Sie Kollegen auf einen besser passenden Termin vertrösten oder Kunden bitten, nochmal anzurufen). Erstellen Sie eine Checkliste, was Sie bei Ihrer Zeitplanung berücksichtigen müssen.

Checkliste: Faktoren, die für die Zeitplanung wichtig sind

• Welche Aufgaben haben für mich Priorität? (nicht ganz fest)
• Wann haben Mitarbeiter Zeit, mit denen ich zusammenarbeiten will? (nicht ganz fest)
• Wann haben wichtige Personen Zeit, die ich erreichen muss? (feststehend)
• Wann ist es sinnvoll, dass ich für Vorgesetzte oder Kollegen gut zu erreichen bin? (kann ich festlegen)
• Wann muss der Laden geschlossen sein – Ladenschlussgesetz) (absolut feststehend)
• Wann sind die Kinder in der Schule? (absolut feststehend)
• …

Dann erstellen Sie eine Liste Ihrer Aktivitäten. Halten Sie für jede Aktivität die Zeitdauer fest. Dabei gilt: Wie lange eine Sache dauert, ist nicht unbedingt von der Aktivität abhängig. Eher gilt, dass eine Sache so lange braucht, wie Zeit zur Verfügung steht. Andersherum können Sie auch jede Aktivität mit so viel Zeit ausfüllen, wie Sie wollen. Wenn Sie sich zum Beispiel für eine bestimmte Aufgabe einen kürzeren Zeitraum geben, gehen Sie in vielen Fällen effizienter an die Sache heran.

Wie lange dauert welche Aktivität?

Beispiel: Herrn W.’s tägliche Morgenbesprechung mit seinen Kooperationspartnern zieht sich endlos: Irgendetwas findet man schon, über das man reden kann. Viel sinnvoller wäre es, für einzelne Diskussionspunkte eine bestimmte Dauer festzulegen und in diesem Zeitrahmen dann eine Entscheidung zu treffen.

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