Wenn Sie wissen, nach welchen Kriterien Sie den Aufwand für Ihre Aufgaben bemessen, können Sie sich der eigentlichen Zeitplanung widmen. Und zwar unbedingt schriftlich.
Warum schriftlich planen weiterhilft
Eine schriftliche Planung hat mehrere Vorteile: Zum einen visualisieren Sie so Ihre Aufgaben und auch so die Zeitdauer dafür und halten dadurch Ihre eigenen Vorgaben besser ein. Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Sie schon alles im Kopf haben. Wenn Sie Ihre Termine schriftlich fixiert haben, können Sie, wenn Sie plötzlich umplanen müssen, viel besser neue Termine festlegen und die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Termine vergessen, wird geringer. Doch Planen bedeutet nicht, die Zukunft zu betonieren. Im Gegenteil: Wenn Sie flexibel auch Alternativen einplanen, können Sie auf Unvorhergesehenes besser reagieren.
Legen Sie zunächst die Reihenfolge der Aktivitäten fest. Orientieren Sie sich dabei zunächst an der Priorität, die Sie persönlich den einzelnen Aufgaben bemessen. Leider müssen Sie aber auch ein paar äußere Faktoren, zum Beispiel wann andere Menschen, mit denen Sie zusammen leben und arbeiten, Zeit haben, einkalkulieren. Überlegen Sie, auf welche Faktoren Sie gar keinen Einfluss haben (etwa Schulzeiten der Kinder) – diese sind feststehend. Andere können Sie eventuell ändern (Vielleicht Können Sie Kollegen auf einen besser passenden Termin vertrösten oder Kunden bitten, nochmal anzurufen). Erstellen Sie eine Checkliste, was Sie bei Ihrer Zeitplanung berücksichtigen müssen.
Checkliste: Faktoren, die für die Zeitplanung wichtig sind
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