12 Zeitmanagement-Tricks: Richtig organisieren und delegieren

Analysieren Sie Ihre Arbeit

Ein weit verbreiteter Irrtum ist es zu glauben, Zeitmanagement, ersetze den bisherigen Tagesablauf durch ein starres Gerüst an Vorgaben, an die man sich von nun an sklavisch zu halten habe. Das Gegenteil ist der Fall: Zwar gibt Zeitmanagement dem Arbeitsalltag eine Struktur, die nach und nach die bisherigen Lebensgewohnheiten ersetzen soll.

Doch das eigentliche Ziel besteht darin, die eigene Arbeitsweise genau zu analysieren und herauszufinden, wie man diese optimieren kann sowie überflüssige Aufgaben abzuschaffen oder zu deligieren. Wer sich dann daran hält, wird am Ende mehr Freiräume gewinnen, statt ständig seinem Zeitplan hinterherzulaufen.

Vom Studium bis zum Berufsalltag

Das fängt schon im Studium an: Die richtigen Kurse wählen, sich einen Studienplan zusammenstellen, der auch zu bewältigen ist, Vorlesungen und Seminare vor- und nacharbeiten, sich für Prüfungen anmelden, lernen, wissenschaftliche Texte schreiben – und das alles in der zur Verfügung stehenden Zeit. Daneben müssen sich viele ihr Studium mit Nebenjobs finanzieren und sollen sich auch noch mit Praktika auf den Beruf vorbereiten.

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Im Arbeitsalltag setzt sich das kaum schaffbare Pensum dann fort: Unterlagen und Verträge, Meetings und Telefonkonferenzen, Berichte schreiben, Verhandlungen führen, mit Kollegen diskutieren, Projekte entwickeln und pitchen – die Liste möglicher Aufgaben ließe sich unbegrenzt fortsetzen.

Mehr als man schaffen kann

Tatsächlich ist eines der größten Probleme beim Zeitmanagement ist dabei für viele, dass sie mehr Arbeit aufgebürdet bekommen, als sie schaffen können. Was hier hilft, ist freundlich, aber bestimmt “Nein” zu sagen oder seinerseits jemanden zu suchen, der einem bei der Erledigung von Arbeit hilft.

Ein anders Problem sind die häufigen Unterbrechungen und Ablenkungen, denen man im Büroalltag so ausgesetzt ist. Das Schwätzchen in der Kaffeeküche, dass ein wenig länger dauert – schließlich muss man ja up-to-date bleiben. Der Plausch beim Mittagessen mit anschließendem Schnitzelkoma. Und abends noch das Networking-Event.

Wichtiges von Unnötigem trennen

Wer da nicht konsequent wichtige Aufgaben von unnötigem Zeitvertreib trennt, kann schnell seine Ziele aus den Augen verlieren. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass man sich klar macht, welche Aufgaben wirklich wichtig sind.

Denn erst das versetzt einen in die Lage, die notwendigen Prioritäten zu setzen, um seine Zeit sinnvoll zu managen. Wichtig ist es allerdings, immer auch Puffer und Erholungs-Pausen einzuplanen.

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Sich Ablenkungen vom Leib halten

Manchmal muss man sich solche Ablenkungen auch gezielt vom Leib halten. Beispielsweise, wenn man bei der Arbeit durch unliebsame Gesprächspartner gestört und unterbrochen werden.

Was hilft: Treffen Sie sich im Büro des Gesprächspartners. Wenn Sie die Unterhaltung abbrechen wollen, sagen Sie einfach: “Ich sehe, Sie haben eine Menge zu tun. Es ist besser, wenn ich jetzt gehe”. Wenn das Gespräch in Ihrem Büro stattfindet, gehen Sie bei der Begrüßung auf den Gast zu. Bleiben Sie während der gesamten Unterhaltung stehen. Es ist unwahrscheinlich, dass Ihr Gegenüber sich setzt, wenn Sie es nicht tun.

10 Tricks fürs bessere Zeitmanagement

Insgesamt besteht gutes Zeitmanagement darin, zunächst seine Gewohnheiten zu analysieren und dann den eigenen Zeitplan zu optimieren. Wir zeigen Ihnen, wie das geht.

1. Zielssetzung: Machen Sie sich klar: Was ist Ihnen wichtig? Und was müssen Sie dafür tun? Ziele müssen Sie herausfordern, aber auch gleichzeitig realistisch und flexibel sein.
2. Das Zeittagebuch: Analysieren Sie über mehrere Wochen jeden Tag, womit Sie Ihre Zeit herumbringen. Schreiben Sie auf, wo, wann und wie lange Sie effizient arbeiten – und wann, wie oft und wie lange Sie dabei unterbrochen werden.
3. Effizienz messen: Kontrollieren Sie auch, ob Sie effizient genug arbeiten: Ist der Zeitaufwand für eine Aufgabe angemessen? Kommt am Ende das gewünschte Ergebnis heraus? Oder gibt es zu viele Pausen und Unterbrechungen?
4. Biorhythmus analysieren: Auch Ihr persönlicher Biorhythmus ist wichtig – und der ist bei jedem ein wenig anders. Wann arbeiten Sie besonders gut und wann klappt gar nicht?
5. Prioritäten setzen: Welche Ihrer Aufgaben sind wichtig, welche sind dringen? Und welche sind weder wichtig noch dringend? Sie werden feststellen: Manche unwichtigen Aufgaben können Sie genau so gut sein lassen.
6. Zeit planen: Planen Sie genau, wann Sie welche Aufgaben erledigen wollen und wie viel Zeit Sie dafür brauchen. Schreiben Sie es genau auf: Zuerst die wichtigen und dringenden, dann alle anderen.
7. Endpunkt planen: Gerade für längerfristige Projekte wie gilt: Definieren Sie einen Endzustand und überlegen Sie dann, welche Schritte notwendig sind um diesen zu erreichen.
8. Pausen machen: Es bringt wenig, wenn Sie arbeiten bis zum Umfallen. Planen Sie daher Phasen zur Regeneration ein. Planen Sie die Pausen auch nach Ihrem Biorhythmus.
9. Unvorhergesehenes einplanen: Oft passieren Dinge, die Sie gar nicht vorhersehen konnten. Verplanen Sie dabei nur 60 Prozent Ihrer Zeit, dann haben Sie noch Luft für sponate Ereignisse.
10. Ergebniskontrolle: Ist am Ende das gewünschte Ergebnis herausgekommen? Konnten Sie Ihre Effizienz steigern? Haben Sie weniger Stress? Wenn nicht, müssen Sie Ihr Zeitmanagement noch besser der Realität anpassen.
11. Störenfriede ausschalten: Vermeiden Sie unnötige Ablenkungen; Fragen Sie sich, ob der Plausch mit Kollegen oder das Netzwerktreffen am Abend wirklich so viel bringen.
12. Übung macht den Meister: Ärgern Sie sich nicht, wenn es mit dem Zeitmanagement nicht auf Anhieb klappt. Erst mit der Zeit lernen Sie, die Aufgaben, die Sie bewältigen können, realistisch einzuschätzen und Ihre Zeit optimal zu planen.