Nachhaltige Zeitmanagement-Tipps für Selbständige und Unternehmer: Mehr Geld durch Effizienz und Nachhaltigkeit



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Wir machen die Arbeitswelt menschlicher wie ökologischer und spenden – urkundlich belegt – Einnahmen für Aufforstung. Als Verlag Best of HR – Berufebilder.de® mit einzigartigem Buchkonzept, on-Demand eKursen und News-Dienst geben wir über 15 Jahre Erfahrung an unsere Kunden (u.a. Samsung, Otto, staatliche Institutionen) weiter. Von der Top20-Bloggerin Simone Janson, referenziert in ARD, ZEIT, WELT, Wikipedia.
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Zeitmanagement ist nur etwas für Leute, die zu viel Zeit haben, denken viele und gerade Selbständige – und übersehen dabei, dass Effizienz und nachhaltiges Wirtschaften erheblich zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt.

Nachhaltige Zeitmanagement-Tipps für Selbständige und Unternehmer: Mehr Geld durch Effizienz und Nachhaltigkeit Nachhaltige Zeitmanagement-Tipps für Selbständige und Unternehmer: Mehr Geld durch Effizienz und Nachhaltigkeit


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Hier schreibt für Sie: Simone Janson ist Verlegerin, deutsche Top20 Bloggerin und Beraterin für HR-Kommunikation. Profil

Wie Selbstorganisation und Zeitmanagement erheblich zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen

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Möglicherweise haben Sie schon öfter von Zeitmanagement gehört, aber bislang noch nie die Muße gehabt, sich damit zu beschäftigen. Als Selbständiger sollten Sie das aber, denn Zeit ist Geld – und es ist Ihr Geld und Ihre Zeit, die Sie durch eine schlechte Arbeitsorganisation verschwenden, nicht das Geld Ihres Chefs. Wie sich das auswirken kann, beweist jährlich aufs Neue die weltweite Produktivitätsstudie der amerikanischen Unternehmensberatung Proudfoot Consulting:

In Deutschen Unternehmen werden im Schnitt 32,5 Tage im Jahr verschwendet – durch Managementfehler wie zu viel Verwaltung, Doppelarbeit und endlose Konferenzen. Zeit ist Geld: 170 Milliarden Euro pro Jahr verliert die deutsche Wirtschaft dadurch. Dabei stehen die Deutschen im internationalen Vergleich noch gut dar: Weltweit werden 30 Prozent der geleisteten Arbeitszeit unproduktiv zugebracht.

Prozesse optimieren: Arbeitsorganisation im Griff

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Vielleicht sind Sie nur ein relativ kleines Unternehmen, vielleicht sogar ein Ein-Mann-Betrieb mit einer sehr überschaubaren Struktur und noch wenigen Aufträgen. Doch je höher die Umsatzzahlen Ihres Unternehmens werden, je mehr Kunden es hat und je mehr Aufträge Sie nebeneinander abwickeln müssen, sprich, je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto wichtiger wird es, dass Sie Ihre Arbeitsorganisation im Griff haben.

Denn je größer Sie werden, desto mehr Aufwand haben Sie auch: Der Bürokratische Aufwand wächst, etwa durch Forderungen des Finanzamtes oder das Einstellen von Mitarbeitern, Sie müssen mehr Akten anlegen, mehr Projekte verwalten, den Überblick über mehr Termine behalten und vieles mehr. Dann ist es gut, wenn Sie von vorneherein gut organisiert und strukturiert gearbeitet haben, am besten gleich in der Anfangsphase Ihrer Gründung. Denn wenn sich falsche Arbeitstechniken erst einmal einschleifen, ist es hinterher um so schwerer, diese Verhaltensweisen wieder zu ändern.

Ökologisches Wirtschaften auf dem Vormarsch

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Ein ebenso wichtiger Aspekt ist heutzutage nachhaltiges, ökologisches Wirtschaften: Immer mehr Unternehmer verstehen, wie wichtig es ist, sich aktiv für die Umwelt zu engagieren und diese Aktivitäten auch nach draußen zu tragen. Denn Unternehmer sind eine wichtige Säule der Gesellschaft.

Die umweltbewusste, effiziente Organisation aller Arbeitsabläufe will gut geplant und durchdacht sein. Nutzen Sie Phasen, in denen Sie wenig Aufträge haben, gezielt, um Zeitmanagementtechniken zu üben und Nachhaltigkeit zu implementieren, statt nur herumzusitzen und auf neue Kunden zu warten. Dann sind Sie vorbereitet, wenn Sie plötzlich von Aufträgen und Kunden überrannt werden.

Arbeitsorganisation im Griff = Unternehmen im Griff

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Aber selbst wenn Sie vorhaben sollten, ein Kleinstunternehmen zu bleiben, ist es wichtig, dass Sie Ihr Zeitmanagement im Griff haben: Denn je besser Sie Ihre Zeit planen, desto mehr können Sie in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit erreichen. Denn der Erfolg Ihres Unternehmens hängt nicht nur von Ihrer Fachkompetenz hat: „Wer seine Arbeitsorganisation im Griff hat, hat auch sein Unternehmen im Griff“, so ein (leicht abgewandeltes) Sprichwort. Nicht ohne Grund: Denn welchen Vorteil haben Sie, wenn Sie zwar viele Aufträge haben, aber nur wenig Geld dafür bekommen, weil Sie Ihren Zeitbedarf nicht richtig eingeschätzt und schlecht verhandelt haben? Oder was bringt Ihnen, wenn Sie zwar gut verdient, aber wichtige Termine beim Finanzamt vergessen haben? Und was haben Sie davon, wenn Sie zwar kompetent und engagiert sind, wichtige Entscheidungen aber immer wieder aufschieben und dadurch Kunden verlieren?

Die Gesundheit leidet mit

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Doch nicht nur die Produktivität, sondern auch Ihre Gesundheit leidet unter einem schlechten Zeitmanagement. „Natürlich“, werden Sie sagen, „jeder hat Stress, das ist heutzutage etwas völlig Normales. Wer Zeit hat, macht etwas falsch“. Tatsächlich ist es gerade unter Existenzgründern chic, mehrmals am Tag per Handy angeklingelt zu werden oder über die ständige Dauerbelastung zu klagen. Aber ist das auch sinnvoll? Tatsache ist: Wer sich nicht regelmäßige Auszeiten gönnte, bleibt auf Dauer nicht gesund und damit produktiv. Und damit ist der Erfolg des Unternehmens wieder gefährdet. Sorgen Sie daher für eine ausgeglichene Balance zwischen Arbeits- und Privatleben und trennen Sie beides – das ist als Selbständiger gar nicht so einfach, wie Sie vielleicht schon gemerkt haben. Nur dann können Sie auf Dauer motiviert und mit Freude arbeiten.

Als Selbständiger haben Sie bei der Gestaltung Ihrer Arbeitsorganisation einen klaren Vorteil: Sie sind nicht von den Vorgaben eines Vorgesetzen abhängig, sondern selbst der Chef und können so organisieren, wie es Ihnen am Besten passt. Das jedoch birgt auch einen Nachteil in sich: Sie müssen sich praktisch selbst organisieren, niemand zwingt Sie zur Arbeit und niemand hält Sie davon ab, zu viel zu arbeiten. Und Sie müssen alle Entscheidungen selbst treffen. Das kann auf Dauer belastend sein.

Organisation hilft, produktiver zu arbeiten

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Schließlich hilft eine optimale Arbeitsorganisation Ihnen nicht nur, besser und produktiver zu arbeiten, sondern auch, andere von Ihrer Qualitäten zu überzeugen. Wie eine optimale Wirkung auf andere, seien es Mitarbeiter oder Kunden, ist praktisch auch das Ergebnis einer guten Selbstorganisation. Denn: Andere Menschen merken Unsicherheiten sehr schnell – ob das nun fehlende Motivation und Ziele sind oder eine Schlechte Planung und Vorbereitung Ihrer Arbeit. Je stärker motiviert und überzeugt Sie von sich sind und je besser organisiert und vorbereitet Sie jedoch anderen begegnen, desto kompetenter wirken Sie nach außen und desto besser können Sie andere von sich überzeugen. Und je organisierter Sie selbst arbeiten, desto besser und effizienter können Sie auch Arbeitsabläufe mit anderen planen und durchführen.

Sie finden Zeitmanagementtechniken umständlich und glauben, sie haben dafür keine Zeit? Das erscheint Ihnen nur am Anfang so. Untersuchungen zeigen, dass Sie eine Arbeitstechnik einundzwanzigmal üben müssen, bevor Sie Ihnen in Fleisch und Blut übergeht. Dann machen Sie es ganz automatisch! Ihre bisherige, möglicherweise uneffektivere Arbeitsweise, haben Sie ja auch irgendwann gelernt. Probieren Sie doch einfach mal etwas Neues aus!

Schritte zum erfolgreichen Zeitmanagement

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Gute Arbeitsorganisation wirkt sich also gleich in mehrerlei Hinsicht auf den Erfolg Ihres Unternehmens aus. Schauen Sie sich dazu die folgenden Beispiele typischer Situationen von Selbständigen an. Sie machen klar, dass die optimale Organisation den Erfolg eines Unternehmens erheblich verbessern kann und dass Ihnen das Lesen dieses Textes dabei hilft. Vielleicht erkennen Sie sich in der einen oder anderen Situation ja wieder.

Vor dem Lesen dieses TextesNach dem Lesen dieses Textes
Herr A. schafft es einfach nicht, sich zur Arbeit zu motivieren. Morgen, Morgen ist seine Devise. Wie soll das so etwas werden?Herr A. hat sich bewusst gemacht, welche Ziele er hat und was dazu notwendig ist. Da er jetzt weiß, was er will, fällt es ihm viel leichter, darauf zuzusteuern und er schiebt auch unliebsame Arbeiten nicht mehr auf.
Herr S. schafft es nicht, neue Kunden zu gewinnen, da er selbst nicht recht von seiner Leistung überzeugt ist.Herr S. hat seine Stärken und Schwächen analysiert und weiß nun, was er kann und was nicht. Das motiviert ihn.
Frau P. ist unschlüssig, welche Projekte Sie annehmen soll und welche nicht. Daher wirkt Sie auf potenzielle Kunden oft unentschlossen und verzettelt sich bei verschiedenen Projekten. Ihr fehlt ein eindeutiges, klares Unternehmensprofil, dass Sie von der Konkurrenz abhebtFrau P. hat sich Ihre Ziele klar gemacht und weiß nun, was Sie will. Danach sucht Sie sich die Projekte aus und lehnt auch mal Projekte ab, die Ihr langfristig keinen Erfolg versprechen. Dadurch kann Sie sich besser auf das Wesentliche konzentrieren und erledigt Ihre Arbeit besser.
Frau L. ist oft müde und abgespannt. Sie arbeitet Tag und Nacht und dennoch wird Sie nicht fertig. Sie hat häufig das Gefühl, zu arbeiten und doch nichts hinzubekommen.Frau L. hat gelernt, Ihre Leistungskurve in Ihren Arbeitsrhythmus einzubauen, öfter mal Pausen zu machen und bewusst Übungen zur Stressreduktion zu machen. Seitdem arbeite Sie zwar weniger, aber produktiver.
Herr K. vergisst häufiger Termine und verliert sehr viel Zeit beim Suchen von Adressen, wichtigen Notizen und Arbeitsmaterialien.Herr K. hat sich ein effizientes Ordnungssystem geschaffen, in dem es ihm leicht fällt, Sachen abzulegen und wiederzufinden. Außerdem hat er nach einigem Herumprobieren den passenden Organizer für seine Adressen und Terminplanung gefunden.
Frau C. will, dass Ihre Kunden immer zufrieden sind. Wenn sich doch jemand beschwert, ist das ein schwerer Schlag für Sie, das sie mit eigenen Fehlern einfach nicht umgehen kann.Frau C. hat gelernt, auch zu Kunden mal „Nein“ zu sagen. Außerdem sieht Sie Beschwerden nun positiv als konstruktive Kritik, seit Sie gelernt hat, mit Fehlern umzugehen.
Herr F. Fühlt Sich von der täglich auf ihn zustürmenden Arbeit schlicht überfordert: Seine eigentliche Arbeit erledigen, die Buchhaltung erledigen, Kundentelefonate entgegennehmen, in der Branche stets auf dem neuesten Stand bleiben – das geht einfach nicht.Herr F. hat einen Mitarbeiter auf 400-Euro-Basis eingestellt, an den er einfach Arbeiten delegiert. Außerdem hat er die Bürokratie vereinfacht und weiß nun besser mit der täglichen Informationsflut aus Zeitungen, Branchenzeitschriften, Fachbüchern und eMails umzugehen. Für Kunden ist er nur noch eingeschränkt erreichbar.
Frau N. braucht sehr lange, um Entscheidungen zu fällen. Wenn die Entscheidung dann gefällt ist, denkt Sie häufig noch lange darüber nach.Frau N. hat systematische Entscheidungsfindungsmethoden für sich entdeckt. So kann sie sich ihren Entscheidungsprozess verdeutlichen. Und auch hinterher ist sie nun nicht mehr unsicher, sondern kann sich verdeutlichen, dass die Entscheidung wohlüberlegt war.

Welche Arbeit als Selbständiger auf Sie zukommt

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Vor allem wollten Sie sich natürlich selbständig machen, um Ihre Gedanken, Kreativität, Wünsche usw. zu verwirklichen. An viele andere Aufgabenfelder haben Sie vermutlich gar nicht gedacht. Viele aufgaben sind neu. Gelegentlich werden Sie sich überfordert fühlen. Denn neue Aufgaben laufen in der Regel noch nicht so routiniert ab wie bereits tausendmal gemachtes. Aber das ist genau der Sinn des Planens: Sie solle bestimmte Arbeitsgänge und Bewegungsabläufe einüben. Außerdem sollte dafür die Ausrüstung stimmen, d.h. ordentlich sein. Dafür ist Planung sinnvoll: Um Routine bei der Arbeit zu bekommen.

Ihre eigentliche fachliche Tätigkeit

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Als Berater ist es Ihr Hintergrundwissen, als Friseur die Fähigkeit, Haare zu schneiden: Die fachliche Tätigkeit macht den Kern Ihres Unternehmens aus, hierauf bauen Sie. Und das ist auch Ihre Haupttätigkeit. Doch Sie müssen Ihre Kompetenzen auch erhalten und verbessern, um sich damit gegen die Konkurrenz durchzusetzen: Daher ist es wichtig, dass Sie sich regelmäßig weiterbilden und sich mit anderen Fachleuten Ihrer Branche austauschen und sich über aktuelle Entwicklungen und zukünftige Trends in der Branche informieren. Denn darauf bauen Sie schließlich auf und daher gehört auch Weiterbildung in jedweder Form in Ihren Zeitplan.

Umgang mit Kunden

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Neben Ihren fachlichen Fähigkeiten ist es vor allem Ihre Fähigkeit gefragt, andere von Ihren Fähigkeiten zu überzeugen. Das geht nicht von heute auf morgen, Sie brauchen etwas Geduld um das Vertrauen Ihrer potenziellen Kunden zu gewinnen. Daher sollten Sie regelmäßig Zeit und Geld in entsprechende Werbemaßnahmen investieren. Wie das im einzelnen aussieht, ist von Branche von Branche verschieden: Als Inhaber eines Geschenkeshops sind liebevoll gestaltete Werbezettel für die Briefkästen sinnvoll, als Betreiber eines Internetportals sollten Sie sich mit Suchmaschinenoptimierung, eMails und Aktionen im Internet beschäftigen.

Bevor Sie Ihre eigene Werbekampagne starten, müssen Sie jedoch herausfinden, was die effektivste Form der Werbung wäre, beispielweise durch Erfahrungen von Fachleuten, indem Sie potenzielle Kunden fragen oder einfach durch ausprobieren. Die Werbemaßnahmen müssen geplant werden, ganz egal ob Sie die Werbung selbst in die Hand nehmen oder Fachleute beauftragen: Sie müssen die Werbemittel vorbereiten, indem Sie beispielsweise Handzettel entwerfen oder Inhalte festlegen und das Budget bestimmen. Selbst wenn Ihre Werbung nur ein Telefonanruf ist, sollten Sie vorher schriftlich festhalten und üben, was Sie sagen wollen. Erst nach der Planung kommt die Umsetzung. Der Zeitaufwand hierfür ist sehr unterschiedlich: Wenn Sie eine Sonderaktion auf einer Messe durchführen, müssen Sie natürlich mehr Zeit einplanen als wenn Sie eine Zeitungsanzeige schalten wollen.

Wichtig ist, dass Werbeaktionen regelmäßig durchgeführt werden. Gerade am Anfang machen Selbständige gerne den Fehler, die Werbung zu vernachlässigen, wenn es erstmal gut läuft. Das kann sich rächen, wenn Kunden plötzlich zur Konkurrenz wechseln, denn dann steht man unter Zwang, schnell etwas unternehmen zu müssen und das funktioniert häufig nicht. Besser: Planen Sie regelmäßige Aktionen ein, mit denen Sie sich bei Kunden in Erinnerung rufen und neue Kunden gewinnen – selbst wenn Sie gerade sehr viel zu tun haben. Bieten Sie auch immer einen guten Service und nehmen Sie Kundenbeschwerden als Verbesserungsvorschläge auf, dann gelingt es Ihnen, sich einen Kundenstamm zu erhalten. Und schließlich: Im alltäglichen Umgang mit Kunden ist Ihre Menschenkenntnis gefragt. Ohne die Fähigkeit, andere Menschen, vor allem Kunden, wenigstens einigermaßen richtig einzuschätzen und ihr Verhalten vorauszuahnen (was nicht immer gelingt) werden Sie langfristig nicht erfolgreich sein. Auch in diesem Bereich gibt es Weiterbildungen.

Technische Arbeiten

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Auch wenn Sie kein IT-Spezialist sind: Auch mit einem Computer sollten Sie sich heutzutage als Selbständiger auskennen oder zumindest jemanden an der Hand haben, der Ihnen hilft – ob es nun die Installation von Software oder die Erstellung und Pflege von Websites ist. Je besser Sie sich selbst mit dem Gerät auskennen, desto mehr Zeit sparen Sie langfristig, zum Beispiel weil Sie Ihre Website selbst aktualisieren können. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung müssen Sie über das Internet machen. Planen Sie also die Einarbeitung in grundlegende Funktionen ein.

Buchhaltung, Kostenkalkulation und Finanzierung

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Behalten Sie einen Überblick über Ihre Einnahmen und Ausgaben. Gerade wenn Sie Ihre Buchhaltung als Einnahmenüberschussrechnung beim Finanzamt einreichen, können Sie diese sehr leicht selbst erledigen und sollten das auch tun, um selbst den Überblick zu behalten. Sie müssen Sie wissen, welche laufenden Ausgaben Sie jeden Monat haben. Sie sollten auch so kalkulieren, dass Sie noch einen Notgroschen für unvorhergesehene Fälle haben. Damit machen Sie die Preise. Aber Sie sollten auch wissen, was Ihre Arbeit wert ist, damit Sie sich nicht zu billig verkaufen. Dass erfordert Recherchen nach den Preisen Ihrer Konkurrenten. Schließlich müssen Sie diese Preise Ihren Kunden nahe bringen, beziehungsweise mit diesen verhandeln. Und schließlich sollten Sie, falls Sie selbst das notwendige Kapital nicht aufbringen können, sich um eine entsprechende Finanzierung kümmern, etwa durch staatliche Förderungen oder Bankkredite.

Steuer- und Rechtsfragen

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Steuer und Rechtsfragen sind häufig so kompliziert, dass Sie in speziellen Fällen nicht darum herumkommen, einen Experten zu konsultieren. Das kostet natürlich Geld. Jedoch sollten Sie sich nicht uneingeschränkt auf Experten verlassen, sondern gerade bei allgemeinen Fragen auch selbst einen Überblick bewahren. Nutzen Sie entsprechende Informationsportale im Internet, entsprechende Publikationen, Weiterbildungs- oder Beratungsangebote, zum Beispiel Ihres Berufsverbandes. Stellen Sie sich aber vor allem mit den Behörden gut und halten Sie amtliche Termine, etwa beim Finanzamt oder der Arbeitsagentur immer ein. Behörden können Ihnen im Zweifelsfall unerwartet große Schwierigkeiten machen.

Planung und Organisation

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Sie müssen Ihre Zeit eigenverantwortlich so einteilen, dass Sie Ihre Zielvorgaben erreichen.. Zudem müssen Sie nicht nur Ihre eigene Arbeit organisieren, sondern diese auch mit Kunden, Kooperationspartnern und Mitarbeitern koordinieren. Daher sollten Sie sich ausgiebig mit den notwendigen Techniken, beschäftigen und diese üben. Denn auch wenn das erstmal Zeit kostet, langfristig sparen Sie Zeit

Wie sich eine optimales Zeitmanagement auch im Umgang mit Kunden und Mitarbeitern bezahlt macht

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Sie haben jetzt erfahren, wie ein optimales Zeitmanagement sich positiv auf Ihre Arbeitsorganisation und Ihre Produktivität auswirkt und damit auch entscheidend ist für den Erfolg Ihres Unternehmens. Doch wenn Sie Ihre Unternehmensorganisation im Griff haben, hilft Ihnen das auch, andere von Ihren Qualitäten zu überzeugen. Denn eine optimale Wirkung auf andere, seien es Mitarbeiter oder Kunden, ist praktisch auch das Ergebnis einer guten Selbstorganisation.

Denken Sie dabei nur an die Motivation: Wenn Sie nicht an den Erfolg Ihres Unternehmens glauben und nicht genügend motiviert sind, diesen auch durchzusetzen, können Sie kaum andere Menschen überzeugen, denn diese merken Unsicherheiten sehr schnell. Je stärker motiviert und überzeugt Sie von sich sind und je konsequenter Sie Ihre Ziele verfolgen, desto eher wirken Sie auch auf andere.

Optimale Planung und Vorbereitung wirkt sich positiv aus

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Und auch eine optimale Planung und Vorbereitung Ihrer Arbeit wirkt sich positiv aus: Stellen Sie sich nur vor, Sie müssten ein Kundengespräch führen oder einen Vortrag halten und sind überhaupt nicht vorbereitet: Sie wären schrecklich nervös und würden keinen besonders kompetenten Eindruck machen. Wenn Sie hingegen Arbeitsgänge gut durchdacht und vorbereitet haben, können Sie auch auf Kritik an Ihrer Arbeitsweise souverän reagieren, denn Sie wissen, ja was dahinter steckt. Und je organisierter Sie selbst arbeiten, desto besser und effizienter können Sie auch Arbeitsabläufe mit anderen planen und durchführen.

Wenn Sie Ihre Zeitplanung im Griff haben, wirken Sie zudem auch entspannter. Denn was würden Sie von einem Verkäufer halten, der die ganze Zeit im Laden hektisch um Sie herumwirbelt oder der Sie bei jeder Frage unfreundlich anblafft, weil er gestresst ist? Vermutlich würden Sie diesen Menschen unsympathisch finden und das Weite suchen. Und würden Sie sich als Mitarbeiter über einen ständig genervten Chef freuen? Vermutlich würden Sie eher unter einem schlechten Betriebsklima leiden uns weniger motiviert arbeiten. Da Sie als Unternehmer solche Effekte weder bei Kunden noch bei Mitarbeitern erreichen wollen, sollten Sie die Tipps zur Stressreduzierung beherzigen, denn auch Entspanntes Arbeiten trägt wesentlich zu Ihrem Unternehmenserfolg bei.

Ziele konsequent umsetzen

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Schließlich bedeuten Zielsetzung, Planung und Umsetzung auch, dass Sie konsequent handeln, beispielweise indem Sie auch einmal „Nein“ sagen oder zu Ihren Entscheidungen stehen. Das können Sie aber nur, wenn Sie sich Ihrer Ziele bewusst sind und Ihre Entscheidungen gut durchdacht haben. Konsequenz aber verschafft Ihnen bei Kunden und Mitarbeitern gleichermaßen Respekt.

Sie sehen, ein gutes Zeitmanagement ist nicht nur für Sie selbst von Vorteil sondern trägt auch maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens bei. Denn nur wenn Sie Ihre Organisation im Griff haben, wirken Sie nach außen auch fachlich kompetent und können so andere Menschen von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung überzeugen.


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