Zeitmanagement durch exakte Kommunikation – 8 Tipps: Warum wir oft nicht sagen, was wir meinen


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Eine klare Ansage ist das, was die meisten eigentlich wollen und die wenigsten richtig hinbekommen. Woran liegt es, dass wir oft nicht sagen, was wir meinen, sondern lieber herumdrucksen?

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Hier schreibt für Sie: Simone Janson ist Verlegerin, deutsche Top20 Bloggerin und Beraterin für HR-Kommunikation. Profil

Klare Kommunikation: Darum macht sie produktiver

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Es passiert immer wieder – im Alltag, im Job, in der persönlichen Beziehung: Wir sagen A, meinen eigentlich B und sind dann irritiert, dass unser Gesprächspartner gar nicht erst versteht, was wir wollen und am Ende vielleicht sogar C tut. Das Ergebnis sind häufig Zickereien, Streit und Machtspielchen, die unnötig Zeit kosten. Besser wäre es doch, gleich zu sagen, was wir eigentlich meinen, oder?

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Klare Kommunikation ist nämlich nicht nur verständlicher, sie hilft auch Zeit zu sparen, eben genau weil sie Missverständnisse verhindert. Doch gerade wenn Unmut oder Widerstand zu befürchten ist, neigen viele Menschen dazu, Wünsche oder Arbeitsanweisungen eher zu umschreiben als Klartext zu reden.

Achtung vor Weichmachern in der Kommunikation

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Typische Weichmacher-Beispiele sind etwa: „Ich würde mir wünschen, dass…“ statt „Bitte mach das…“ oder „Könntest Du das baldmöglichst machen“ statt „Bitte erledige das sofort“. Motto: „Der wird schon irgendwie verstehen, was ich meine“.

Tut der Kommunikationspartner in der Regel nicht. Denn die meisten Menschen verstehen eben nur das, was sie verstehen wollen, wenn man ihnen die Wahl lässt. Dann sind ihnen die Wünsche des anderen eben egal oder baldmöglichst ist eben nächste Woche und nicht sofort. Und daraus entsteht die paradoxe Situation: Vermeintlich Klar ausgedrückt, dennoch falsch verstanden worden.

Das Sender-Empfänger-Problem

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Doch es gibt eine Lösung für dieses Problem: Man kann solche „Weichmacher“ vermeiden und dennoch Leute überzeugt – etwa indem man für seine eigenen Ziele Akzeptanz schafft und gemeinsame Ziele in den Vordergrund rückt.

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Doch die wirklich spannende Frage dabei ist: Warum schaffen wir es nicht, anderen klipp und klar zu sagen, was wir erwarten und wollen, um dabei die Missverständnisse von Anfang an aus dem Weg zu schaffen? Dafür gibt eine Reihe von Gründen, die je nach Situation mehr oder weniger zum Tragen kommen und die man entsprechend reflektieren sollte. Auch deshalb, weil Viele eigentlich glauben, sie hätten sich doch klar ausgedrückt – und trotzdem hat der Gesprächspartner die Aussage nicht verstanden.

8 Tipps: Was steckt hinter den Kommunikationsfehlern?

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Nicht selten kommen bei solchen Missverständnissen mehrere der folgenden Motive zusammen:

  1. Unsicherheit: Oft steckt eigene persönliche Unsicherheit dahinter – man traut sich einfach nicht, sich durchzusetzen oder hat Angst vor einem eskalierenden Konflikt.
  2. Der Wunsch geliebt zu werden: Jeder Mensch will geliebt werden. Auch Chefs. Bei denen wird es allerdings problematisch, wenn sie Liebe von ihren Mitarbeitern erwarten und sich dafür verbiegen – indem sie z.B. klare Entscheidungen vermeiden, weil sie Angst haben, sich dadurch unbeliebt zu machen. Roland Jäger hat diesen Chef-Typus als „Kuschelchef“ sehr treffend beschrieben.
  3. Erwartungshaltung: Nicht selten wollen wir auch der impliziten oder offen geäußerten Erwartungshaltung unseres Gegenübers entsprechen – vor allem dann, wenn es sich dabei um den Chef oder andere wichtige Personen handelt. Umgekehrt haben aber wir oft auch implizite Erwartungen an andere – z.B. dass sie blind unseren Gedankengängen folgen können und schon verstehen, was wir meinen. Nur: Gedanken-Lesen kann niemand.
  4. Gesellschaft: Gelegentlich spielt, gerade auch bei Frauen, das gesellschaftliche Bild eine Rolle. Frauen sollen lieb, nett und freundlich sein, so das Klischee. Und um diesem Bild zu entsprechen und nicht als Zicke zu gelten, versuchen viele Frauen, ihre Meinung zu umschreiben, statt klar und offen zu sagen, was sie denken.
  5. Glaubenssätze: Viele Überzeugungen sind uns schon als Kind eingeimpft worden, wie Managementberaterin Claudia Hupprich zeigt. Wer als Kind zum Beispiel häufig das Wort verboten bekam, wird auch als Erwachsener Schwierigkeiten haben, sich durchzusetzen.
  6. Bequemlichkeit: Manchmal ist es auch reine Bequemlichkeit – wir wollen einfach keinen Streit und denken, das Problem werde sich schon von selbst lösen, wenn wir es nur freundlich anfangen. Ein gefährlicher Trugschluss.
  7. Stress: Sehr ähnlich ist das Motiv, wenn wir unter Zeitnot weiteren Stress und Konflikte vermeiden wollen und daher unsere Bitte zu wenig bestimmt vortragen. Das kann sich bitter rächen, wenn der Arbeitsauftrag, den man delegiert hat, dann doch nicht ausgeführt wird. Hinterher ist der Stress meist größer.
  8. Taktische Ziele: Nicht wenige Menschen versuchen auch aus taktischen Gründen, andere Menschen bewusst oder unbewusst zu manipulieren. Auch hier steckt oft Unsicherheit als Grundmotiv dahinter.

Fazit: Die eigene Unsicherheit oder Bequemlichkeit verbessern

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Wer also klar, verständlich und unzweideutig kommunizieren will und doch öfter mal falsch verstanden wird, der sollte sich überlegen, woran das liegt:

An der eigenen Unsicherheit, der Bequemlichkeit oder ähnlichen Motiven. Und dann daran arbeiten, die Kommunikationsfehler so gut wie möglich zu beseitigen. Viel Erfolg dabei!

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