Perfekte Vortrags-Präsentation in 7 Schritten: Folien-Drehbuch, aber spannend!

Auf Berufebilder.de hat u.a. Michael Moesslang vorgestellt, wie man spannend präsentiert. Doch wie sollte eine gute Präsentation überhaupt strukturiert sein? Wie sieht die Realität aus? Und wie vermeidet man die häufigsten Fehler? Zur perfekten Präsentation in 7 Schritten.

Erkenntnisse der Wissenschaft

Je weniger bei einer Präsentation zu sehen ist, desto besser kann man sich darauf konzentrieren, desto mehr bleibt in Erinnerung. Hier nun die Fortsetzung unserer 7 Tipps mit konkreten Umsetzungs-Hilfen.

Ein kritisches Wort vorab: Bereits im Jahr 2004 gelangte eine Studiengruppe an der University of New South Wales (Australien) zu der Erkenntnis, dass uns Folienpräsentationen überfordern.

Es sei kontraproduktiv, Informationen in einer Mischung aus akustischer, visueller und eventuell sogar noch bewegter Form zu vermitteln. Informationen würden besser verstanden, wenn man sie entweder akustisch oder visuell überbringe.

Warum uns Präsentationen überfordern

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Der Grund: Wenn Text und Sprache parallel laufen, dominiert das Geschriebene. Das gesprochene Wort verhallt und wird vergessen.

Aber: Folien sind nicht per se schlecht; denn sie kommen den Gewohnheiten des Menschen entgegen: der Mensch ist ein Augentier und nimmt visuelle Informationen besonders effizient auf.

Realitätscheck

Aber wie sieht die Realität aus? Folienpräsentationen sind oft von miserabler Qualität. Noch immer scheint sich das Vorurteil zu halten, dass die Anzahl an Folien und Informationen mit der Kompetenz des Referenten korreliert.

Außerdem sind die meisten Folienpräsentationen mit viel zu viel Text und Details gefüllt. Das Gegenteil ist aber der Fall, sowohl, was die Menge an Folien als auch deren Inhalt betrifft: Weniger ist mehr.

7 Tipps für gelungene Folienpräsentationen

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Viele Präsentations-Tipps vermitteln spezifische Trick und Kniffe für spannende Pointen oder Storytelling. Mir geht es eher um die allgemeineren Fragen, denn die Vielfalt an Themen für einen Folienvortrag macht spezielle Empfehlungen schwer möglich.

Aber das folgende Schema kann zumindest in den Fällen eine brauchbare Grundlage für die Gliederung Ihres Folienvortrags sein, in denen es um die Darstellung und Lösung eines Problems geht.

Klassische Fehler vermeiden

Dabei geht es vor allem um Eines: Vermeiden Sie klassische Präsentationsfehler. Was also ist dafür tun? Zunächst gilt es, den am häufigsten begangenen und schlimmsten Fehler bei Folienpräsentationen zu vermeiden: Folien dürfen nicht gleichzeitig als Handouts für die Teilnehmer genutzt werden.

Machen Sie sich unbedingt die Mühe und erstellen Sie zwei Arten von Dokumenten: Folien gemäß der folgenden Anleitung und Teilnehmerunterlagen, in denen Sie alle Details, Zahlen oder Grafiken unterbringen.

Schritt 1: Klären Sie, was Ihr Ziel ist

Nur, wer sein Ziel kennt, kann den Weg finden. Also: Machen Sie sich Gedanken darüber, was Sie eigentlich erreichen wollen.

Halten Sie inne und fragen Sie sich: “Wenn sich mein Publikum nur einen einzigen Satz merken könnte, welcher wäre das?” Die Antwort ist Ihr Ziel beziehungsweise Ihre Kernbotschaft.

Schritt 2: Klären Sie die Rahmenbedingungen

• Wie viel Zeit steht zur Verfügung?
• Wie viele Zuhörer werden erwartet?
• Welche Technik steht zur Verfügung (Beamer, Notebook, Mikrofon)?
• Wo findet der Vortrag statt?

Schritt 3: Klären Sie, wer Ihr Publikum ist

Wie bei allen Kommunikationsformaten und -arten ist es auch beim Erstellen von Präsentationen wichtig, sich zunächst einmal Gedanken über die Empfänger, also das Publikum, zu machen. Das ist gar nicht so einfach, wie es zunächst erscheinen mag, denn wir alle unterliegen dem sogenannten “Fluch des Wissens”:

Wir wissen einfach zu viel über unser Fachgebiet und können uns nicht (mehr) vorstellen, dass andere weniger wissen. Nähern Sie sich also Ihren Zuhörern an, indem Sie möglichst viel über sie herausfinden:

• Alter
• Geschlechtsverteilung
• hierarchische Stellung,
• Verhältnis von Theoretikern zu Praktikern
• Fachbereich
• Aufgeschlossenheit gegenüber Ihrem Thema (Vorurteile, Einwände, Empfindlichkeiten, Widerstände)
• Vorwissen und Erfahrungen
• Motive für die Teilnahme (freiwillig, gezwungen)
• Interessenskonflikte zwischen Teilnehmern

Schritt 4: Sammeln Sie Stoff und entwickeln Sie ein “Drehbuch”

Halten Sie Ihre ersten Überlegungen auf Papier fest – wer gleich mit dem PC arbeitet, ist bereits zu sehr der klassischen “PowerPoint-Denkweise” verhaftet. Allein die Tatsache, mit einem Stift zu arbeiten, macht kreativer.

Besser ist es, die Gedanken auf Papier oder, noch besser, auf Post-its festzuhalten. Wenn Sie diese an eine Tafel oder Wand kleben, haben Sie gleich einen guten Überblick über den Gesamtvortrag. Verwenden Sie für jeden Gedanken, also für jede Folie einen eigenen Zettel.

• Wie lautet das Thema?
• Warum ist das Thema wichtig für die Zuhörer?#
• Was ist das Problem?
• Wie hat sich das Problem ergeben?
• Wie ist das Publikum betroffen?
• Welchen Nutzen haben die Zuhörer von der Lösung des Problems?
• Was kann getan werden?
• Welches sind die Alternativen?
• Wie sieht die zu treffende Wahl aus?
• Wie sieht die Lösung konkret aus?
• Warum ist es die beste Lösung?
• Was würde die Lösung bringen?
• Was wäre zur Umsetzung erforderlich (zeitlich, finanziell, personell)?

Schritt 5: Komprimieren Sie Ihre Stoffsammlung zu Thesen

Nun gehen Sie daran, den gesammelten Stoff den einzelnen Gliederungspunkten zuzuordnen. Hinsichtlich der Anzahl an Folien gibt es in Theorie und Praxis recht widersprüchliche Empfehlungen. Grundsätzlich gilt: “When in doubt, cut it out!”

Wenn Sie daran zweifeln, ob eine Folie erforderlich ist, dann denken Sie daran: “In wirklich guten Präsentationen wird etwas gezeigt, was sprachlich nicht besser dargestellt werden könnte.” Die Gütefrage lautet also: Erleichtert eine Folie dem Publikum das Verständnis, trägt sie dazu bei, meine Inhalte schneller/besser zu vermitteln?

Häufig zitiert wird auch die 10-20-30-Regel von Guy Kawasaki; sie besagt, dass eine Folienpräsentation nicht mehr als 10 Folien umfassen, unter 20 Minuten dauern und eine Schriftgröße von mindestens 30 Punkt aufweisen sollte.

Schritt 6: Stellen Sie Ihre Thesen visuell dar

Verzichten Sie auf alles, was Leseenergie frisst, wie etwa Logos, kleine Bilder, Legenden, Verzierungen, Schatten, Boxen, Fußzeilen und Ähnliches. Sogar Überschriften sind meines Erachtens nicht erforderlich – Sie sind schließlich anwesend und erklären, was zu sehen ist.

Folien sollten sein wie Verkehrsschilder: Schnell und einfach zu verstehen. Trennen Sie sich daher von allem, was nicht unbedingt erforderlich ist.

Unterschiede sind wichtig!

Verzichten Sie auf einen “Master”: Die menschliche Wahrnehmung verarbeitet in der Regel jedes Bild komplett neu. Wenn allerdings große Teile immer wieder gleich aussehen, schlussfolgert das Gehirn “Kenne ich schon” und schaltet ab.

Gestalten Sie Ihre Folien also unterschiedlich. Lediglich die erste und letzte Folie sollten im “Corporate-Idendity-Kleid” (Schriften, Farben, Logo) erscheinen, dazwischen ist Abwechslung gefragt.

Kontraste und harmonische Farben

Wählen Sie einen weißen/hellen oder dunklen Hintergrund. Sie können auch eine Signalfarbe (hellgrün, orange) wählen – entscheidend sind deutliche Kontraste, sodass die Schrift beziehungsweise Bildelemente gut zu erkennen sind.

Verwenden Sie Farben, die miteinander harmonieren – dies sind diejenigen Farben, die sich im Farbkreis gegenüberliegen, wie etwa orange und blau oder grün und rot.

Weniger ist mehr!

Schreiben Sie nie mehr als 40 Wörter auf eine Folie. Idealerweise kommen Sie mit weniger als 20 Wörtern aus. Einige Experten sagen: Der Inhalt einer Folie sollte in weniger als zwei Sekunden erfasst werden können.

Verwenden Sie einen großen Schriftgrad, mindestens 24, besser noch 30 Punkt. Das fördert nicht nur die Lesbarkeit, sondern beschränkt auch den Platz, der Ihnen zur Verfügung steht – so sind Sie automatisch zur Selbstbeschränkung gezwungen. Verwenden Sie zudem einen großen Zeilenabstand.

Bilder und Grafiken

Verwenden Sie nie mehr als 7 Informationsteile (Zeilen/Textblöcke, Bilder, Grafiken, Symbole…), weil die Kapazität des Arbeitsgedächtnisses auf 7 (+/- 2) Elemente beschränkt ist.

Bauen Sie ganzseitige Bilder (Fotos) ohne Beschriftung in den Vortrag ein. Das Bild sollte Spannung aufbauen und für sich wirken – Sie liefern mit Ihrem Vortrag die Erklärung dazu. Wenn Sie keine ganzseitigen Bilder, sondern nur kleinere Ausschnitte verwenden, so ordnen Sie die Bildelemente asymmetrisch, also nicht zentriert, an.

Schritt 7: Halten Sie einen Probevortrag und korrigieren Sie Ihre Folien

Je wichtiger Ihre Präsentation ist, desto mehr Zeit sollten Sie investieren, um sie einzuüben und zu verbessern. Bitten Sie Kollegen, Bekannte oder Freunde um ihr Urteil. Versuchen Sie, Ihren Vortrag frei zu halten.

Wenn Ihnen dies nicht gelingt, so fertigen Sie sich einen Sprechzettel an, allerdings ohne ausformulierte Sätze, sonst besteht die Gefahr, dass Ihr Vortrag zu “hölzern” oder monoton klingt. Prüfen Sie abschließend, ob Ihre Präsentation fehlerfrei ist, und zwar in Bezug auf Inhalt und Dramaturgie, Rechtschreibung und Zeichensetzung sowie Form und Lesbarkeit.

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