Urlaubsstellvertretung organisieren: Entspannte Rückkehr aus den Ferien [+Checklisten]

Sie kennen die stressige Situation, nachdem Sie einige Wochen in Urlaub waren und plötzlich wieder ins Bürochaos geworfen werden. Was helfen kann: Eine Stellvertretung organisieren.

Gute Organisation vorab verhindert Stress nach dem Urlaub

Drei Wochen Ferien, gut erholt und dann das: Plötzlich gibt es wieder viele Aufgaben zu erledigen, um bei den Aktivitäten im Büros auf dem Laufenden zu bleiben. Ein überfüllter Posteingang, verpasste Aktualisierungen von Projektteams, wichtige verpasste Informationen mit Deadlines und neue Arbeitsaufträge. Sprich, das Chaos hat einen spätestens an Tag 1 nach dem Urlaub wieder, die Erholung ist dahin.

Was kann man tun? Einfache Antwort: Indem Sie einen Stellvertreter für den Job organisieren. Dies erfordert jedoch einiges an Kommunikation. Im Einzelnen kann der Stellvertreter z.B. folgende Aufgaben übernehmen:

• Projekte händeln.
• Wichtige eMails beantworten. Bei weniger wichtigen eMails kann zum Beispiel Abwesenheitsschaltung helfen.
• Wichtige Termine organisieren
• An Meetings teilnehmen.
• Kundengespräche führen.
• …

Übergabetermin und -dokument vorbereiten

Um eine reibungslose Urlaubszeit zu gewährleisten, sollte man ein oder zwei Tage zuvor genügend Zeit einplanen, um alles Wichtige zu klären. Um einen reibungslosen Übergang zu ermöglichen, hilft etwa ein Dokument mit allen wichtigen Aspekten der offenen Projekte und Schritte. Dadurch wird sichergestellt, dass alle relevanten Fragen beantwortet werden und der Stellvertreter sich seiner Verantwortung während der Abwesenheit voll bewusst ist.

• Feedback einholen: Feedback ist ein wichtiger Bestandteil jeder Arbeit. Es kann einer Person helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern und mit ihren Aufgaben Schritt zu halten. Außerdem wird Feedback oft als Hilfsmittel eingesetzt, um Erfolg und Fortschritt zu messen. Wenn man an einem Projekt arbeitet und eine Übergabe machen will, ist es wichtig zu wissen, wo man sonst noch Feedback erwarten kann. Das können Kollegen, Vorgesetzte und sogar Kunden sein.
• Wie genau sieht der Arbeitsauftrag aus? Außerdem ist es wichtig zu wissen, was in Auftrag gegeben werden muss, um mit einem Projekt voranzukommen. Zu wissen, wo die Informationen gespeichert sind, kann auch ein nützliches Instrument sein, um sicherzustellen, dass das Projekt auf die effizienteste Weise abgeschlossen wird. Der direkte Zugriff auf die Dokumente kann viel Zeit sparen und unnötige Komplikationen verhindern.
• Wo finde ich wichtige Informationen: Für die reibungslose Übergabe ist es wichtig klar, zu stellen, wo sich alle notwendigen Informationen befinden. Zum Beispiel ist es unbedingt notwendig, zu wissen, welche Passwörter für die mit dem Projekt verbundenen Dienste benötigt werden.
• Wichtige Ansprechpartner: Schließlich ist es wichtig, die Namen und Telefonnummern aller mit dem Projekt in Verbindung stehenden Personen zu kennen.

eMail-Berechtigung erteilen

Im Laufe eines jeden Urlaubs wird der E-Mail-Posteingang immer voller. Innerhalb weniger Tage häufen sich eine Vielzahl von Elementen wie Newsletter, Zahlungsläufe, Kalendereinladungen und Berichte von Projekten an. Es ist daher wichtig, dass ein Stellvertreter während der Feiertage vorübergehend Zugriff auf die E-Mails erhält. Eine Mitarbeiterin erzählte mir:

Als ich zurückkehrte, stellte ich erfreut fest, dass mein Stellvertreter gute Arbeit geleistet hatte: Ich hatte nur 9 ungelesene E-Mails, die auf mich warteten. Wären es 150 gewesen, wäre es überwältigend gewesen. Die E-Mails, bei denen Handlungsbedarf bestand, waren deutlich blau markiert, und dank der in dem Dokument enthaltenen Informationen konnte sie auf eine Reihe von ihnen antworten. Newsletter und andere Informations-E-Mails wurden in den Ordner “Info” weitergeleitet, so dass ich leicht auf sie zugreifen konnte. Außerdem wurde der Posteingang an der Stelle offen gelassen, an der ich vor den Ferien aufgehört hatte, und die beiden Urlaubswochen blieben ungeöffnet. Dies war eine große Hilfe für den Arbeitsablauf.

Übergabetermin bei Rückkehr

Der Übergabetermin nach dem Urlaub ist in Bezug auf die Ergebnisse analog zum Übergabetermin vor dem Urlaub. Bei diesem Termin werden alle ungelösten Fragen, die neuesten Ereignisse und ausstehende Aufträge behandelt. Ich habe diese Maßnahmen in drei umfassenden Checklisten zusammengestellt.

Checkliste: Vor dem Urlaub

• Verfassen Sie ein Übergabedokument (einschließlich der oben genannten Daten)
• Senden Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über die Abwesenheit und geben Sie die Kontaktdaten der vorgesehenen Vertretung an
• Leiten Sie Anrufe um
• Vergabe von Zugangsberechtigungen: E-Mail, SAP und andere relevante Softwareanwendungen.

Checkliste: Während Abwesenheit

• Organisieren Sie E-Mails in zwei Kategorien: “offen/zu beantworten” und “Aktualisierungen”.
• Verzögern Sie die Beantwortung von Kalenderanfragen, aber heben Sie sie mit einer bestimmten Farbe hervor.
• Behalten Sie den Überblick über neue Aufgaben, indem Sie sie dokumentieren.

Checkliste nach den Ferien

• Übergabetermin / Briefing

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