MEINUNG! Diplom-Informatiker & IT-Consultant Lukas Pustina: “Unternehmen könnten bei Arbeitsorganisation & IT einiges besser machen!”

Technische Neuerungen und gesellschaftliche Umwälzungen stellen auch Unternehmen vor neue Herausforderungen. Diplom-Informatiker und IT-Consultant Lukas Pustina gibt im Interview Tipps für effizentere Arbeitsorganisation, die optimale IT-Lösung für Unternehmen und die Sicherheit von Online-Backups.

Lukas Pustina ist Diplom-Informatiker und promoviert zur Zeit im Bereich eingebetteter Systeme. Er ist seit zehn Jahren IT-Consultant und hat dadurch tiefe Einblicke in die Arbeitsweise unterschiedlichster Unternehmen gewonnen. Über diese Einblicke und seine Schlussfolgerungen für ein zeitgemäßes Arbeitsumfeld schreibt er regelmäßig in seinem Blog.

Herr Pustina, was machen Unternehmen denn falsch, wenn es um effiziente Arbeitsorganisation geht?

Ich glaube das Adjektiv “falsch” ist zu streng. Aber es gibt Einiges, das Unternehmen noch nicht richtig machen. Die Technik hat sich rasant entwickelt, aber wie nutzen sie bisher nur für alte Arbeitsweisen. Zum Beispiel ist für viele die eMail nach wie vor nur ein Ersatz für den Brief. Das sieht man auch bei der aktuellen Einführung der ePost. Die Internet– Technologien bieten aber weit aus mehr als Briefersatz. Schnelle Teamarbeit über Kontinente hinweg kann viel mehr leisten.

Aber nicht nur die Technik hat sich rasant geändert, sondern auch die Jobanforderungen sind gewachsen. Schon heute sind viele Arbeitsabläufe sehr komplex und können nur von Experten gelöst werden. Ich spreche hier nicht nur von technischen Berufen. Sinngemäß kann man vielleicht sagen, dass die routinemäßige Fabrikarbeit durch die fall- bzw. projektorientierte Wissensarbeit abgelöst wird. Hierbei ist insbesondere auch wichtig, dass wir kaum noch Aufgaben alleine, unabhängig von anderen lösen können. Wir müssen mit Experten in Teams zusammenarbeiten.

Die technischen Veränderungen wirken sich also auf die gesamte Arbeitsorganisation aus?

Ja, denn mit dieser Umstellung geht allerdings ein notwendiger Kontrollverlust seitens der Unternehmen einher. Im Gegensatz zur manuellen Arbeit erfordert die Wissensarbeit viel Kreativität und einen freien Geist. Über diese kann man jedoch nicht jederzeit frei verfügen, sondern man ist von menschlichen Faktoren abhängig: Mal hat man gute, mal schlechte Tage; mal geht es morgens gut, mal abends.

Dies passt aber nur schlecht in die gewohnte 9-to-5 Arbeitswelt. Wer Höchstleistungen von seinen Mitarbeiten wünscht, muss ihnen deswegen auch die notwendige Freiheit gewähren. Dies ist sicherlich eine große Hürde für Unternehmen, die mit der Unternehmensgröße wächst. Wir müssen uns daran gewöhnen, ergebnisorientiert zu arbeiten. Wann und wo ein Mitarbeiter seine Arbeit erledigt, muss ihm überlassen werden, solange er seine Aufgaben erledigt. Es ist also ein größeres Vertrauen in die eigenen Mitarbeiter notwendig.

Teamarbeit über Kontinente hinweg – klingt gut: Welche Tools empfehlen Sie da genau?

Ein ganz wichtiger Punkt ist die Datensynchronisation. Sobald man an mehr als einem Ort arbeitet, muss man seine Arbeitsergebnisse zusammentragen. Ganz konkret kann ich für den Bereich Datensynchronisation und Datensicherung Dropbox, JungleDisk und Crashplan empfehlen. Es sind vom Umfang kleine, ausgereifte Lösungen, die genau eine Sache machen – die aber besonders gut! Ich nutze für meine persönliche Arbeit Dropbox. Es ist extrem leicht zu bedienen und arbeitet völlig transparent im Hintergrund; ich merke es gar nicht und dennoch sind meine Daten auf allen Rechnern stets aktuell. Für den Unternehmensweiten Einsatz empfehle ich JungleDisk. Es erlaubt eine zentrale Verwaltung der Datensynchronisation und sämtliche Daten werden ausschließliche verschlüsselt übertragen. So bleibt das Unternehmen Herr seiner Daten.

Unternehmen sollen Ihre sensiblen Daten also dem Internet anvertrauen? Ist das nicht ein wenig gewagt?

Zu allererst gilt: Datensynchronisation muss so einfach wie möglich sein; am besten oder Interaktion. Sobald man etwas einstellen, konfigurieren oder regelmäßig ausführen muss, schleichen sich Fehler ein. Es ist einfach menschlich, dass wir bei Routineaufgaben Fehler machen.

Heutige Festplatten haben Kapazitäten von bis zu 2 Terabyte. Schaltet man mehrere Festplatten zusammen, so ist es selbst für kleine Unternehmen leicht 10 TB und mehr Daten zu speichern. Was jedoch bei dieser Betrachtung übersehen wird ist die Datensicherung. Diese Datenmengen lassen sich kaum noch ökonomisch sinnvoll und zuverlässig sichern. Dabei genügt es nicht, regelmäßig den Datenbestand auf andere Datenträger zu überspielen, sondern man muss auch Revisionen (d.h. Änderungen an Dateien) speichern.

Und wo liegt da der Vorteil bei Online-Backups?

Das erkläre ich am besten mal an einem Beispiel: Meine Steuererklärung mache ich nur einmal im Jahr. Deswegen greife ich bestimmte Daten nur einmal im Jahr zurück. Wenn ich jedoch Pech habe, hat ein Virus diese Dateien beschädigt und ich merke es erst ein Jahr später. Mein Backup muss also in der Lage sein, diese ein Jahr alte Datei wiederherzustellen. Bei 2 TB über ein Jahr ist dies eine echte Herausforderung.

Online-Backups haben hier den Vorteil, dass sie mich von dieser schwierigen Aufgabe befreien und sie von Experten erledigt wird. Natürlich ist dies mit einem gewissen Kontrollverlust verbunden, aber mal ehrlich: Wer hat wirklich Kontrolle über seine Daten. Sobald komplexere IT-System eingesetzt werden, also spezielle Systemadministratoren oder sogar Systemhäuser die Wartung übernehmen, hat man nur noch gefühlte Kontrolle. EDV ist und bleibt eine Vertrauenssache.

Das überzeugt mich noch nicht ganz: Ist ein Online-Backup wirklich eine sichere Alternative?

Informationssicherheit ist gerade für Unternehmen entscheidend. Grundsätzlich sollten Daten niemals unverschlüsselt aus dem Unternehmen herausgegeben werden. Zum Glück ist diese Sorge auch den Dienstleistern bekannt, so dass etwas JungleDisk oder Crashplan — Software für Online-Backups — zuerst immer verschlüsseln, bevor sie gesendet werden. Auf diese Weise profitiert man von der Online-Sychrnonisation und -Datensicherung und ist dennoch der einzige, der die Daten wirklich lesen kann.

Abgesehen von der Datensicherheit: Was können Unternehmen sonst noch besser machen, um Arbeit effizient zu organisieren?

IT wird mit jedem Jahr komplexer und fehleranfälliger, unsere Abhängigkeit aber zunehmend größer. Man sollte sich als Unternehmer ausrechnen, wie viele Mitarbeiterstunden verloren gehen, falls die IT nur für einen Tag ausfällt; von der Frustration ganz abgesehen. Deswegen empfehle ich meinen Kunden weg vom Selbstmanagement hin zu spezialisierten Dienstleistern zu wechseln.

Brauchen große Unternehmen andere Softwarelösungen als kleine?

Grundsätzlich nicht, die Anforderungen sind im Grunde die gleichen. Man sieht es an einigen, auch größeren amerikanischen Firmen, die teilweise oder komplett auf Google Apps umsteigen. Die entscheidende Frage ist auch da wieder, ob man bereit ist, seine Daten dritten anzuvertrauen. Das kann man nur von Fall zu Fall und nicht allgemein beantworten. Zum Beispiel hängt das auch davon ab, wie sensibel die jeweiligen Daten sind.

Google bietet seine Dienstleistungen ja Größtenteils und es gibt für viele Anwendungen auch kostenlose Open-Source-Lösungen – muss es da immer die teuere Software sein?

Grundsätzlich ist Open-Source Software genauso leistungsfähig wie kommerzielle Software. Aber den Ausschlag sollte kein Vergleich von Anschaffungskosten geben. Die tatsächlich relevanten Kosten sind Wartungskosten über die Zeit. Hierbei ist Open-Source Software nicht zwangsläufig günstiger, da aus meiner Erfahrung die Qualifikation der IT-betreuenden Mitarbeiter höher sein muss – was dann auch wieder entsprechend mehr kostet. Wie viel Geld ein Unternehmen ausgeben muss, kann man nur anhand der speziellen Bedürfnisse des konkreten Unternehmens beantworten.

Zum Abschluss: Wie sieht denn Ihre persönliche Arbeitsweise aus?

Meine Arbeitsweise folgt grundsätzlich immer dem gleichen Schema. Ich versuche dabei stets so einfach wie möglich zu arbeiten. Ich stehe morgens sehr früh auf und beginne schnell mit der wichtigsten bzw. größten Tagesaufgabe. Ich arbeite meist im zu hause oder im Büro. Es gibt aber Tage, an denen fällt mir dort die Decke auf den Kopf und ich brauche eine anderen Umgebung. Einer meiner bevorzugten Arbeitsplätze ist dann die Universitätsbibliothek.

Ich arbeite solange bis ich Hunger bekomme oder mein Kopf nicht mehr konzentriert ist. Dann mache ich eine Pause. Nachdem Mittagessen während der Mittagstiefs erledige ich Kleinigkeiten, schreibe eMails etc. An schlechten Tagen, wenn mir nichts gelingen will, gehe ich nachmittags anstatt abends zum Sport. Auf diese Weise nutze ich die Zeit sinnvoll anstatt untätig im Büro zu sitzen.

Am Abend gehe ich meine Notizen des Tages durch und bereite den nächsten Tag vor. Auf diese Weise kann ich am nächsten Morgen direkt starten. Um an allen Orten die gleiche Arbeitsbedingungen zu nutzen, setze ich Dropbox ein. Sensible Daten oder grundsätzlich alle Kundendaten, verschlüssele mit Hilfe von Truecrypt — Open-Source Verschlüssungssoftware — bevor die Daten in Dropbox abgelegt werden. Meine Notizen, Gedanken und Erfahrungen halte ich mit Evernote fest; einer Notizverwaltung, die alle Notizen automatisch und transparent zwischen meinen Rechnern und meine Smartphone austauscht. Für meine Aufgabenverwaltung nutze ich Remember the Milk. Es ist sehr leichtgewichtig und simple zu bedienen.

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