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Strukturieren Sie Ihre Ablagesysteme in gleicher Weise: Das Kessler-Zwillinge-Gebot


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“Uff, wo ist nur…” – kennen Sie das? Wenn Sie auch zu denen gehören, die in verschiedenen Ablagesystemen immer wieder Sachen suchen, dann organisieren Sie Ihre Ablage doch wie die Kessler-Zwillinge. twins


Hier schreibt für Sie:

 

MN Däfler 2014-03-17 farbigProf. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main.

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Bekannt für absolute Sychronität

Für all jene unter meinen Lesern, die Schlaghosen und Wählscheibentelefone nicht mehr kennen, kurz zu Erläuterung: Die 1936 geborenen Zwillingsschwestern Alice und Ellen Kessler waren zwischen den 1950ern und 70ern sehr bekannte Revuetänzerinnen, die nicht nur in Deutschland, sondern sogar in Amerika große Erfolge feierten.

Ihr Markenzeichen waren ein brillant-synchroner Tanzstil und ihre frappierende Ähnlichkeit. Fremde konnten sie nur schwer auseinanderhalten – sie glichen einander wie ein Ei dem anderen. Und genauso sollte es auch bei der Struktur Ihres Ablagesystems sein.

3 verschiedene Ablagesysteme

Die meisten Büroarbeiter müssen mit mindestens drei verschiedenen Ablagesystemen arbeiten:

  1. der klassischen Papierablage, also Hängemappen, Ordner, Stehsammler …
  2. der Ordner-Struktur in ihrem E-Mail-Programm (wie Outlook oder Lotus Notes) sowie
  3. den Verzeichnissen auf ihrem PC.

Wer suchet, der findet… oder?

Da gibt es nun beispielsweise einen Vertragsentwurf, der mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde und auf der Festplatte schlummert.

Die zugehörige interne und externe E-Mail-Korrespondenz lagert in Outlook und der unterschriebene Papiervertrag in einem Ordner. Wenn nun zu diesem Vertrag Fragen auftreten, muss man alle drei Quellen anzapfen, um die nötigen Informationen zu erhalten.

Wie man sich besser organisieren kann

Leicht tut sich da derjenige, der ein einheitliches Ablagesystem verwendet. Lange suchen muss hingegen derjenige, der den physischen Vertrag im Ordner „Kunden G–L“ verstaut hat, die E-Mails im Verzeichnis „Verträge“ aufbewahrt und die digitalen Entwürfe unter „Verschiedenes“ abgelegt hat.

Deshalb meine Empfehlung: Verwenden Sie für alle Ablagesysteme eine identische Struktur beziehungsweise Gliederung.

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