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Strategisches Zeitmanagement: 5 einfache Schritte zum Erfolg


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Zeitnot hat viele Gründe: schlechte Planung, ineffiziente Arbeitsweisen und fehlende Priorisierung können Probleme bereiten. Mit den richtigen Zeitmanagement-Methoden kommt man schneller zum Ziel. 5 Schritte im Überblick.


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univativ-Olaf-KempinOlaf Kempin ist Gründer und Mitinhaber von univativ. 

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Hauptsache hektisch?

„Ich hab’ noch so viel zu tun” – fast jeder ist schon einmal in Hektik verfallen, wenn die Zeit vor einem Abgabetermin davonläuft. Egal, ob es sich um die Hausarbeit im Studium oder den Projektabschluss im Job handelt – Stress ist unweigerlich in Sicht.

Das ist nicht nur schlecht für das persönliche Wohlbefinden. Womöglich wirkt es sich auch auf die Qualität der Arbeit aus, wenn für die Ausarbeitung und die Prüfung von Details zu wenig Zeit bleibt. Reizt man das Zeitfenster zu lange aus, strapaziert man vielleicht auch noch die Geduld der Kollegen oder Vorgesetzten, welche die Arbeit selbst benötigen. So mancher Schwur wird geleistet: „Das passiert mir nicht nochmal.“

Strukturiertes Zeitmanagement ist die Lösung

Doch wie kann man es schaffen, die Fristen im Blick zu behalten, die Zeit und den Aufwand richtig einzuschätzen und die Arbeit effizient zu erledigen? Strukturiertes Zeitmanagement ist die Lösung. Das Ziel ist dabei, die Arbeit so zu organisieren, dass erst gar keine Zeitnot entsteht. Oft besteht das Problem nämlich nicht darin, dass nicht genügend Zeit eingeplant wurde, sondern dass die vorhandene Zeit nicht optimal genutzt wird.

Im Schnitt verplempern Arbeitnehmer drei Stunden am Tag mit Dingen, die nicht Teil ihrer Kernaufgaben sind. Egal, ob man sich schnell verzettelt oder einfach gerne prokrastiniert: Ein gutes Zeitmanagement hilft dabei, sich die Arbeit besser einzuteilen und mit kurzfristigen Etappenzielen die Motivation hoch zu halten. Nicht zuletzt ist gutes Zeitmanagement eine gern gesehene Fähigkeit im Lebenslauf, die im Idealfall durch Zertifikate für Zeitmanagement-Methoden belegt ist.

Zeitmanagement in 5 einfachen Schritten

Gutes Zeitmanagement setzt nicht erst am Faktor Zeit an – bis wann muss was erledigt sein – sondern beginnt schon viel früher. Zunächst müssen Ziele und Prioritäten festgelegt werden, dann folgen weitere Schritte wie Zeitplanung und Auswahl der passenden Tools. 5 Schritte im Überblick:

1. Prioritäten setzen

Diese Faktoren müssen berücksichtigt werden, damit keine Überforderung entsteht. Erst dann können realistische Ziele gesteckt werden.

  • Was will ich erreichen?
  • Welche Schritte sind dafür nötig?
  • Ist dies überhaupt im gesetzten Zeitrahmen möglich? Es geht darum, einen Blick dafür zu entwickeln, was man wirklich schaffen kann, ohne sich zu überfordern oder Deadlines zu reißen. Wichtig ist dabei, sich selbst und die eigene Persönlichkeit zu kennen.
  • Wie belastbar bin ich im Moment?
  • Wieviel Zeit kann ich ehrlich in die Arbeit stecken?
  • Ist es ein wichtiges Projekt?
  • Welche wichtigen und unvermeidbaren Termine stehen in meinem Kalender, die mich an der Bearbeitung hindern könnten?
  • Wie steht es um meine Gesundheit?
  • Habe ich noch freie Zeit zur Entspannung?

2. Ziele setzen: Was ist wichtig?

Dazu gehört auch, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Dabei kann die Zwei-Listen-Technik helfen, die schon vom Investment-Milliardär Warren Buffet genutzt wurde. Zuerst wird eine Liste mit 25 Zielen erstellt, aus denen man die 5 wichtigsten auswählt. Bevor diese 5 Top-Ziele nicht erreicht sind, darf keines der restlichen Ziele in Angriff genommen werden. Das hilft dabei, fokussiert zu bleiben und sich nicht zu verzetteln. Dann können die anstehenden Aufgaben schnell und gut erledigt werden, es wird keine Energie verschwendet.

Mit der Priorisierung der Ziele und Aufgaben beschäftigt sich ebenfalls das Eisenhower-Prinzip. Auch hier wird zunächst das große Ganze erfasst und dann in Teilaufgaben unterteilt. Diese werden in vier Kategorien sortiert: Dringende und wichtige Aufgaben müssen als erstes erledigt werden, dringende und nicht wichtige Aufgaben lassen sich gut delegieren. Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben werden auf später terminiert. Unwichtige und nicht dringende Arbeiten werden außer Acht gelassen und kosten im Moment keine Aufmerksamkeit und Energie. Diese beiden Methoden gehören zum strategischen Zeitmanagement und reduzieren das Gefühl des Leistungsdrucks und der Überforderung.

3. Aufgaben unterteilen und rechtzeitig aufhören

Nach den ersten Schritten steht fest, welche Aufgaben überhaupt anstehen. Jetzt geht es an das operative Zeitmanagement. Dabei wird die Aufgabe in einzelne Arbeitsschritte eingeteilt. „Jahresabschluss machen” ist zum Beispiel zu unkonkret und der verbundene Aufwand damit schwer einzuschätzen. „Barbelege kopieren” und „Kontoauszüge sortieren” sind kleinere Zwischenziele, die einfacher zu erreichen und abzuhaken sind. Jetzt muss die Zeit geplant werden:

  • Bis wann muss es erledigt sein?
  • Wieviel Zeit nimmt die Aufgabe in Anspruch? Dabei muss man sich oft auf die eigenen Erfahrungswerte verlassen.
  • Auch hier ist eine ehrliche Einschätzung wichtig: Lieber noch etwas Puffer einplanen, als allzu optimistisch dann doch in Zeitnot zu geraten.
  • Unvorhergesehene Ereignisse können sonst den ganzen Zeitplan ins Wanken bringen.
  • Die Folgen sind bekannt: Stress, schlechtere Ergebnisse oder Ärger mit dem Auftraggeber.

4. Zeitprotokoll führen

Um sich selbst und die Bearbeitungsdauer der Aufgaben besser einschätzen zu können, ist es ratsam, ein Zeitprotokoll zu führen. Immer wiederkehrende Aufgaben können so genauer geplant werden. Auf diesem Wege stößt man zudem oft auf unentdeckte Zeitfresser, die in der Folge vermieden werden können. Eine realistische Zeitplanung hilft dabei, die gestellten Aufgaben termingerecht zu erledigen. Das steigert die Motivation genauso wie auch die Belohnung nach getaner Arbeit, etwa mit einem Essen mit Freunden.

Bei vielen Aufgaben ist es nicht so einfach, einen Schlusspunkt zu finden. Besonders Menschen, die zu Perfektionismus neigen, kennen das Problem. Das Pareto-Prinzip kann bei der Zeit- und Aufwandseinteilung helfen: Es besagt, dass sich ein 80-prozentiges Ergebnis oft schon mit 20 Prozent des Einsatzes erledigen lässt. Heißt: In 20 Prozent der Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben erledigen. Steckt man mehr Arbeit rein, wird das Resultat nicht mehr viel besser. Auch wenn man dieses Prinzip nicht immer durchziehen kann, lohnt es sich auf jeden Fall darüber nachzudenken, wo Aufwand eingespart werden kann, ohne viel am Ergebnis einzubüßen.

5. Tools und Hilfsmittel für die Zeitplanung

Jeder Plan ist nur so gut wie die Umsetzung. Das gilt auch für die Zeitplanung. Damit der sorgfältig ausgearbeitete Schlachtplan auch eingehalten wird, kann man sich Hilfe in Form von Tools holen. Personal Kanban Boards wie Trello dienen der Visualisierung von Aufgaben, dokumentieren den Bearbeitungsstatus und erinnern an anstehende Fristen. Teilaufgaben abzuhaken macht Spaß und hilft, den Kopf für aktuelle To-Dos freizumachen.

Auch die Zusammenarbeit in Projekten wird dadurch erleichtert und der Abstimmungsaufwand reduziert. Für komplexe Aufgaben mit vielen voneinander abhängigen Teilschritten kann auch das klassische Gantt-Diagramm hilfreich sein. Darin sieht man eindeutig, was zuerst erledigt werden muss, damit andere Dinge angepackt werden können. Auch hierfür gibt es eine Vielzahl an benutzerfreundlichen Apps.

Fazit: Richtige Methoden helfen

All die genannten Methoden und Tools helfen Anwendern dabei, ihre Zeit effektiv und effizient zu nutzen. Wer sie einsetzt, kommt zu realistischeren Einschätzungen als per Bauchgefühl.

Am wichtigsten ist aber, dass am Ende ein Zeitplan steht, der für einen selbst funktioniert und die eigene Arbeitsweise und Leistungsfähigkeit individuell berücksichtigt. Denn nur dann wird man ihn auch erfolgreich umsetzen.

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