Steuerprüfung Ablauf Schritt für Schritt: Von der Umsatzsteuer- zur Betriebsprüfung

Viele zittern vor einer Steuerprüfung, doch die wenigsten wissen, wie sie genau abläuft. Daher der Ablauf Schritt für Schritt erklärt. Wichtig bei alledem: Auch Steuerprüfer sind nur Menschen.

Ablauf der Steuerprüfung Betriebsprüfung Schritt für Schritt

Der Ablauf von Prüfungen stellt sich folgendermaßen dar:

• In der Regel telefonische Abstimmung
• Prüfungsanordnung mit Anforderung der elektronischen Daten
• Zusendung der Daten auf CD
• Prüfungsbeginn (bei Erscheinen wird sich der Prüfer ausweisen)
• Eröffnungsgespräch
• Eigentliche Prüfung nach Schwerpunkten/Ermittlungsgrundsätzen
• Schlussphase
• Schlussgespräch
• Prüfungsbericht
• Eventuelle Stellungnahmen zu den Prüfungsfeststellungen
• Erlass der geänderten Steuerbescheide
• Eventuell Einspruch
• Wird der Einspruch zurückgewiesen ist Klage vor dem Finanzgericht möglich (Klagefrist beachten)

Erfolgt kein Einspruch/keine Klage bzw. wird die Aussetzung der Vollziehung nicht gewährt so sind nach Ablauf der Rechtsbehelfsfrist die zusätzlichen Steuern und Nebenleistungen (Zinsen) zu bezahlen.

Welche Unternehmen werden geprüft?

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Die zu prüfenden Unternehmen, bei denen eine Betriebsprüfung möglich ist, werden in die Größenklassen eingeordnet. Das sind:

• Großbetriebe
• Mittelbetriebe
• Kleinbetriebe und
• Kleinstbetriebe

Der Stichtag, der maßgebende Besteuerungszeitraum und die Merkmale für diese Einordnung werden jeweils von den obersten Finanzbehörden der Länder im Benehmen mit dem Bundesministerium der Finanzen festgelegt.

Wie oft wird geprüft?

Statistisch ist es so, dass je nach Betriebsart in bestimmten Abständen geprüft wird:

• Großbetriebe lückenlos
• Mittelbetriebe alle 10 Jahre
• Kleinbetriebe alle 15 Jahre
• Kleinstbetriebe alle 20 Jahre

Doch auch wenn die Zeit statistisch heran ist, heißt es nicht zwangsläufig, dass eine Prüfung stattfindet. Gleichzeit kann aber kein Unternehmen gegen eine sture zufällige Auswahl gefeit sein!

Prüfer sind auch nur Menschen

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Die Prüfer sind auch Menschen. Der menschliche Aspekt sollte bei einer Prüfung nie außer acht gelassen werden.

Also auch, wenn vor Angst oder Aufregung die Halsschlagader anschwillt, bleiben Sie freundlich, schieben Sie den Prüfer nicht in das letzte Kellerverlies ab und kommunizieren Sie auf Augenhöhe!

Nur keine Nebenkriegsschauplätze

Die Kopierarbeiten sollten durch eigene Mitarbeiter ausgeführt werden. So behalten Sie den Überblick, welche relevanten Unterlagen der Prüfer bereits erhalten hat und welche Prüfungsschwerpunkte sich herauskristallisieren könnten.

Eröffnen sie Keine Nebenkriegsschauplätze! Fordert der Prüfer zum Beispiel Unterlagen an, die man selbst nicht als steuerrechtlich relevant einstuft, lieber diese Unterlagen rausgeben als Recht zu haben und ein emotionales Duell führen.

Und außerdem: Auch die Prüfung dieser Unterlagen kostet Zeit. Zeit die an anderer Prüfungsstelle durch den Prüfer eingespart werden muss.

Verzögerungsgeld – Druckmittel der Finanzbehörden

Das Verzögerungsgeld wird ein immer beliebteres Druckmittel der Finanzbehörden. Die Festsetzung des Verzögerungsgeldes ist zulässig, wenn der Steuerpflichtige bei einer Betriebsprüfung nicht innerhalb einer angemessenen Frist angeforderte Unterlagen vorlegt, verlangte Auskünfte nicht erteilt, bzw. den Datenzugriff nicht gewährleistet. Das Verzögerungsgeld kann zwischen 2.500 und 250.000 € betragen.

Einmal festgesetzt und bestandskräftig ist es zu zahlen, unabhängig davon ob die angeforderten Unterlagen/ Informationen zu einer Steuernachzahlung führen oder im Nachhinein die gewünschten Informationen bereitgestellt wurden.

Präventive Maßnahmen gegen die Festsetzung des Verzögerungsgeldes

Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, eine genaue Bezeichnung der angeforderten Unterlagen/Informationen zu erbitten, im Zweifel eine Fristverlängerung zu beantragen und gegen zu kurz gesetzte Fristen begründete Einwendungen vorbringen.

Umsatzsteuernachschau

Unter allen Steuerprüfungen ist die Umsatzsteuernachschau die unangenehmste, denn sie kann ohne Vorankündigung vorgenommen werden. Für die Umsatzsteuer gibt es aber außerdem noch die Umsatzsteuersonderprüfung. Von da ist es nicht weit zur Betriebsprüfung.

Die Umsatzsteuernachschau erfolgt ohne vorherige Ankündigung durch das Finanzamt! Es handelt sich um keine Außenprüfung.

Die Nachschau beschränkt sich auf die Überprüfung der für die Umsatzbesteuerung erheblichen Sachverhalte. Die Grundstücke und Geschäftsräume des Steuerpflichtigen dürfen betreten werden. Der Zutritt in die Wohnräume ist jedoch nur “bei Gefahr in Verzug” gestattet. Bei weiteren Erkenntnissen kann zu einer regulären Umsatzsteuerprüfung übergegangen werden.

Prüfungsanlässe für die Nachschau sind:

• Existenzgründung bei neugegründeten Unternehmen (existiert das Unternehmen tatsächlich)?
• Hohe Vorsteuererstattungsansprüche im Voranmeldungsverfahren (Prüfung ob tatsächlich die Ware, das Anlagevermögen existent ist)
• Unklare Verwendungsabsicht oder tatsächliche Verwendung von Gegenständen (z.B. Segelyacht)
• Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG
• Erledigung von Auskunftsersuchen anderer Finanzämter(z.B. wenn ein anderer Steuerpflichtiger hohe Erstattungsbeträge aus Rechnungen mit dem Unternehmen geltend macht).

Umsatzsteuersonderprüfung

Die Prüfung erfolgt durch die Finanzämter. Es handelt sich um eine Fallprüfung. Der Prüfende wird also anhand eines Risikoprofils ausgewählt. Dabei spielen die gleichen “Auswahlkriterien” wie bei der Umsatzsteuernachschau eine Rolle.

Prüfungsschwerpunkte einer Umsatzsteuersonderprüfung sind zudem:

• Steuerfreie Lieferungen
• Ausfuhrlieferungen
• Innergemeinschaftlicher Warenverkehr
• Wahl des richtigen Steuersatzes
• Abgrenzung betrieblicher zu privaten Ausgaben
• formelle Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Die Umsatzsteuersonderprüfung kann sich auch nur auf einzelne Voranmeldungszeiträume beschränken!

Von der Umsatzsteuer- zur Betriebsprüfung

Die für den Unternehmer gravierendste Prüfung ist die Betriebsprüfung bzw. Außenprüfung. Zum einen handelt es sich um die umfangreichste Prüfung.

Diese beschränkt sich nicht nur auf eine einzelne Steuerart wie bei das bei den Spezialprüfungen der Fall ist. Zum anderen dauert diese Prüfung in der Regel auch am längsten.

Zweck der Betriebsprüfung

Denn der Nachteil ist: Statt einiger Tage, kann der Prüfer sich auch mehrere Wochen im Betrieb aufhalten, um die Besteuerungsgrundlagen neu zu ermitteln. Eine Betriebsprüfung erfolgt durch die Finanzverwaltung und wird in der Regel angekündigt (außer bei der Steuerfahndungsprüfung).

Zweck der Steuerprüfung (Betriebsprüfung) ist die Ermittlung und Beurteilung der steuerlich bedeutsamen Sachverhalte, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen (§§ 85, 199 Abs. 1 AO). Dabei erfolgen notwendige steuerliche Korrekturen sowohl zugunsten, als auch zu Ungunsten des Steuerpflichtigen.

Wie entscheidet die Finanzbehörde, ob sie prüft oder nicht?

Bei der Anordnung und Durchführung von Prüfungsmaßnahmen ist auf die Verhältnismäßigkeit und der geringsten Störung des Geschäftsbetriebes zu achten. Die Finanzbehörde entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, ob und wann eine Betriebsprüfung durchgeführt wird. Dies gilt auch, wenn der Steuerpflichtige eine baldige Betriebsprüfung begehrt.

Die Betriebsprüfung ist ein einer Verwaltungsvorschrift – der Betriebsprüfungsordnung – geregelt. Für besondere Betriebsprüfungen (z.B. Lohnsteueraußenprüfung und Umsatzsteuersonderprüfung) sind die §§ 5 bis 12, 20 bis 24, 29 und 30 mit Ausnahme des § 5 Abs. 4 Satz 2 der Betriebsprüfungsordnung sinngemäß anzuwenden.

Prüfungszeitraum

Der Prüfungszeitraum beträgt in der Regel drei Jahre. Geprüft werden: die Einkommensteuer/ die Körperschaftsteuer, die Umsatzsteuer und die Gewerbesteuer.

Bei Personengesellschaften erstreckt sich die Prüfung zudem auf die gesonderte und ein-heitliche Feststellung von Besteuerungsgrundlagen.

Die zeitnahe Betriebsprüfung

NEU seit 2012 ist die zeitnahe Betriebsprüfung. Dafür wurde vorab die Betriebsprüfungsordnung geändert und § 4a eingefügt:

• (1) Die Finanzbehörde kann Steuerpflichtige unter den Voraussetzungen des Absatzes 2 für eine zeitnahe Betriebsprüfung auswählen. Eine Betriebsprüfung ist zeitnah, wenn der Prüfungszeitraum einen oder mehrere gegenwartsnahe Besteuerungszeiträume umfasst.
• (2) Grundlage zeitnaher Betriebsprüfungen sind die Steuererklärungen im Sinne des § 150 der Abgabenordnung der zu prüfenden Besteuerungszeiträume (Absatz 1 Satz 2). Zur Sicherstellung der Mitwirkungsrechte des Bundeszentralamtes für Steuern ist der von der Finanzbehörde ausgewählte Steuerpflichtige dem Bundeszentralamt für Steuern abweichend von der Frist des § 21 Absatz 1 Satz 1 unverzüglich zu benennen.
• (3) Über das Ergebnis der zeitnahen Betriebsprüfung ist ein Prüfungsbericht oder eine Mitteilung über die ergebnislose Prüfung anzufertigen (§ 202 der Abgabenordnung).”

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