Steuerprüfung & Nachzahlung vermeiden als Unternehmen: So geht Vorbeugung & Prävention [+Checklisten]

Für Unternehmen ist sie mit das Unliebsamste, was ihnen passieren kann: eine Steuerprüfung. Sie kann jeden treffen, vom Kleinunternehmer bis zum Großkonzern und sogar Arbeitnehmer. Doch was lässt sich dagegen tun?

Das Finanzamt greift auf Datenbanken zurück

Eine Frage, die sicherlich bei jedem verzweifelten Betriebsinhaber auftaucht, wenn er den Atem des Steuer-Prüfers im Nacken spürt: Welche Möglichkeiten besitzt das Finanzamt, um an relevante Informationen zu kommen? Und wie kann ich mich davor schützen, vom Finanzamt geprüft zu werden. Tipps und Maßnahmen, mit denen Sie ein Prüfungsrisiko minimieren.

Zuallererst bildet die Informationsgrundlage natürlich die vom Finanzamt geführte Steuerakte. Anhand der vorliegenden Unterlagen werden die Prüfungsschwerpunkte festgelegt. Darüber hinaus können die Prüfer auf Datenbanken zurückgreifen. Diese können intern sein und haben allgemeinen Informationscharakter (z.B. LUNA Länderumfassende Namensabfrage wichtig für den Versand von Kontrollmitteilungen).

Oder sind speziell für einzelne Informationen eingerichtet (z.B. Zauber Datenbank zur Speicherung von Umsatzsteuer-Betrugsfällen), oder werden von anderen Behörden geführt (z.B. Handelsregister).

Allgemeine Informationen als Bestandteil der Steuerakte

Kontrollmitteilungen werden von anderen Finanzämtern versandt und werden zu einem Bestandteil der Steuerakte. Die bei einer externen Steuerfahndung oder Prüfung gewonnenen Erkenntnisse können sogar Anlass geben, um eine Betriebsprüfung durchzuführen.

Allgemeine Informationen können ebenso als Prüfungsmaterial verwendet werden. Das kann zum Beispiel der Ebay-Account sein, oder die Wetterdaten.

Befragung von Mitarbeitern und Auskünfte von Banken

Eher ungewöhnlich aber nichtsdestotrotz rechtens ist die Befragung von anderen Betriebsangehörigen während der Prüfung um Sachverhalte festzustellen bzw. zu würdigen. Damit naturalmente einhergehend ist die Betriebsbesichtigung und Inaugenscheinnahme.

Ein leidiges Thema ist das Auskunftsersuchen an Banken. Gegenüber der Finanzbehörde existiert kein Bankgeheimnis. Die Banken sind grundsätzlich verpflichtet Auskunft zu erteilen. Weiterführend ist dann der Kontenabruf zu nennen.

Testkäufe und anonyme Anzeigen

Eher einem Spionagefilm anzusiedeln aber nichtsdestotrotz ein Ermittlungsverfahren sind sogenannte Testkäufe, um zum Beispiel die vom Steuerpflichtigen vorgelegten Kalkulationsgrundlagen (Gastronomie) zu überprüfen.

Besonders brisant sind natürlich auch die anonymen Anzeigen, von betrogenen Geliebten, geschiedenen Ehefrauen (oder-männern), oder missgünstigen Geschäftspartnern. Je nach Detailliertheit der in der Anzeige offengelegten Informationen können diese Anzeigen ebenfalls eine Prüfung nach sich ziehen können.

Checkliste: Vorbeugen gegen die Steuerprüfung: Welche Situationen sollte man vermeiden?

Zunächst sollte man die besonderen Umstände/Anlässe kennen, unter denen das Finanzamt genauer hinschaut – und die daher typische Situationen sind, die man vermeiden sollt. Besondere Umstände bzw. Anlässe für eine Prüfung könnten sein:

• Hohe Geldeinlagen in das Betriebsvermögen bei gleichzeitigem niedrigem Privatvermögen.
• Verluste über mehrere Jahre.
• Vermögenszuwachs ohne entsprechende Einnahmen.
• Der Gewinn deckt nicht die normalen Lebenshaltungskosten.
• Das Einkommen steht in keinem Verhältnis zum (kostspieligen) Lebensstil.
• Der Gewinn entspricht nicht dem Branchendurchschnitt: Gewinnrichtsätze
• Starke Umsatzschwankungen ohne erkennbaren Grund.
• Einlage oder Entnahme von Immobilien (Immobilienbewertung) in bzw. aus dem Betriebsvermögen.
• Aufgabe des Betriebes oder Änderung der Rechtsform.
• Steuerliche Verpflichtungen werden nicht erfüllt bzw. nicht pünktlich, wie z.B. Umsatzsteuer-Voranmeldungen.
• Vorherige Betriebsprüfungen führten zu erheblichen Steuernachzahlungen.

Checkliste: Achtung Risikoanalyse des Finanzamtes

Worauf sollte man als Unternehmer achten, um bei der sogenannten Risikoanalyse des Finanzamtes nicht aufzufallen? Was kann man noch tun, um eine Steuerprüfung zu vermeiden? Einige Tipps:

• regelmäßige Abgabe der Erklärungen und Gewinnermittlungen innerhalb des gesetzlichen Abgabezeitraumes
• Keine auffällig hohen Steuernachzahlungen oder Erstattungen im Rahmen der Veranlagung
• Zum Beispiel Umsatzsteuer, lieber eine korrigierte Umsatzsteuervoranmeldung für den Dezember des Jahres einreichen, als mit der Jahreserklärung die Forderung/ das Guthaben ausweisen
• Zum Beispiel Einkommensteuer/Körperschaftsteuer/Gewerbesteuer
• Frühzeitig Anpassungsanträge stellen bzw. bei hohen Nachzahlungen einen Antrag auf zusätzliche Zahlung (5. Vorauszahlung) stellen. Das hat auch den Vorteil einer eventuellen Verzinsungspflicht aus dem Wege zu gehen.

Was tun bei Prüfungsanordnung? Strategien und Erste Hilfe gegen die Steuerprüfung

Die Prüfungsanordnung liegt auf dem Tisch und es kann nur noch Tage dauern bis der Prüfer erscheint. Welche Maßnahmen helfen jetzt, damit die Prüfung nicht zu einem bösen Erwachen führt, bzw. relativ stressfrei ablaufen kann?

Außerdem gilt: Steuerprüufung ist nicht gleich Steuerprüfung. Schließlich ist das deutsche Steuerrecht angeblich von der Komplexität mit der Quantenphysik vergleichbar. Und geanz verschiedene Instanzen können eine Prüfung durchführen – z.B. auch die Sozialversicherung und die Arbeitsagentur.

Sozialversicherungsprüfung

Bei der Sozialversicherungsprüfung wird stichprobenartig die korrekte Abführung der Sozialabgaben (Sozialversicherungsbeiträge) überprüft. Die Prüfung erfolgt durch die Deutsche Rentenversicherung. Diese prüft auch im Auftrag der Krankenkassen.

Die Ergebnisse werden den Kassen mitgeteilt und diese erlassen entsprechende Nachforderungsbescheide. Der Prüfzeitraum ist in der Regel 4 Jahre. Geprüft wird jedes Unternehmen, das sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigt.

Die Prüfungsschwerpunkte einer SV-Prüfung sind:

• Prüfung Arbeitsentgelt
• Scheinselbständigkeit
• Geringfügig Beschäftigte /kurzfristig Beschäftigte
• Künstlersozialabgabe

Die Prüfung durch die Arbeitsagentur

Die Betriebsprüfung durch die Arbeitsagentur soll illegale Beschäftigung, Missbrauch von Leistungen, Schwarzarbeit sowie unerlaubte Ausländerbeschäftigung aufdecken und verhindern. Hierzu prüfen die Arbeits- und Hauptzollämter, ob Sozialleistungen unberechtigterweise bezogen werden oder wurden.

Es kann sich um eine Routineüberprüfung oder Verdachtsprüfung handeln. Die Prüfung erfolgt spontan, ohne Ankündigung. Es werden die Personalien aller anwesenden Mitarbeiter erfasst. Später werden die Daten der anwesenden Mitarbeiter mit den Lohn- und SV-Meldebescheinigungen abgeglichen;, entweder im Unternehmen oder beim Steuerberater.

Präventive Maßnahmen, die Sie durchführen können:

• Einhaltung der sozialversicherungsrechtlichen Meldepflichten.
• Kopie des Sozialversicherungsausweis des Mitarbeiters in die Unterlagen legen
• Achtung: Bei einer Beschäftigung im Bau-, Gaststätten-, Beherbergungs-, Personen- und Güterverkehrsgewerbe, im Schausteller- und Gebäudereinigungsgewerbe muss der Sozialversicherungsausweis zudem mit einem Lichtbild versehen sein, vom Mitarbeiter ständig mitgeführt und den Prüfern auf Verlangen vorgezeigt werden.
• Sofortmeldung für diese Mitarbeitern am Tag der Beschäftigungsaufnahme
• Ausländer außerhalb des EG-Raums dürfen Sie nur mit einer gültigen Arbeitserlaubnis oder Arbeitsberechtigung arbeiten.

Prävention zwischen Anordnung und Prüfungsbeginn

Die Prüfungsanordnung sollte auf Zulässigkeit und eventuelle Verjährung der Prüfzeiträume geprüft werden und gegebenenfalls ist dagegen ein Rechtsmittel einzulegen. Relevante Verträge auf Vollständigkeit und Lückenlosigkeit sichten. Wenn diese nicht mehr auffindbar sein sollten im Vorfeld Ersatz (z.B. vom anderen Vertragspartner) beschaffen.

In Abstimmung mit dem Steuerberater anhand vorhergehender Prüfungen oder Branchenerfahrungen eventuelle Prüfungsschwerpunkte ausmachen und versuchen Unklarheiten (z.B. Abweichungen von den Richtsätzen) argumentativ zu beseitigen.

Mitarbeiter informieren und Selbstanzeige

Die Mitarbeiter sollten über die Prüfung und den Termin informiert werden, Überlegen wer ist ein konkreter Ansprechpartner? Alle weiteren Mitarbeiter sollen nach Möglichkeit nicht mit dem Prüfer kommunizieren.

Achtung! Die Selbstanzeige ist nach Eingang der Prüfungsanordnung nicht mehr möglich! Nur wenn es gelingt, die Prüfungsanordnung wieder aus der Welt zu schaffen, wäre der Weg zur Selbstanzeige wieder frei.

Jedoch kann allenfalls die gerichtliche Feststellung der Nichtigkeit die Prüfungsanordnung vollständig beseitigen. Wer starke Nerven hat, gibt trotz Prüfungsanordnung noch schnell eine Selbstanzeige ab und spielt der Finanzverwaltung gegenüber hinsichtlich der bevorstehenden Betriebsprüfung den Reisenden aus dem Tal der Ahnungslosen.

Der Trick mit der Zustellung macht die Selbstanzeige möglich

Wenn Sie nämlich behaupten, die Prüfungsanordnung gar nicht erhalten zu haben, müsste die Finanzverwaltung den Zugang bei Ihnen beweisen. Denn nur die dem Steuerpflichtigen gegenüber bekanntgegebene Prüfungsanordnung ist wirksam.

Bislang werden die Prüfungsanordnungen durch die Finanzverwaltung normalerweise mit einfachem Brief versendet. So kann sie diesen Nachweis im Zweifel nicht erbringen. Das Finanzamt wird daher eine erneute Prüfungsanordnung versenden und den Nachweis von deren Zugang durch förmliche Zustellung sicherstellen müssen.

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