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Protokoll schreiben in 9 Schritten - 1/2: Die Meeting-Chronologie



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Oft läuft es so: Es ist Meeting und einer wird ausgeguckt, der zähneknirschend die undankbare Aufgabe übernimmt ein Protokoll zu schreiben - das hinterher keiner liest. Dabei sind Protokoll ausgesprochen wichtig. Wichtig aber: Es muss ein gutes Protokoll sein.

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Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil


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Gutes Protokoll - was bedeutet das?

Über die Kriterien, die ein gutes Protokoll erfüllen sollte, herrscht vielfach Unwissen. Also: Ein Protokoll dient der objektiven Information über Besprechungen, Veranstaltungen, Sitzungen, Seminare, Ausschüsse, Debatten, Diskussionen oder Ähnliches. Ein Protokoll sollte vollständig sein und keinerlei persönlichen Kommentare oder Gedanken enthalten.

Den Teilnehmern dient das Protokoll zur Dokumentation und Nichtanwesenden zur Information. Man unterscheidet zwischen zwei Arten von Protokollen: In Ergebnisprotokollen werden die Ergebnisse einer Besprechung oder Sitzung zusammengefasst, und zwar unabhängig davon, wie sie zustande gekommen sind.

Ausnahmen bestätigen die Regel

Ausnahme: Beschlüsse werden im Wortlaut (mit Abstimmungsergebnissen) formuliert. In Verlaufsprotokollen wird der Verlauf einer Besprechung oder Sitzung festgehalten, also auch sämtliche Vorschläge, Einwände, Diskussionen und Ausführungen.

Im Folgenden wird jedoch nicht zwischen diesen beiden Formen unterschieden, da das Vorgehen für den Protokollanten stets das Gleiche ist und zudem in der Praxis oft Mischformen existieren – lediglich die Ausführungen im Mittelteil unterscheiden sich gemäß obiger Abgrenzung.

Ist vorbei das Meeting erst vorbei und der Protokollant oder die Protokollantin haben fleißig mitgeschrieben, schließt der für viele nervigste Teil der Arbeit an: Sie müssen das Protokoll am Computer ins reine schreiben. Dabei ist das gar nicht so schwierig, wenn Sie einige Punkte beachten.

Schritt 1: Klären Sie mit dem Sitzungsleiter organisatorische Fragen

Sprechen Sie mit dem Sitzungsleiter und holen Sie sich folgende Informationen:

  • Wann beginnt die Besprechung oder Sitzung?
  • Wann sollen Sie als Protokollant anwesend sein?
  • Wird ein Ergebnis- oder Verlaufsprotokoll erwünscht?
  • Ist eine namentliche Nennung der Sprecher im Protokoll erforderlich?
  • Wie lange wird die Besprechung oder Sitzung ungefähr dauern?
  • Bis wann sollen Sie das Protokoll erstellt haben?
  • Wer soll das Protokoll lesen beziehungsweise freigeben?
  • Wer soll das Protokoll erhalten?
  • Gibt es bereits Unterlagen (Tagesordnung, Anträge), die man Ihnen zur Verfügung stellen kann, sodass Sie sich in das Thema einlesen können?

Schritt 2: Legen Sie alle Hilfsmittel bereit

Die meisten Protokollanten machen sich Notizen auf Papier; nur wenige tippen ihre Mitschrift direkt in einen Laptop ein. Falls Sie ebenfalls Papier bevorzugen, dann versorgen Sie sich mit ausreichend Blättern und funktionsfähigem Schreibzeug.

Vielleicht wollen Sie auch Farbstifte und Textmarker nutzen? Wenn es ein unternehmensinternes Formular für Protokollnotizen gibt, dann verwenden Sie dieses.

Schritt 3: Erscheinen Sie pünktlich am Veranstaltungsort

Kommen Sie frühzeitig in den Konferenzraum, um sich einen Platz zu sichern, von dem aus Sie alle Teilnehmer gut sehen und hören können.

Vorteilhaft ist es, wenn Sie zudem einen Platz haben, der einen guten Blickkontakt zum Sitzungsleiter ermöglicht.

Schritt 4: Füllen Sie den Protokollkopf aus

Notieren Sie nun Anlass, Ort, Datum, Teilnehmer, Leitung und Beginn der Besprechung oder Sitzung. Sofern Sie die Einladung und Tagesordnung noch nicht haben, lassen Sie sich diese spätestens jetzt vom Sitzungsleiter geben.

Wenn Ihnen die Teilnehmer nicht persönlich bekannt sind, lassen Sie zu Beginn eine Teilnehmerliste herumgehen. Sollte dies nicht möglich sein, so können Sie sich unmittelbar nach Ende der Veranstaltung beim Sitzungsleiter die Teilnehmernamen geben lassen.

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  5. Holger Froese

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