Warum erreichen viele Menschen Ihre Ziele nicht durch heftiger Bemühungen? Oft sind Ablenkungen und Störfaktoren schuld daran, dass wir etwas aufschieben – oder die eigene innere Einstellung. Wie kann man das ändern?

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Wie sieht Aufschieberitis aus?

Beginnen wir mit einem Beispiel: Herr G. will seine Zeit in Zukunft genau planen und sich an diese Plan auch halten. Doch bald merkt er, dass trotz genauester Planung die Dinge nicht so laufen, wie er sich das vorgestellt hat. “In der Theorie klingt das ja alles ganz nett, aber in der Praxis sieht das anders, denn da muss ich flexibel reagieren und dafür ist die ganze Planerei einfach zu unspontan”, redet er sich seinen Frust schön und schiebt mit dieser Ausrede das Thema Zeitmanagement erstmal zur Seite.

Doch soweit muss es gar nicht kommen. Natürlich sind gerade im Berufsleben oft äußere Faktoren daran schuld, dass Sie nicht alles schaffen, was Sie sich vorgenommen haben: Schwierige Kunden, ein defekter Computer, insolvente Arbeitgeber oder eine Autopanne. Darauf haben Sie leider keinen Einfluss. Doch es kommt immer auch darauf an, wie Sie mit solchen Schwierigkeiten umgehen. Und manche Faktoren, die Ihr erfolgreiches Selbstmanagement verhindern, sind einfach auch hausgemacht. Wenn Sie Probleme haben, Ihre Planung auch wirklich konkret umzusetzen, sollten Sie daran arbeiten.

Überwinden Sie den “inneren Schweinehund”

Mit dem Lesen von Literatur zum Thema Zeitmanagement tun Sie zwar den ersten Schritt zu einem optimalen Selbstmanagement – aber eben nur den ersten Schritt. Jetzt müssen Sie Ihr Wissen auch konkret umsetzen. Und dazu müssen Sie die Veränderung auch wirklich wollen, denn wenn das nicht der Fall ist, werden Sie Ihre Planung nicht konsequent genug im oft stressigen Arbeitsalltag umsetzen. Haben Sie dabei aber auch etwas Geduld mit sich selbst: Sie können nicht sofort all ihre Angewohnheiten ändern.

Wenn Sie zu viel auf einmal wollen, werden Sie scheitern und dann vermutlich vorschnell frustriert aufgeben. Um so etwas zu verhindern, sollten Sie sich zunächst einmal klar machen, wo sich bei Ihnen der “innere Schweinehund” zeigt, der Sie an der optimalen Umsetzung Ihrer Planung hindert. Überlegen Sie dazu zunächst, wann Sie ähnliche Ausreden benutzen wie Herr G. in dem Beispiel oben. Analysieren Sie dann, welche Motive hinter diesen Ausreden stecken.

Ursachen von Prokrastination – eine Übersicht

Wenn Sie wissen, wo die eigentliche Ursache liegt, können Sie meist auch gleich dagegen vorgehen. Die folgende Übersicht soll Ihnen dabei helfen:

AusredeUrsache dahinterIhre Vorgehensweise
“Heute habe ich zu viel zu tun, ich fange morgen mit der Umsetzung an.”Sie schieben die Umsetzung auf.Beginnen Sie entweder sofort mit der Umsetzung, denn Sie haben keine Zeit zu verlieren. Machen Sie sich einen Zeitplan, wann Sie welchen Planungsschritt umsetzen wollen, damit Sie am Ball bleiben.
“Da ist so viel zu beachten, Ich weiß gar nicht, wo anfangen und am Ende bleibe ich doch nicht bei der Sache.”Sie wollen alle Tipps auf einmal umsetzen und verlieren dabei den Überblick und die Lust.Beginnen Sie mit überschaubaren Problemen. Ein Schritt nach dem anderen – Sie müssen nicht alles sofort umsetzen. Machen Sie nicht zu viel auf einmal. Bleiben Sie geduldig und optimistisch.
“Das sind so viele verschiedene Methoden, ich weiß gar nicht, mit welcher ich anfangen will.”Sie wollen alle Zeitmanagementmethoden auf einmal ausprobieren, statt herauszufinden, welche für Sie ideal ist.Planen Sie, mit welchen Methoden Sie beginnen wollen. Sie müssen nicht alle Methoden ausprobieren, es reicht, wenn Sie einige wenige versuchen (Pareto Prinzip), sonst laufen Sie Gefahr, sich zu verzetteln. Finden Sie heraus, welche Methode Ihnen am Besten liegt.
“Manche Tipps sind so banal, das lohnt sich gar nicht, dass ich mich damit beschäftige!”Sie glauben, einfache Methoden seien weniger hilfreich, weil Sie so einfach sind und Sie würden das ohnehin so machen.Probieren Sie auch einfache Methoden aus. Sie werden überrascht sein, wie effektiv auch einfache Techniken sein können. Wenn Sie da auch selbst drauf gekommen wären: Um so besser!
“Ich kann ja mal anfangen, aber ich bleibe eh nicht bei der Sache.”Sie sind bei der Umsetzung einfach inkonsequent.Bleiben Sie konsequent. Machen Sie sich klar, wie wichtig Zeitmanagement für optimales Arbeiten ist. Belohnen Sie sich selbst für die Umsetzung auch einzelner Techniken oder zwingen Sie sich (mehr dazu erfahren Sie unten). Auch kleine Schritte bringen weiter. Schauen Sie sich die anderen Ausreden an: Was hindert Sie an einer konsequenten Umsetzung?
“Wenn ich zu viel plane, kann ich nicht flexibel reagieren.” Oder: “Zeitmanagement ist nur effektiv, wenn ich wirklich alles umsetze.”Das sind zwei extreme Positionen ein und derselben Sache. Sie glauben entweder, Zeitmanagement ist total unnötig oder nur effektiv, wenn Sie alles umsetzen.Vermeiden Sie Perfektionismus. Die Haltung, entweder alles zu machen, oder gar nichts, bringt Sie nicht weiter. Vergegenwärtigen Sie sich, dass auch kleine Verbesserungen schon ein Erfolg sind.
Ich habe einige Techniken ausprobiert, aber ich weiß nicht recht, ob das sinnvoll ist.Sie haben keine Möglichkeit, Ihren Erfolg zu überprüfen. Dadurch könnten Sie die Lust verlieren.Prüfen Sie, ob sich schon etwas verbessert hat – z.B. indem Sie schauen, ob Sie den Vertrag mit sich selbst (siehe unten) eingehalten haben. Oder bitten Sie jemand anderen um ein Feedback. Wichtig: Wenn Sie Verbesserungen feststellen, werden Sie weitermachen.

Notieren Sie Ihren Plan genau

Wenn Sie immer noch unsicher sind, ob Sie Ihre Planung auch konsequent umsetzen werden, greifen Sie zu einem ungewöhnlichen Hilfsmittel: Schreiben Sie genau auf, wie Sie sich die Umsetzung ihres persönlichen Selbstmanagementprogramms in den nächsten vier Wochen vorstellen. Terminieren Sie möglichst exakt, wann Sie welche Vorgabe erreicht haben wollen. Nehmen Sie sich dabei nicht zu viel vor. Machen Sie sich beim Aufschreiben nochmals Ihre persönlichen Ziele klar, vergegenwärtigen Sie sich, wo Ihre Stärken und Schwächen liegen und welche Methoden und Hilfsmittel Sie einsetzen wollen.

Sie können sich nun jemand anders suchen – etwa einen Partner oder Freund – der anhand dieses Plans kontrolliert, ob Sie die Vorsätze auch eingehalten haben. Sie können auch kleinere Sanktionen und Belohnungen vereinbaren. Vielleicht motiviert Sie dieser Druck von außen, konsequent am Ball zu bleiben. Vielleicht reicht es aber auch, wenn Sie sich einfach mit jemandem zusammentun, der auch seine Arbeitsorganisation verbessern will, und Sie motivieren sich von nun an gegenseitig. Sie können Ihre Vorgaben aber auch als Vertrag mit sich selbst formulieren: Treffen Sie klare Absprachen und setzen Sie Datum und Unterschrift darunter. Vereinbaren Sie aber auch kleinere Sanktionen, falls Sie vertragsbrüchig werden.

Sagen Sie manchmal “Nein!”

Sie sollten in Ihrem Zeitplan 40 Prozent frei lassen für unvorhergesehene Ereignisse. Dennoch kann es sein, dass diese 40 Prozent freie Zeit nicht ausreichen. Das kann passieren, weil Sie es nicht schaffen, anderen Menschen Bitten und Wünsche auch einmal abzuschlagen. Dahinter können im täglichen Umgang mit anderen Menschen sehr emotionale Motive stecken, etwa. die Angst, jemanden mit einer Absage zu kränken, der Wunsch zu gefallen oder das Bedürfnis, anderen helfen zu wollen. Was Sie in einer solchen Situation tun, zeigen Ihnen die unten dargestellten Tipps.

Der Ton macht die Musik – gerade beim “Nein”-Sagen. Wenn sie sich bedrängt oder überfordert fühlen, neigen viele Menschen dazu, übertrieben heftig und unfreundlich “nein!” zu sagen. Bleiben Sie stets höflich und verpacken Sie Ihr “nein!” geschickt, wie es Ihnen die Beispiele unten zeigen.

Gerade Selbständige sehen Sie sich mit einem besonderen Problem konfrontiert: Sie müssen Geld verdienen und daher so viele Aufträge wie möglich annehmen. Gleichzeitig wollen Sie sich am Markt etablieren und jedem Kunden einen möglichst optimalen Service bieten, der ihnen allerdings in der Regel zunächst kein zusätzliches Einkommen einbringt (auch wenn sich guter Service langfristig durch Kundebindung und Mundpropaganda sicher auszahlt). Allerdings tun Sie sich selbst keinen Gefallen, wenn Sie versuchen, alle Aufträge anzunehmen und alle Wünsche Ihrer Kunden zu erfüllen; bald nichts mehr gründlich und zuverlässig erledigen, verpassen Termine und müssen schließlich doch absagen, weil Sie einfach keine Wahl haben. Ihre Kunden sind dann aber unzufriedener, als wenn Sie gleich abgelehnt hätten, denn auch die Kunden haben Vorgaben und Pläne, die sie einhalten wollen und das nun, dank Ihnen, vielleicht nicht mehr können. Sie verlieren das Vertrauen in Ihre Firma und Sie gelten bald als jemand, der unentschlossen zwar alles ein bisschen, aber nichts richtig macht. Besser ist es da, sich auf seine Zielsetzung (siehe oben) zu besinnen und entschlossen im richtigen Augenblick “Nein!” zu sagen.

Typische Probleme beim “Nein”-Sagen

Die folgenden Beispiele zeigen Situationen, wie Sie bei Selbständigenn typischerweise vorkommen können. Die Tipps erläutern, wie Sie das jeweilige Dilemma lösen können.

DilemmaLösungDer Tipp für Sie
Frau W. ist Beraterin für Kommunikation. Eine Kundin wird im Büro gemobbt. Frau W. fühlt sich überfordert, weil psychologische Konfliktlösung nicht ihr Gebiet ist. Aber die Kundin tut ihr leid, sie möchte ihr helfen und verbringt selbst schlaflose Nächte.Frau W. erläutert ihrer Kundin genau, was sie für sie tun kann: Die Kommunikation analysieren und Schlagfertigkeit trainieren. Für die psychologischen Probleme verweist Frau W. jedoch an einen entsprechenden Fachmann. Die Kundin ist zufrieden und sucht neben der Kommunikationsberatung noch einen Psychologen auf.Machen Sie das persönliche Problem Ihres Kunden nicht zu Ihrem eigenen, wenn es nichts mit Ihrem Unternehmen zu tun hat. Sie sind nicht für alles verantwortlich. Suchen Sie nach der besten Alternative für SICH und den Kunden!
Journalist P. sitzt bereits an einem großen Artikel, als ihm ein zweiter angetragen wird, der ihm sehr wichtig ist. Beide gleichzeitig wird er nicht schaffen. Entweder er übernimmt auch den zweiten oder nicht. Oder?Journalist P. erklärt seinem Auftraggeber die Situation. Gemeinsam finden Sie eine Lösung: Das zweite Projekt lässt sich in eine Artikelserie splitten, so dass zunächst weniger Aufwand entsteht. Den zweite Teil kommt später.Es gibt immer mehrer Alternativen, nicht nur “ja” oder “nein”. Bieten Sie dem Kunden Ausweichmöglichkeiten, finden Sie gemeinsam Alternativen. Mit den meisten Kunden kann man sprechen, wenn man nur die Sachlage erläutert.
Herr G. hat sich als Antiquitätenhändler und -restaurator auf den spanischen Jugendstil spezialisiert. Ein potenzieller Neukunde wünscht sich die Restauration einer Bidermeierkommode. Der Auftrag würde gutes Geld bringen, aber Herr G. ist hierfür kein Fachmann: Er müsste sich erst neu einarbeiten und unter diesem Zeitaufwand würden andere Aufträge leiden.Herr G. lehnt den Auftrag ab. Aber erklärt dem Kunden, dass sein Profil nicht zu dem Auftrag passt und verweist an ein anderes Kleinunternehmen, dass sich auf… spezialisiert hat. Der Kunde wird Herrn G. als vertrauensvollen Ansprechpartner für im Hinterkopf behalten und weiterempfehlenSagen Sie nicht einfach “nein”, denn das wirkt abweisend, sondern begründen Sie, warum Sie im Moment keine Zeit haben oder jemand anders besser für die Aufgabe geeignet ist.
Schreiner C. hat einen Schrank gebaut und geliefert. Der Kunde fragt nun, wie viel die Montage noch kostet. Gleichzeitig erwähnt er, dass er in nächster Zeit auch noch einen großen Esstisch mit Stühlen in Auftrag geben möchte, wenn der Preis stimmt.Schreiner C. hat die Wahl: Er bietet die Montage kostenlos oder zum kleinen Preis an, um den Kunden an sich zu binden. Eine Garantie auf den Folgeauftrag hat er aber nicht, gleichzeitig vernachlässigt er wichtige Arbeit, die direkt Geld bringt. Oder er verlangt den regulären Montagepreis. Wenn der Kund das nicht zahlt, verzichtet er auf den Montageauftrag.Entscheiden Sie bewusst. Bedenken Sie, was Ihr ursprüngliche Zielsetzung war (guter Service, niedrige Preise, schnelle Arbeit oder ähnliches) und setzen Sie danach die Prioritäten. Und nur weil Sie “nein!” sagen können, müssen Sie das nicht tun. Sie haben die freie Wahl, was Sie annehmen und was nicht – immer!
Frau H. ist Webdesignerin und Netzwerkadministratorin. Aber ihr Hauptkunde kommt immer wieder auch mit kleineren Computerproblemen zu ihr.Frau H. bietet dem Kunden als besonderen Service eine Computerschulung an, da sie leider, wie sie angibt, in den kommenden Monaten wegen eines wichtigen Projektes oft unterwegs sein wird.Bieten Sie Hilfe zur Selbsthilfe. Erklären Sie dem Kunden einmal, wie es geht. Wenn sie dann immer wieder zu Ihnen kommen, ist klar, dass der Kunde, der es ja jetzt besser wissen müsste, nur bequem ist. Dann können Sie mit gutem Gewissen den Extraservice in Rechnung stellen.

Ein klares, möglichst enge gefasstes Leistungsprofi hilft Ihnen, “nein” zu sagen. Es macht anderen Mendschen von vorneherein klar, auf welche Leistungen Sie spezialisiert sind und welchen Service Sie nicht anbieten. Wenn dann jemand fragt: “Machen Sie auch…” können Sie mit gutem Gewissen “nein” sagen. In diesem Fall schafft das “nein” sogar Vertrauen, weil andere genau wissen, auf was Sie sich einstellen können und woran Sie bei Ihnen sind.

Verzetteln Sie sich nicht

Vielleicht kennen Sie das: Sie wollten nur mal schnell ein paar Rechnungen schreiben, im Internet nach den neuesten Nachrichten aus Ihrer Branche suchen oder ein neues Programm auf den Computer einspielen. Sie tun dies und das – und plötzlich, ohne dass Sie es gemerkt haben, ist der Tag herum und Ihre eigentliche Arbeit haben Sie gar nicht gemacht. Stattdessen haben Sie sich mit lauter Kleinigkeiten verzettelt und wissen gar nicht, wo Ihre Zeit geblieben ist.

Wenn Sie jedoch, wie oben bereits beschrieben, analysiert haben, mit welchen Tätigkeiten Sie Ihre Zeit herumgebracht haben, können Sie nachvollziehen, wo Ihre Zeit geblieben ist: Betrachten Sie sich nochmals Ihre Auflistung und halten Sie Ihr Augenmerk nicht nur darauf, wie viel Zeit Sie sinnvoll effektiv gearbeitet oder in Pausen entspannt haben, sondern auch wie viel Zeit Sie unnötig vertrödelt haben. Gegen diesen Zeitverlust können Sie nun methodisch vorgehen.

Müssen Sie diese Arbeit jetzt auf diese Weise machen?

Hinterfragen Sie zunächst den Sinn Ihrer zeitraubenden Aktivitäten. Das nachfolgende Schema verdeutlicht Ihnen nochmals, wie Sie dabei systematisch vorgehen. Manche Tätigkeiten stellen sich nach einer eingehenden Analyse als notwendig heraus, müssen aber anders organisiert werden (wie, zeigt Ihnen Schritt 2). Von vielen anderen Arbeiten können Sie sich jedoch entlasten. Dazu gehören zunächst Routineaufgaben, die Sie nur noch aus alter Gewohnheit erledigen, eben weil Sie das schon immer so gemacht haben.

Beispiel: Frau K. ist Inhaberin eines Geschenkeshops. In der Vorweihnachtszeit herrscht Hochbetrieb. Trotz des Stresses schreibt sie jedes Jahr Weihnachtskarten an alle Kunden in Ihrer Kartei. Einige Kunden haben schon seit Jahren nichts mehr bei Ihr gekauft, hier sind die Weihnachtskarten schlicht verlorene Mühe und ein unnötiger Kostenfaktor. Frau K. täte gut daran, die Altkunden auszusortieren.

Einen besseren Zeitpunkt finden

Doch selbst wenn eine Arbeit notwendig sein sollte – sicherlich ist es zum Beispiel sinnvoll, guten Kunden einen Weihnachtsgruß zukommen zu lassen – bleibt die Frage, ob Sie diese Arbeit wirklich selbst übernehmen müssen. In vielen Fällen könnten Sie einfache Aufgaben kostengünstig, effizient und schnell durch jemand anders erledigen lassen (mehr dazu erfahren Sie im nächsten Kapitel). Frau K. könnte diese kleinen Arbeiten beispielsweise an einen Studenten übertragen. Sie könnte sich aber auch fragen, ob Sie diese Arbeiten unbedingt jetzt in der Vorweihnachtszeit erledigen muss. Im Sommer, während der Urlaubszeit, hat Sie oft tagelang nichts zu tun und langweilt sich in Ihrem Laden.

Die Urlaubszeit wäre ein viel besserer Zeitpunkt, die Weihnachtskarten schon einmal zu schreiben. Und auch Sie haben sicherlich auch die eine oder andere Leerlaufphasen, in denen Sie solche Arbeiten zwischendurch erledigen können. Ihre persönliche Analyse zeigt Ihnen auf, wo diese liegen. Planen Sie nun diese eher unwichtigen Aufgaben gezielt in solche Phasen. Um Zeit zu sparen, sollten Sie darüber hinaus auch analysieren, ob Sie die Aufgaben auf effiziente Art und Weise erledigen. Überprüfen Sie, ob Sie nicht aus purer Gewohnheit auf eine umständliche Art arbeiten und wie Sie diese Arbeitsweise vereinfachen und damit effizienter gestalten können, ohne dass das Ergebnis leidet: Setzen Sie technische Hilfsmittel wie eine geeignet Software oder einen besseren Computer ein oder Automatisieren Sie Arbeitsabläufe, etwa dadurch dass Sie auf Ihrem Computer häufig benutze Funktionen direkt so einstellen (in Office-Anwendungen beispielsweise funktioniert das mit Makros). In unserem Beispiel schreibt Frau K. alle Weihnachtsgrüße von Hand und faltet die selbstgemachten Karten dann eigenhändig. Sie würde viel Zeit sparen, wenn Sie zuvor schon gefaltetes Papier kaufen und die Grüße dann auf dem Computer ausdrucken würde. Dann müsste Sie den Gruß nur einmal schreiben, statt viele Male immer wieder neu, bräuchte keine Angst vor Schreibfehlern zu haben und bräuchte am Ende nur noch zu unterschreiben und die Karten in das Kuvert zu stecken. Nur wenn Sie am Ende Ihrer Analyse feststellen, dass Sie die Arbeit wirklich selbst und unbedingt jetzt und auf diese Weise erledigen müssen, sollten Sie das tun.

Arbeiten organisieren

Am sinnvollsten organisieren Sie kleinere Arbeiten und Routinetätigkeiten, wenn Sie diese in Blöcken zusammenfassen. Dahinter steckt folgender Gedanke: Für jede Arbeit, die Sie beginnen, benötigen Sie Vorbereitung und eine Anlaufzeit: Sie müssen beispielsweise Unterlagen heraussuchen und diese zurrecht legen, sich einlesen, sich gedanklich mit dem Thema beschäftigen, den Computer hochfahren und vieles mehr.

Beispiel: Frau M. beginnt den Arbeitstag mit einem Kundentelefonat. Sie sucht zunächst die Unterlagen des Projektes heraus, dann die Adresse des Kunden und legt sich die Argumente zu recht, mit denen Sie überzeugen will. Nach dem Gespräch packt sie alle Unterlagen wieder weg, schreibt Rechnungen am PC und druckt diese aus. Dafür muss sie die entsprechenden Geräte anmachen- und dann wieder ausmachen. Am Nachmittag führt Sie ein weiteres Kundengespräch zum selben Thema wie morgens. Wieder holt Sie Projekt- und Adressunterlagen hervor. Abends schließlich schreibt sie ein Angebot, wieder am PC.

Wenn Frau M. die Telefonate und die Arbeit am PC zu jeweils einem Block zusammengefasst hätte, hätte sie schätzungsweise ein halbe Stunde Zeit gewonnen, die Sie so beim zweimaligen heraussuchen der Unterlagen und beim Hoch- und Runterfahren Ihres Rechners verloren hat. Fassen Sie also solche kleineren Aufgaben also immer zu Blöcken zusammen und sparen Sie durch diese “Serienproduktion” überflüssige Anlaufzeiten. Sie brauchen dann jede Tätigkeit nur einmal vorzubereiten und können sie dann routiniert durchführen. Analysieren Sie dafür noch einmal, mit welchen Tätigkeiten Sie gewöhnlich Ihren Tag füllen. Überlegen Sie nun genau, welche Arbeitsgänge sich zu Blöcken zusammenfassen lassen und wann am Tag Sie diese am Besten durchführen. Beachten Sie dabei auch Ihre Leistungskurven (Mehr dazu im entsprechenden Kapitel im Abschnitt Planung.

Beispiel: Für Frau M. sieht das Ergebnis Ihrer Analyse so aus: Vormittags ein Block konzeptionelle Projektarbeit am PC. Dann Mittags vor dem Essen kleinere Aufgaben am PC. Dann wird der Computer ausgeschaltet. Nach dem Essen und einer Ruhephase folgt am Nachmittag der Block Kundengespräche.

Arbeit in Blöcken zusammenfassen

Daraus ergibt es sich fast von selbst, dass Sie die kleineren Arbeiten jeweils erst abschließen, bevor Sie etwas Neues beginnen. Denn wenn Sie die Aufgaben routinemäßig in Blöcken planen, kommen Sie gar nicht erst auf den Gedanken, beispielsweise neben der Arbeit am PC noch etwas anderes anzufangen. Aber selbst wenn Sie die Blöcke aus irgendwelchen Gründen nicht streng einhalten können, sollten Sie zumindest darauf achten, dass Sie einzelne kleinere Aufgaben, die schnell erledigt sind, abschließen können, bevor Sie etwas Neues beginnen. Wenn Sie das nicht tun, werden Sie immer im Hinterkopf haben, dass noch etwas unerledigt liegen geblieben ist und das behindert Sie gedanklich bei Ihrer weiteren Arbeit. Anders sieht das natürlich bei größeren Projekten aus, die können Sie meist nicht einem Rutsch wegarbeiten, sondern müssen Sie auch mal mit kleineren Aufgaben unterbrechen.

Bei kleineren Aufgaben zwischendurch: Erst eine Sache beenden, dann eine andere beginnen. Bei größeren Projektaufgaben: Diese sinnvoll einteilen und zur Entspannung mit kleineren Routinetätigkeiten abwechseln.

Was Du heute kannst besorgen…

Nicht alle Arbeiten sind angenehm und unangenehme Dinge schieben Sie einfach gerne vor sich her. Beschwerden aufnehmen, Steuererklärung, Projektgespräche sind typische Beispiele für Aufgaben, die viele lieber später als jetzt erledigen. Es ist völlig normal, dass man solcherart nach dem Lustprinzip verfährt. Und sich dabei selbst täuscht:

Zuerst die Zeitung lesen, dann noch die eMails abrufen, dann die Teambesprechung in der Kaffeeküche – alles ist eben wichtiger, als die die eigentliche Arbeit, die doch eigentlich auf der Prioritätenliste ganz oben stand. Analysieren Sie daher, warum Sie diese wichtige Aufgabe so ungern erledigen, bevor Sie dann mit einem Sieben-Punkte-Plan der Aufschieberitis zu Leibe rücken. Ihre Analyse könnte so aussehen.

Checkliste: Ich habe nicht wirklich Lust, diese Arbeit zu machen, weil:

7-Punkte-Plan gegen “Aufschieberitis”:

Wenn Sie ein Perfektionist sind, haben Sie es schwer: Weil Sie auch jede kleine Aufgabe perfekt erledigen wollen, laufen Sie besonders Gefahr, sich zu verzetteln. Gerade weil Sie alles perfekt machen wollen, sehen Sie auch kleinere Aufgaben oft als unüberwindbaren Berg vor sich, den Sie dann vor sich herschieben, statt einfach anzufangen. Und weil Sie misstrauisch sind, dass andere Menschen etwas nicht so perfekt machen, wollen Sie Aufgaben lieber nicht an andere abgeben. Ursache Ihres Perfektionismus können tiefer sitzenede Ängste sein. Da hilft nicht nur eine gute Planung, sondern Sie sollten auch gezielt Stress abbauen und mögliche Ängste reduzieren. Auch professionelle Hilfe kann hierbei sinnvoll sein.

Wie Sie mit Störungen umgehen

Organisieren Sie eine störungsfreie Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten können, am besten vormittags. Lesen Sie in dieser Zeit keine eMails und Leiten Sie Anrufe auf Ihren Anrufbeantworter oder an jemanden anderen weiter. Machen Sie klar, dass Sie diese Zeit brauchen – auch sich selbst. Tragen Sie diese Zeit in Ihrem Terminplan als besetzt ein. Teilen Sie das anderen mit – und teilen Sie auch mit, wann Sie gut zu erreichen sind.

Sie haben ja bereits oben erfahren, wie wichtig es ist, mindestens eine Woche lang Ihren Tagesablauf zu analysieren und dabei auch einzutragen, wie oft und wie lange Sie bei Ihrer Arbeit gestört werden. Dieser Analyse und vor allem der Spalte Störungen sollten Sie sich jetzt noch einmal zuwenden. Betrachten Sie hier noch einmal genau:

Achtung Gewöhnungseffekt

Natürlich ist es schön, dass Ihr Chef Ihre Leistungen schätzen und häufig etwas von Ihnen wollen: Dadurch fühlen Sie sich gebraucht. Wenn Sie jedoch immer “verfügbar” sind, kann sich das negativ auswirken: Die Kunden gewöhnen sich daran und können vielleicht sogar den Eindruck bekommen, Sie hätten sonst keine Aufträge.

Nicht alle Störungen lassen sich vermeiden, aber viele. Überlegen Sie zunächst, ob einige Störungen stets auf die gleiche Weise, durch die gleiche Person, aus dem gleichen Grund oder zur gleichen Uhrzeit vorkommen und fassen Sie diese jeweils zu Blöcken zusammen. Dadurch können Sie diese Störungsblöcke jeweils wie eine Störung behandeln. Überlegen Sie dann, ob die Störung wirklich unvermeidbar ist.

Müssen Sie das wirklich selbst tun?

Beispiel: Antiquitätenhändler G. analysiert seine Störfaktoren. Neben vielen kleineren Störungen kristallisiert sich ein größerer Block heraus: Jeden Tag, meist am späten Nachmittag, manchmal auch zwei mal am Tag, ruft die gleiche nervige Kundin an, fragt, ob er dieses oder jenes besorgen könnte, hat ständig neue absurde Ideen zu ihrer Einrichtung und sagt am Ende jedes Mal “darüber muss ich noch nachdenken”, um am nächsten Tag mit einer neuen Idee zu kommen. Das kostet Herrn G. nicht nur die Zeit des Telefonats, sondern er regt sich auch jedes Mal darüber auf. Durch zielgerichtete Gesprächsführung erkennt Herr G., dass die Kundin vor allem an asiatischen Antiquitäten interessiert ist, die er nicht führt. Er nennt der Kundin daher einige entsprechende Adressen. Wenn Sie dort nichts findet, bietet er an, kann die Kundin zu einem fest verabredeten Termin bei ihm persönlich vorbeikommen, da sich am Telefon solche Vorstellungen nur schlecht erläutern lassen, falls Sie tatsächlich konkrete Kaufabsichten hegt. Mit diesem Service ist die Kundin zufrieden.

Fragen Sie sich ernsthaft, ob Sie sich jetzt persönlich auf diese Weise dieser Angelegenheit widmen müssen. Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass jemand anders sich besser darum kümmern kann, delegieren Sie das Anliegen weiter. Wenn Sie feststellen, dass Sie eine Angelegenheit besser zu einem späteren Zeitpunkt erledigen könnten, legen Sie einen entsprechenden Termin fest: Wenn Sie beispielsweise durch einen unangemeldeten Kunden gestört werden, verweisen Sie auf Ihren vollen Terminkalender, die einen Termin gemacht haben (auch wenn das gar nicht stimmt) und bitten Sie den anderen, ebenfalls einen Termin zu vereinbaren. Wenn Sie die Sache schnell erledigen können, ist es empfehlenswert, sie dazwischenzuschieben – dann brauchen Sie daran nicht mehr zu denken. Und wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass diese Angelegenheit gar nicht erledigt werden muss, dann sollten Sie einfach “Nein” sagen.

Störungen vermeiden – 5 Tipps

Tatsächlich können Sie viele Störungen gerade durch durch wen auch immer vermeiden oder zumindest einschränken, indem Sie die entsprechenden Gespräche zielgerichtet führen und so die wichtigen Informationen schneller und effizienter herausfiltern. Dabei ist es egal, ob Sie ein persönliches oder telefonisches Gespräch führen, ob Sie ein Meeting abhalten oder unter Vier Augen mit jemandem Sprechen und ob Ihrer Gesprächspartner Kunden oder Mitarbeiter sind, die Grundregeln sind immer gleich:

  1. Machen Sie sich zunächst das Ziel des Gesprächs klar: Was wollen Sie erreichen? Informationen geben, Informationen einholen, einen Termin vereinbaren, ein Angebot machen? Schreiben Sie sich alle wichtigen Gesprächspunkte auf. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, werden Sie zielgerichteter telefonieren.
  2. Suchen Sie vor dem Gespräch alle wichtigen Unterlagen zusammen. Es macht keinen kompetenten Eindruck, wenn Sie diese noch während des Gesprächs suchen müssen.
  3. Legen Sie die Dauer des Gespräches genau fest. Planen Sie bei längeren Gesprächen auch, wie lange die einzelnen Themenblöcke behandelt werden sollen.
  4. Sagen Sie gleich zu Beginn, um was es geht und wie lange Sie für das Gespräch und die einzelnen Einheiten veranschlagt haben – dann weiß Ihr Gegenüber, auf was es sich einstellen kann. Bei Meetings mit mehreren Teilnehmern legen Sie Regel fest, etwa: “Pro Redebeitrag 30 Sekunden” oder “Alle Beiträge mit Beispielen illustrieren”.
  5. Halten Sie das Ergebnis des Gespräches schriftlich fest, auch wenn es nur Stichpunkte sind. Überlegen Sie, ob das Gespräch so seinen Zweck erfüllt hat. Setzten Sie das, was Sie aus dem Gespräch mitgenommen haben um – wenn nicht sofort, so planen Sie die Umsetzung doch konsequent ein.