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Projektmanagement, aber richtig – Teil 4: Risikomanagement in 5 Schritten



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Zur Vorbereitung des Risikomanagements bestimmen Sie, welche Risikostrategien für die Risiken im Projekt festgelegt werden. Die Risikostrategie kann auch unterschiedlich für ausgewählte/gewisse Risiken oder Risikogruppen definiert werden.

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Hier schreibt für Sie:

 

andrea-ramscheidtAndrea Ramscheidt ist Expertin für Projektmanagement-Prozesse in Unternehmen.

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Risiko-Management in 5 Schritten

Mögliche Strategien zum Risiko-Management sind:

  1. Risiken vermeiden
  2. Risiken oder deren Auswirkungen vermindern
  3. Risiken akzeptieren
  4. Risiken übertragen
  5. Risiken beobachten

Üblicherweise erfolgt das Risikomanagement in fünf Schritten:

  1. Risikomanagement initialisieren
  2. Risiken identifizieren
  3. Risiken analysieren
  4. Maßnahmen definieren
  5. Risiken überwachen

Planung der Risikomanagement-Tätigkeiten im Projekt

Ein weiterer Schritt ist die Planung der Risikomanagement-Tätigkeiten im Projekt. Planen Sie in regelmäßigen Zeitabständen eine Neubewertung der Risiken ein.

Sie legen fest, wer an dem Risikomanagement aktiv beteiligt wird. Vergessen Sie hier nicht, den Aufwand für das Risikomanagement zu planen und zu berücksichtigen.

Risiken identifizieren

Um Risiken zu identifizieren, sind verschiedene Vorgehensweisen möglich: Sie können die Stakeholder mit Blick auf mögliche Risiken befragen. Oder Sie können eine Besprechung beziehungsweise einen Workshop zur Risikoidentifikation durchführen.

Dabei setzen Sie verschiedene Methoden ein, um mögliche Risiken zu identifizieren. Übliche Methoden dafür sind ein Brainstorming, ein Brainwriting, das Mind-Mapping, die Methode 6-3-5 oder die Expertenbefragung.

Informationsquellen nutzen

Um mögliche Risiken zu identifizieren, sollten Sie alle zur Verfügung stehenden Informationsquellen nutzen. Dazu gehören zum Beispiel der Projektstrukturplan und die Ablaufplanung Ihres Projektes, Projektverträge oder die Lessons Learned aus abgeschlossenen ähnlichen Projekten.

Tipp: Identifizieren Sie Risiken immer gemeinsam mit Ihrem Projektteam und relevanten Stakeholdern. Wenn Sie im Alleingang die Projektrisiken identifizieren, dann besteht die Gefahr, dass Sie nicht den Überblick über alle fachlichen Aspekte haben oder andere Projektbeteiligte mehr oder andere Erfahrungen einbringen könnten. Unterschiedliche Personen haben in der Regel mehr und bessere Ideen.

Projektrisiken auflisten

Die Liste Ihrer Projektrisiken müssen Sie nicht ausschließlich im Rahmen einer Projektbesprechung erstellen. Sie können auch alle oder einen Teil der Projektmitarbeiter bitten, Ihnen mögliche Risiken per E-Mail zu senden. Weitere Quellen zur Identifizierung sind Ihre Projektplanungsdokumente, Verträge etc.

Sie können auch eine generische Risikoliste erstellen, welche typische Projektrisiken enthält. Die generische Risikoliste können Sie ebenfalls im Laufe der Zeit um Projektrisiken aus anderen abgeschlossenen Projekten erweitern. Sie erhalten so eine Basis, die Sie für die Risikoanalyse aller Ihrer Projekte einsetzen können.

Risikoidentifizierung

Das Ergebnis der Risikoidentifizierung ist eine Liste der möglichen Risiken mit einer Risikobeschreibung.

Beispiel: Generische Risikoliste

  • Kooperationsbereitschaft Kunde
  • Know-how Kunde
  • Sprache
  • Projektkommunikation
  • Kundenverfügbarkeit
  • Konflikte oder unterschiedliche Interessen beim Auftraggeber
  • Verfügbarkeit von Mitarbeiter-Ressourcen
  • Unterschätzter Aufwand für die Umsetzung
  • Termine, die nicht zu verschieben sind, zum Beispiel SEPA-Umstellung
  • Personalwechsel
  • Überlastung des Projektleiters

Die genannten Risiken werden in der Projektrisikoliste gesammelt. Im ersten Schritt werden die Risiken noch nicht bewertet. Daher kann es sein, dass eine Reihe von Risiken aufgenommen wird, die in der späteren Bewertung wieder wegfallen, da sie redundant, nicht relevant oder nicht signifikant sind.

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