Produktiv als Chef und Unternehmer: Mitarbeiter richtig delegieren


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Von Managern, Chefs und Unternehmern wird verlangt, zu führen und stets für Mitarbeiter ansprechbar zu sein. Tipps, wie Sie auch als Führungskraft effizient arbeiten und es schaffen, dass Mitarbeiter Sie dabei tatkräftig unterstützen.

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Hier schreibt für Sie:

 

Martin Geiger 62Martin Geiger ist Produktivitätsexperte, Keynote-Speaker, Vortragsredner und Coach.

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Büro der offenen Tür?

Auch Führungskräfte brauchen Zeit, um ihre Aufgaben zu erledigen – entgegen landläufiger Meinung können sie nicht alles an ihre Mitarbeiter abgeben. Dafür brauchen sie störungsfreie Arbeitszeiten – das ist meist schneller gesagt als getan.

Noch vor einigen Jahren war das “Büro der offenen Tür” eine Selbstverständlichkeit; ein Büro also, zu dem jeder Mitarbeiter jederzeit Zutritt hatte. Im Grunde eine gute Sache, die allerdings nur so lange funktioniert, bis wir uns irgendwann eigenen, wichtigen Projekten widmen müssen.

Doch auch bei geöffneten Türen heißt das noch lange nicht, dass Sie sich von Ihren Mitarbeitern die Zeit stehlen lassen sollten. Denn gerade die im Laufe des Tages immer wieder mit dem vermeintlich harmlosen Satz: “Haben Sie mal eine Minute?” eingeleiteten Störungen kosten besonders viel Zeit.

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Störungsfreie Zeiten?

Mit den störungsfreien Zeiten ist es meistens so eine Sache: Da sind ja auch noch andere: Ob in einem großen Büro oder durch eine gewünschte Politik der offenen Tür – allzu oft lassen wir uns durch Kollegen oder Mitarbeiter von wichtigen Projekten ablenken.

Und zu Hause ist da die Familie, die es einem manchmal schwer macht, im Homeoffice störungsfrei zu arbeiten. In beiden Fällen ist eine Menge Selbstdisziplin erforderlich, um am Ball zu bleiben bzw. immer wieder zum eigentlichen Spiel zurückzukehren.

Stille Stunden

Natürlich wissen wir alle um die Notwendigkeit, sich Freiräume in Form störungsfreier Zeiten zu schaffen, um an unseren wichtigsten Zielen arbeiten zu können. Dennoch würden wir bei dem Thema “Steigerung der persönlichen Produktivität” überrascht feststellen, was eine fest in den Tagesablauf integrierte “Stille Stunde” tatsächlich für unsere Ergebnisse zu leisten vermag.

Um mit Erfolg an unseren wichtigsten Zielen arbeiten zu können, brauchen wir Zeiten, in denen wir nicht gestört werden. Grundsätzlich signalisiert uns der Zeitdieb mit jeder Störung, dass seine Zeit wertvoller ist als unsere. Das dürfen wir auf keinen Fall zulassen.

Das Prinzip der geschlossenen Tür

In zahlreichen Unternehmen wird folgende Vereinbarung umgesetzt: Wenn die Bürotür geschlossen ist, sind Störungen – allen voran Plaudereien – schlichtweg unerwünscht.

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Dabei ist es erforderlich, dass wir dieses Prinzip nicht nur selbst konsequent umsetzen, sondern geschlossene Türen auch bei anderen respektieren. Stellen Sie sich vor: In Ihrem Unternehmen ist jeder Mitarbeiter in der Lage, eine Stunde pro Tag ungestört an seinem wichtigsten Projekt zu arbeiten.

Feste Produktivitätszeiten

Was für eine Steigerung der Produktivität würde das bedeuten – sowohl Ihrer eigenen als auch der Ihres Unternehmens!

Mit dem Prinzip der geschlossenen Bürotür haben Sie eine einfache, aber sehr wirkungsvolle Vereinbarung, die bereits ausreichen kann. Aber achten Sie darauf, dass die Tür nicht den gesamten Tag geschlossen ist. Oft genügen bereits zwei bis drei Stunden.

Hilfe, Zeitdiebe!

Die Spezies der Zeitdiebe, die diesen Satz mit Vorliebe verwendet, ist leider in jedem Unternehmen anzutreffen. Natürlich können sich aus spontaner Kommunikation immer wieder auch fruchtbare Ideen entwickeln.

Doch wenn Sie sich als Antwort auf die Frage: “Haben Sie mal eine Minute Zeit?” zu einem Ja hinreißen lassen, sehen Sie sich häufig den noch wenig strukturierten Gedanken Ihres Gesprächspartners ausgesetzt, die in der Regel mindestens eine halbe Stunde Ihrer Zeit beanspruchen.

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Varianten des Zeitdiebstahls

Gerne werden auch Abwandlungen eingesetzt wie: “Nur ganz kurz…” oder “Nur schnell eine Frage…”.

Egal mit welcher Variante Ihr Mitarbeiter versucht, Ihre Zeit zu stehlen – gewöhnen Sie sich als Reaktion auf diese Fragen grundsätzlich folgende Formulierung an: “Im Augenblick bin ich beschäftigt. Aber um 16 Uhr können wir uns für eine Viertelstunde treffen, um alle Punkte auf Ihrer Liste abzuarbeiten.”

Die Macht der Gewohnheit

Wiederholen Sie diese Antwort regelmäßig bei jeder sich bietenden Gelegenheit. Variieren Sie dabei höchstens die Uhrzeit, die allerdings immer kurz vor (oder nach) dem Feierabend des jeweiligen Mitarbeiters liegen sollte.

Was wird passieren? Zunächst einmal ist der Mitarbeiter genötigt, die gewünschte Liste anzufertigen und somit seine Gedanken zu konkretisieren.

Je konkreter das Ziel, desto besser das Gespräch

Darüber hinaus haben Sie den Zeitpunkt für das Gespräch vorgegeben und somit selbstbestimmt über Ihre Zeit verfügt. Dies stoppt den Zeitdieb unmittelbar und wird ihm die Lektion erteilen, dass er mit seiner Strategie keinen Erfolg hat.

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Auch der hartnäckigste “Haben-Sie-mal-eine-Minute-Zeitdieb” wird es irgendwann verstehen und ab diesem Zeitpunkt mit der Frage an Sie herantreten: “Ich habe vier Punkte, die ich mit Ihnen durchgehen muss. Wann können wir uns zusammensetzen?”

Wo liegen Ihre Zeitfallen?

Nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit, um zu überlegen, wie Sie einen normalen acht-, zehn- oder zwölfstündigen Arbeitstag verbringen. Womit verschwenden Sie am meisten Zeit?

Überlegen Sie auch, wie viel Zeit damit jeden Tag verloren geht? Was könnten Sie tun, um diese Aushöhlung Ihrer Zeit, Energie und Begeisterung zu unterbinden oder zumindest zu mildern? Am besten, Sie beantworten diese Fragen schriftlich.

So können Mitarbeiter helfen – und so nicht

Neben Ihrer eigenen Zeit sind Mitarbeiter Ihr wichtigstes Kapital. Denn diese nehmen Ihnen Arbeit ab und schenken Ihnen Zeit. Wenn es die richtigen Mitarbeiter sind.

Denn viele machen ihre Arbeit wirklich hervorragend – diese sind nicht Ihr Problem. Andere Mitarbeiter aber schaffen es immer wieder, Arbeit nach oben zu delegieren. Also an Sie! Was dagegen tun?

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Immer diese Ablenkungen

Zu oft lassen wir uns – fast unbemerkt – von mehr oder weniger Wichtigem ablenken, weil andere gedanklich bei uns Schubladen öffnen, die wir ohne sie gar nicht hätten.

Jeder von uns weiß aus eigener Erfahrung, wie Kräfte zehrend es sein kann, wenn wir gerade hochkonzentriert an einem wichtigen Projekt sitzen und mit Fragen wie diesen konfrontiert werden:

  • “Chef, welche Weihnachtskarten sollen wir jetzt nehmen?”
  • “Papa, darf meine Freundin heute bei mir schlafen?”
  • “Schatz, kannst Du nachher den Wagen noch für mich volltanken?”
  • “Ich kann meinen Autoschlüssel nicht finden, weißt Du vielleicht, wo er sein könnte?”
  • “Können Sie mir noch schnell diese Email mit der Anfahrtsskizze rüberschicken?”

Jeder macht, wofür er eingestellt wurde!

Dass Ihre Mitarbeiter Arbeit nach oben delegieren, bedeutet im schlimmsten Fall, dass Ihr Schreibtisch voll ist und Ihr Mitarbeiter pünktlich nach Hause geht. Lassen Sie es nicht zu, dass Mitarbeiter Arbeit an Sie abgeben.

Jeder hat die Aufgaben zu erledigen, für die er eingestellt wurde. Denn es geht ja nicht darum, dass Ihre Mitarbeiter ihren eigenen Job nicht könnten. Aber wenn Sie Ihnen die Möglichkeit einräumen, Entscheidungen auf Sie zu übertragen, werden sie von dieser Möglichkeit auch Gebrauch machen – und zwar reichlich.

Paragraph Eins: Jeder löst seins

Schon vor einiger Zeit habe ich deswegen das Prinzip “Paragraph Eins: Jeder löst seins” zur Vermeidung vieler derartiger Zeitdiebe für mich entdeckt. Hierbei geht es um weit mehr als reine Delegation.

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Richtig angewandt, führt diese Strategie zu einer nachhaltigen Änderung unserer Grundsatzeinstellung bezüglich unserer eigenen Arbeitsweise und der unseres Umfeldes und damit für alle zu einer gesteigerten Produktivität. Aber wie lässt sich dies alles in die Praxis umsetzen? Schon seit geraumer Zeit empfehle ich, ein Türschild einzusetzen, das die Aufschrift trägt:

Stopp! Was würden Sie tun, wenn ich nicht da wäre?

Zeit ist Geld

Für ganz hartnäckige Fälle empfehlen sich die Untertitel: “Warum tun Sie’s dann nicht?” oder “Worauf warten Sie noch?”

Ist uns erst einmal klar geworden, dass unsere Zeit viel Geld wert ist, werden wir anders damit umgehen. Wir werden nur das tun, was wirklich wichtig ist, und alles eliminieren, was uns Zeit stiehlt. Wir werden unsere Konzentration auf das richten, was es zu leisten gilt, um unsere Ziele zu erreichen.

Zeitdiebe stoppen macht effizienter

Übrigens: Eine langfristige Umfrage unter Seminarteilnehmern, die inzwischen mit dem “STOPP!”-Schild arbeiten, hat ergeben, dass sie allein durch diese Maßnahme einen durchschnittlichen Zeitgewinn von 52 Minuten pro Woche erzielen konnten.

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Gelingt es uns also tatsächlich, unsere Zeitdiebe zu stoppen, können wir nur gewinnen – an Effizienz und Produktivität ebenso wie an persönlicher Lebensqualität.


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  1. Adam

    Ist ja lustig. Gerade gestern haben ich das mit jemandem diskutiert, heute finde ich über Google Ihre Beiträge. Toll.

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