7 Schritte zur optimalen Problem-Lösung: Starten mit der Checkliste der CIA-Agenten



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Für manche Büroarbeiter scheint der Berufsalltag aus nichts anderem zu bestehen: Aus der Lösung von Problemen. Das wichtigste  dabei: Einfach mal irgendwo anfangen. Das gelingt am besten mit einer Checkliste wie ein CIA-Agent.

7 Schritte zur optimalen Problem-Lösung: Starten mit der Checkliste der CIA-Agenten 7 Schritte zur optimalen Problem-Lösung: Starten mit der Checkliste der CIA-Agenten

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Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil


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Schritt 1: Machen Sie sich klar, was die eigentliche Aufgabenstellung ist

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Tatsächlich ist es so, dass – unabhängig von der konkreten Aufgabe – die Fähigkeit Probleme zu erkennen und sie zu beseitigen, eine Schlüsselqualifikation ist.

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Oft ist es gar nicht so offensichtlich, was das tatsächliche Problem ist. Viele Menschen machen den Fehler und reagieren viel zu schnell – „Ah, das ist das Problem, dann machen wir mal XY.“

Dabei täte zunächst einmal Innehalten gut. Es gilt, das wirkliche Problem zu erkennen. So könnte Ihr Problem zum Beispiel die Entscheidung zwischen zwei Mitarbeitern für den Posten des Projektleiters sein. Im Kern geht es hier jedoch nicht um die Personalfrage, sondern darum zu klären, wie das Projekt schnell, günstig und erfolgreich bearbeitet werden kann.

Die Fünf-Mal-Warum-Methode

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Eine sehr hilfreiche Vorgehensweise zur Identifikation des eigentlichen Problems ist die „Fünf-Mal-Warum-Methode.“ Die japanische Kaizen-Philosophie geht davon aus, dass sich die Ursache eines Problems nie durch einmaliges Fragen herausfinden lässt.


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Oft sind es nämlich – wie gerade gesagt – ganz andere Gründe, die zu Problemen führen, als man zunächst vermuten würde. Erfahrungsgemäß muss man etwa fünf Mal nach dem Warum fragen, bis man zur eigentlichen Problemursache vorgedrungen ist.

Und nur dann kann man auch dauerhafte Lösungen finden. Fragen Sie also wie ein Kleinkind mehrfach „Warum?“ – manchmal langt es, nur drei Mal zu fragen, manchmal wird man sechs Mal fragen müssen.

Zirkuläre Fragen

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Eine weitere Möglichkeit, Probleme zu erfassen, ist es, „zirkuläre Fragen“ zu stellen. Diese Methode stammt eigentlich aus der systemischen Psychotherapie und wird oft zur Lösung von Diskussionsblockaden eingesetzt; sie kann aber auch helfen, unternehmerische Probleme zu lösen. Das Prinzip ist einfach: Anstatt sich selbst zu fragen „Was ist unser Problem?“, versetzt man sich in andere Personen.

Man sucht also beispielsweise Antworten auf Fragen wie: „Wie würden unsere Kunden das Problem darstellen?“ Oder: „Was machen wir in den Augen des Außendienstes falsch?“ Dieses „Mehrbrillenprinzip“ bewirkt einen Wechsel der Perspektive und hilft Ihnen, einem Problem neue Gesichtspunkte abzugewinnen.

Schritt 2: Ermitteln Sie den Stellenwert des Problems

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Sie wissen nun, was das eigentliche Problem ist. Bevor Sie Ihre kreative Energie zur Analyse und Lösung nutzen, sollten Sie ermitteln, wie das Problem einzuordnen ist. Erst dann nämlich können Sie sinnvoll festlegen, wie viel Zeit und Aufwand Sie bereit sind, in die nächsten Schritte zu investieren.

Um es anders zu sagen: Sie sollten nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen. Probleme, die einen hohen strategischen Stellenwert haben, verdienen natürlich mehr Aufmerksamkeit als Probleme von eher kurzfristigem oder operativem Charakter.


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Schritt 3: Analysieren Sie das Problem

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In Anbetracht der Tatsache, dass es unzählige Arten von Problemen mit unzähligen Variablen gibt, fällt es schwer, allgemeingültige Empfehlungen abzugeben. Mein Spezial-Tipp ist daher: Machen Sie es wie CIA-Agenten. Lösen Sie Problem anhand einer Fragen-Checkliste.

Es handelt sich dabei um die „Phoenix-Checkliste zur Problemerkennung“. Die Agenten des US-amerikanischen Auslandsnachrichtendienstes, der Central Intelligence Agency (CIA), nutzen die folgende Checkliste, um ein Problem aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten.

Checkliste mit Fragen zur Problemlösung

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Der folgende Fragenkatalogkönnen Ihnen auch bei einem beruflichen oder wirtschaftlichen Problem weiterhelfen. Und das Beste: Er hilft Ihnen dabei, fast jedes Problem analysieren zu können.

  • Warum ist es notwendig, dass wir das Problem lösen?
  • Welchen Nutzen bringt uns die Lösung des Problems?
  • Was ist uns bekannt?
  • Was verstehen wir bisher nicht?
  • Welche Informationen liegen uns vor?
  • Was ist nicht das Problem? Sind die Informationen ausreichend? Sind sie ungenügend? Sind sie redundant? Sind sie widersprüchlich?
  • Können wir das Problem grafisch beschreiben? Lässt es sich quantifizieren?
  • Lässt sich das Problem in Teilprobleme zerlegen?
  • Wie hängen die Teilprobleme zusammen?
  • Welches sind die beeinflussbaren Größen des Problems?
  • Haben wir dieses Problem vorher schon einmal gesehen?
  • Haben wir ein ähnliches Problem vorher schon einmal gesehen?
  • Kennen wir damit zusammenhängende Probleme?
  • Gibt es ein bekanntes Problem mit denselben, unbekannten Größen?
  • Wenn es ein verwandtes Problem gibt, das wir schon gelöst haben: Können wir die Lösung für unser jetziges Problem verwenden? Können wir die gleiche Methodik anwenden?
  • Können wir unser Problem umformulieren? Auf wie viele verschiedene Arten können wir es beschreiben? Lässt es sich generalisieren oder spezifizieren?

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  1. Monika

    Spanender Tip mit dem CIA-Agenten. Ich bin eher durch Zufall über diese Seite gestolpert und finde sie richtig gut.

  2. Karin

    Wie ein CIA-Agent an eine Problemösung heranzugehen - darauf muss man erstmal kommen!

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