Prokrastination ist ein vielschichtiges Thema, für das es ebenso viele Lösungen gibt. Ein Überblick in Listen-Form.

Prokrastination & Psychologie: 6 Checklisten für eine bessere Selbst-Motivation

Woher kommt eigentlich Prokrastination und warum sehen wir sie so negativ?

Kein Zweifel, Prokrastination hat einen negativen Ruf, dabei muss sie nicht zwangsläufig negativ sein. Denn das Aufschieben von Aufgaben, kann sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen. Im Rahmen eines Vortrags, den ich auf einer Tagung auf Burg Rothenfels im Spessart hielt, habe ich die wesentlichen Aspekte des Themas herausgearbeitet.

Dabei wurde klar, dass das Thema ziemlich Vielschichtig ist: Einige Menschen finden Wege, wie Prokrastination zu ihrem Vorteil genutzt werden kann, während andere die langfristigen negativen Auswirkungen erleben.

Dabei ist die ursprüngliche Bedeutung keinesfalls so negativ wie wir das heute verstehen, stammt sie doch aus einer Zeit, in der man Arbeit mangels elektrischem Licht zwangsläufig auf den nächsten Morgen verlegen musste. Doch welches sind die Vor- und Nachteile?

Vorteile von Prokrastination

Die Bücher zum Thema (Werbung)

Tipp: Sie können diesen Text auch als PDF oder einen eKurs zum Thema herunterladen. Im Shop finden Sie zudem spannende Inspirationen, um Ihren Erfolg zu erleben, dazu Angebote & News im Newsletter! (Werbung)
  1. Selbstregulation: Prokrastination kann als eine Form der Selbstregulation betrachtet werden. In bestimmten Situationen kann sich ein Problem von selbst lösen oder jemand anders übernimmt die Aufgabe, sodass die eigene Arbeitsbelastung reduziert wird.
  2. Priorisierung: Durch das Aufschieben von Aufgaben kann sich eine natürliche Priorisierung ergeben. Dringende Angelegenheiten rücken in den Fokus, während weniger wichtige Dinge vielleicht von selbst in den Hintergrund treten.
  3. Kreativität und Ideenentwicklung: Manchmal können kurze Unterbrechungen und das Aufschieben von Aufgaben zu einem Perspektivenwechsel führen, der kreative Ideen und innovative Lösungen hervorbringt. Manchmal ist es wirklich einfach besser bis zum nächsten Morgen zu warten, statt ermüdet immer weiter zu arbeiten.

Nachteile von Prokrastination

  1. Qualitätsverlust: Das ständige Aufschieben von Aufgaben kann zu einem Qualitätsverlust bei der Arbeit führen, da die Zeit für gründliches Arbeiten fehlt und die Aufgaben möglicherweise unter Zeitdruck erledigt werden.
  2. Beziehungsspannungen: Wenn Prokrastination zu beruflichen Verpflichtungen führt, können Beziehungen zu Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden belastet werden. Zuverlässigkeit und Vertrauen können leiden.
  3. Psychologische Belastung: Prokrastination kann zu einem Anstieg des psychologischen Drucks führen. Unfertige Aufgaben erzeugen losen Enden im Kopf, die ein Gefühl der Unvollständigkeit und Unsicherheit verursachen.

Exkurs: Psychologische Hintergründe der losen Enden

Rabatte für Ihren Erfolg (Werbung)!

Die psychologischen Hintergründe der losen Enden, die durch Prokrastination entstehen, können vielschichtig sein. Ein wesentlicher Faktor ist oft die Vermeidung von unangenehmen Emotionen wie Angst vor Versagen, Unsicherheit oder Perfektionismus. Das Aufschieben von Aufgaben kann vorübergehend Erleichterung bieten, indem man sich vor der Konfrontation mit diesen Emotionen drückt.

Das Problem dabei ist, dass die losen Enden im Kopf, die durch unfertige Aufgaben entstehen, eine ständige latente Quelle von Stress werden können. Der Druck nimmt zu, wenn Aufgaben unerledigt bleiben, und das Selbstwertgefühl kann leiden.

Um langfristig positive Ergebnisse zu erzielen, ist es wichtig, sich mit den zugrunde liegenden Gründen für die Prokrastination auseinanderzusetzen und Strategien zu entwickeln, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Dies kann die Schaffung von klaren Zielen, den Umgang mit Perfektionismus und die Entwicklung von Selbstmotivationstechniken umfassen.

Ich persönlich finde es daher sehr faszinierend, wie Menschen Dinge auf Wiedervorlage legen und dann nach einem halben Jahr nahtlos die Kommunikation wieder aufnehmen können – dann bin ich meist schon mit etwas ganz anderem Beschäftigt. Aber so gibt es eben unterschiedliche Arbeitsweisen.

Ursachen von Prokrastination und Lösungen

Welche Ursachen hat aber denn nun Prokrastination? Und wie können mögliche Lösungen aussehen?

I. Nicht Nein sagen können

Manche Menschen Verzetteln sich in Aufgaben, weil sie sich zu viel haben aufbürden lassen vom Chef oder den Kollegen. Grund dafür ist in der Regel, dass Sie nur schlecht Nein sagen können. Dafür gibt es verschiedene Gründe, die teilweise auch etwas tiefer liegen können. Es gibt folgende Ursachen des Nicht-Nein-Sagen-Könnens:

  1. Angst vor Ablehnung: Manche Menschen fürchten, dass ein “Nein” zu einer Anfrage oder Bitte zu Ablehnung oder Konflikten führen könnte. Daher sagen sie eher “Ja”, um Konfrontationen zu vermeiden.
  2. Übermäßiges Verantwortungsgefühl / Pflichtbewusstsein: Personen mit einem starken Verantwortungsbewusstsein neigen dazu, sich für viele Aufgaben oder Verpflichtungen zu engagieren, selbst wenn es ihre Kapazitäten übersteigt.#
  3. Fehlende Grenzen: Ein Mangel an klaren persönlichen Grenzen kann dazu führen, dass Menschen Schwierigkeiten haben, “Nein” zu sagen, da sie nicht genau wissen, wo sie ihre eigenen Bedürfnisse priorisieren sollen.
  4. Unbewusste Motive: Manchmal wird sogar unbewusst/appellativ Druck auf einen ausgeübt, dem man sich glaubt, sich nicht entziehen zu können.
  5. Tieferliegende Ursachen bzw. Traumata: Manchmal liegen die Ursachen allerdings tiefer, z.B. Menschen aufgrund von Kindheitserfahrungen oder durch traumatische Erfahrungen ihre Bedürfnisse verleugnen, weil sie z.B. erfahren haben, dass sie dafür bestraft werden. Oder Menschen, die mit großer Unsicherheit aufgewachsen sind und dadurch gelernt haben, mehr auf die Bedürfnisse ihrer Mitmenschen zu achten als auf die eigenen.

Lösungen für das Nicht-Nein-Sagen:

  1. Grenzen setzen: Erkenne an, dass das Setzen von Grenzen gesund und notwendig ist. Es hilft dir, dich selbst zu schützen und deine Energie auf die Dinge zu konzentrieren, die dir wichtig sind.
  2. Klare Kommunikation: Lerne, deine Bedürfnisse und Grenzen klar und respektvoll zu kommunizieren. Du kannst freundlich, aber bestimmt “Nein” sagen und dabei deine Gründe erklären. Achtung: Nicht immer ist man allerdings in der (Macht)Position, wirklich Nein sagen zu können, z.B. dem Chef gegenüber.
  3. Prioritäten setzen: Setze klare Prioritäten für deine Zeit und Ressourcen. Indem du deine eigenen Bedürfnisse beachtest, kannst du besser entscheiden, wann du “Nein” sagen solltest.
  4. Selbstreflexion / Therapie: Überlege, warum es schwer für dich ist, “Nein” zu sagen. Identifiziere Ängste oder Unsicherheiten und arbeite daran, diese zu verstehen und zu überwinden. Arbeite an deinem Selbstwertgefühl, um sicherer in deinen Entscheidungen zu werden. Ein gestärktes Selbstwertgefühl erleichtert das “Nein”-Sagen. Manchmal hilft eine Psychotherapie.

II. Mangelnde intrinsische Motivation

Wer sich gar nicht zu einer Arbeit motivieren kann, dem fehlt häufig die ureigene intrinsische Motivation dazu, sprich, man sieht den Sinn dahinter nicht. Zum Beispiel, wenn Kollegen oder Chefs einem Aufgaben geben, deren Nutzen man nicht einsieht oder die man im schlimmsten Fall völlig idiotisch findet.

Da hilft übrigens auch kein Motivationsseminar, wenn einem selbst schlüssige Gründe dafür fehlen, dieses Sache jetzt zu erledigen, wird man sie nur mit sehr großen inneren Widerständen angehen und sich immer wieder ablenken lassen. Um die eigene Motivation zu verbessern gibt es verschiedene Ansätze, die m.E. mehr oder weniger gut funktionieren:

  1. Arbeiten ohne Ablenkung: Schaffen Sie eine arbeitsfreundliche Umgebung und minimieren Sie Ablenkungen. Verwenden Sie Techniken wie das Abschalten von Benachrichtigungen während der Arbeitszeit, ablenkungsfreies Schreiben usw. Wie gut das funktioniert, hängt von jedem selbst ab: Ich persönlich finde solche Techniken eher infeffektiv, da man immer Ablenkung findet, wenn man keine Lust auf etwas hat. Wichtiger wäre es daher, sich zu überlegen, warum einem die persönlichen Nachrichten jetzt wichtiger sind als der ach so wichtige Job – z.B. weil einem Whatsapp eine Art Instant Gratification gibt, die einem im Job fehlt.
  2. Zeitmanagement-Techniken: Nutzen Sie Methoden wie die Pomodoro-Technik, um fokussierte Arbeitsintervalle mit kurzen Pausen zu kombinieren. Wählen SIe eine Aufgabe aus: Entscheiden Sie sich für eine Aufgabe, die Sie erledigen möchten. Stellen Sie einen Timer auf 25 Minuten (einen Pomodoro) ein und arbeiten Sie konzentriert und ununterbrochen für 25 Minuten an der ausgewählten Aufgabe. Nehmen Sie eine kurze Pause. Nachdem der Timer abgelaufen ist, machen Sie eine kurze Pause von etwa 5 Minuten. Stehen Sie dabei auf, strecken Sie sich, machen Sie etwas Entspannendes. Wiederholen Sie die Schritte. Nach vier abgeschlossenen Pomodoros (also nach insgesamt 100 Minuten Arbeit) machen Sie eine längere Pause von etwa 15-30 Minuten. Wenn während eines Pomodoros Ablenkungen oder Gedanken auftauchen, notieren Sie diese kurz auf einem Blatt Papier. Dies ermöglicht es, die Gedanken loszulassen, ohne die aktuelle Aufgabe zu unterbrechen.
  3. Intrinisische Motivation hinterfragen: Besser ist es, man sollte sich grundlegend überlegen, was einen zu dieser Aufgabe motiviert. Finden Sie Wege, um Aufgaben interessanter zu gestalten. Belohnen Sie sich selbst nach dem Abschluss von Aufgaben. Oder suchen Sie nach neuen Herausforderungen. Oder um tiefer zu gehen, stellen Sie sich die Fragem warum Sie diesen Job überhaupt machen – Geld oder sich den nächsten Urlaub leisten zu können, ist hier tatsächlich ein Motivator, wenn man keines hat und den muss man sich dann ggf. in Erinnerung rufen. Finden Sie die Gründe hinter der Aufgabe. Betonen Sie die langfristigen Vorteile und versuchen Sie, persönliche Verbindungen zu der Aufgabe herzustellen. Auf diese Art erledige ich zum Beispiel die unliebsamen Aufgaben immer zuerst, dann sind sie weg und ich habe den Kopf frei für angenehmere Dinge.
  4. Priorisieren Sie Aufgaben und fokussierenSie sich auf eine Aufgabe nach der anderen: Zerlegen Sie dazu große Aufgaben in kleinere Teile. Eine gute Methode dazu ist das Eisenhower-Fenster, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Eisenhower, mit der Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit klassifiziert werden In dieser Methode werden Aufgaben in vier Quadranten unterteilt: Und zwar gibt es Aufgaben die Dringend und Wichtig sind, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, wie Notfälle oder kurzfristige Fristen. Diese Aufgaben sollten sofort angegangen werden. Das sind aber bei genauer Betrachtung die wenigsten. Dann gibt es Aufgaben, die Nicht Dringend, aber Wichtig sind, also langfristige, strategische Aufgaben, die nicht unmittelbare Dringlichkeit erfordern, aber langfristig wichtig sind. Die Fokussierung auf diesen Quadranten kann proaktives und präventives Handeln ermöglichen. Dann gibt des Dringende, aber Nicht Wichtig Aufgaben, die oft zunächst dringend erscheinen, aber langfristig betrachtet nicht wesentlich sind. Es könnte sich um Unterbrechungen, unerwartete Anfragen oder sofortige Anforderungen handeln, die nicht langfristig strategisch sind. Diese aufgaben sollte man nach Möglichekeit an jemand anderen Delegieren. Und es gibt Aufgaben, die Nicht Dringend und Nicht Wichtig sind. Sie können als Ablenkungen oder Zeitverschwendung betrachtet werden. Diese möglichst eliminieren.
  5. Prozesse im Unternehmen ändern: Schließlich kann man, wenn man sieht dass man, immer wieder unliebsame Aufgaben bekommt und konkrete Vorschläge hat, wie man die Prozesse im Unternehmen optmimieren kann, auch versuchen anzusprechen. Das kann aber ins Auge gehen, weil in manchen Unternehemen die Prozesse so festgefahren sind, dass man mit neuen Vorschlägen nur stört. Oft ist es auch nicht gewollt, dass Mitarbeiter mehr Informationen bekommen als unbedingt nötig. Manchmal wird man z.B. auch benutzt, um ein Projekt gegen die Wand zu fahren, wie mir einer unserer Autoren erzählt hat. Stellt man also nach der Analyse fest, dass man dauerhaft unzufrieden ist, sollte man ruhig mal überlegen, das Umfeld zu wechseln.

III. Ängste und Perfektonismus

Gerade der letzte Punkt zeigt, dass es nicht immer zielführend ist, die Ursachen für Prokrastination nur bei sich selbst zu suchen. Manchmal gibt es auch tieferliegende Ursachen, die man nicht beeinflussen kann.

Das gilt z.B. auch dann, wenn man Angst vor dem großen Berg an Arbeit oder man hat sich aufgrund von Selbstüberschätzung oder Perfektionismus zu viel vorgenommen. Was dagegen hilft:

  1. Prioritäten: Identifizieren Sie die wichtigsten Aufgaben und arbeiten Sie an ihnen zuerst. Vermeiden Sie es, Zeit mit unwichtigen oder leicht zu erledigenden Aufgaben zu verschwenden.
  2. Klare Ziele: Setzen Sie klare, erreichbare Ziele und unterteile größere Aufgaben in kleinere, leichter zu bewältigende Schritte. Machen Sie sich klar, dass auch kleinere Schritte zum Erfolg führen.
  3. Umgang mit Ängsten: Erkennen Sie Ihre Ängste an und arbeiten Sie daran, ein positives Mindset zu entwickeln. Akzeptieren Sie, dass Fehler normal sind und als Lernmöglichkeiten dienen können.
  4. Realitätssinn: Akzeptieren Sie, dass Perfektion nicht immer erreichbar ist. Setzen Sie realistische Standards und erlauben Sie sich, Aufgaben abzuschließen, auch wenn diese nicht perfekt sind.
  5. Seien Sie nett zu sich selbst: Erkennen Sie Ihre Fähigkeiten und Erfolge an. Bauen Sie Selbstvertrauen auf, indem Sie kleine Erfolge feiern und positive Selbstgespräche pflegen.
  6. Strukturelle Probleme erkennen: Machen Sie sich klar, dass manchmal auch strukturelle Probleme vorhanden sind. Zum Beispiel eine StartUp-Kultur, die suggeriert, dass man alles schaffen kann wenn man nur 4 Stunden pro Nacht schläft vs. eine Bürokratie und Kultur in Deutschland, die gerade Kleingründungen gegenüber eher skeptisch ist diesen auch viele Nachteile einbringt.

Exkurs: Was mach High-Performer wirklich aus?

Ich habe z.B. mal die Sales-Direktorin von Google Irland interviewt, die mir überraschend entspannt gegenüber saß und sagte, sie lässt sich von der betriebsamen Kultur bei Google nicht anstecken, nimmt ihre Pausen und Urlaube und verbringt möglichst viel Freizeit außerhalb des Unternehhmens.

Umgekehrt frage mich gelegentlich wie viele Menschen ihren High-Performance-Büroalltage nur mit Pillen bewältigen können. Daher lade ich Sie als Leser einmal dazu ein, die Perspektive zu wechseln: Geht es wirklich immer nur um schneller, weiter, besser, höher?

Zum Abschluss ein kurzer Ausblick: Kann künstliche Intelligenz helfen, Prokrastination zu überwinden?

Künstliche Intelligenz ist in aller Munde, weil sie helfen kann, gerade Routinearbeiten deutlich schneller und effizienter zu erledigen. Sie kann also ein großer Fortschritt für die persönliche Effizienz sein. Doch kann sie auch Prokrastination besiegen?

Einerseits ja, weil viele Tools ggf. langweilige, demotivierende Routine-Aufgaben übernehmen können. Andererseits ist so manches noch nicht ausgereift. Das austüfteln und ausprobieren kostet auch wieder Zeit und schafft neues Prokrastinationspotenzial. Und durch solche Tools steigen auch wieder die Ansprüche an Mitarbeiter.


Top Bücher zum Thema

Text als PDF lesen

Diesen Text als PDF erwerben (nur zur eigenen Nutzung ohne Weitergabe gemäß AGB): Bitte schicken Sie uns nach dem Kauf eine eMail mit gewünschten Titel an support@berufebilder.de, wir schicken das PDF dann umgehend zu. Sie können auch Text-Reihen erwerben.

4,99Kaufen

Beratung zu Erfolg, Ziel-Erreichung oder Marketing

Sie haben Fragen rund zu Karriere, Recruiting, persönliche Entwicklung oder Reichweitensteigerung? Unser KI-Berater hilft Ihnen für 5 Euro im Monat – für Buchkäufer kostenlos. Für weitere Themen bieten wir spezielle IT-Services

5,00 / pro Monat   Buchen

eKurs on Demand buchen

Bis zu 30 Lektionen mit je 4 Lernaufgaben + Abschlusslektion als PDF-Download. Bitte schicken Sie uns nach dem Kauf eine eMail mit gewünschten Titel an support@berufebilder.de. Alternativ stellen wir gerne Ihren Kurs für Sie zusammen oder bieten Ihnen einen persönlichen regelmäßigen eMail-Kurs – alle weiteren Informationen!

29,99Kaufen

Individuelles eBook nach Wunsch

Falls unser Shop Ihnen nicht Ihr Wunschthema bietet: Wir stellen gerne ein Buch nach Ihren Wünschen zusammen und liefern in einem Format Ihrer Wahl. Bitte schreiben Sie uns nach dem Kauf unter support@berufebilder.de

79,99Kaufen