Wenn Sie Ihre Planung schriftlich festhalten, behalten Sie den Überblick darüber, was wichtig ist und was Sie noch erledigen müssen. Was Ihnen dabei hilft, sind technische Hilfsmittel, aber auch Papier und Stift. Welches ist besser – unter ökologischen wie auch organisatorischen Gesichtspunkten?
Die Vorteile von schriftlicher Organisation
Wenn Sie sich schriftlich organisieren, müssen Sie nicht ständig an Ihre Planung denken und die Sachen im Kopf behalten, sondern können Ihre Energie anderen Dingen widmen und gelegentlich mal auf Ihren Planer schauen. Doch es reicht nicht, wenn Sie nur irgendwie schriftlich planen: Sie brauchen auch die geeigneten Planungsinstrumente. Ganz wichtig ist dabei, dass Sie sich auf ein Planungsmittel festlegen. Das klingt einfach, ist es aber nicht: Überlegen Sie doch einmal, wie Sie jetzt organisiert sind.
- Wo haben Sie Ihre eMail-Adressen abgelegt?
- Und wo Ihre Telefonnummern?
- Wie erinnern Sie sich an wichtige Termine?
- Und wie schreiben Sie Ihre Aufgaben-Listen?
Machen Sie doch mal eine Bestandsaufnahme: Wie sieht Ihr bisheriges Planungssystem aus? Vielleicht so:
- eMail-Adressen: Im Adressbuch des eMail-Programms
- Andere Adressen: Auf Visitenkarten lose in der Schublade
- Wichtige Termine auf Haftzetteln am schwarzen Brett oder auf dem Notizblock
- …
Die 10 Tools und Hilfsmittel für die Zeitplanung
Und dann sollten Sie die passenden Tools für Ihren Workflow auswählen. Dazu haben wir einige Vorschläge für Sie. Die nachfolgende Übersicht gibt Ihnen eine Hilfestellung bei der Auswahl des für Sie am besten geeigneten Instrumentes.
1. Daten ordentlich zusammenführen
Es ist natürlich die schnellste Form der Planung: Man lässt Daten einfach da, wo man sie am schnellsten ablegen kann, etwa auf dem Notizzettel, zu dem man am Telefon mal eben greift oder im eMail-Programm, wo die eMail-Adressen automatisch abgespeichert werden. Aber es ist nicht die beste Form: Das merken Sie spätestens dann, wenn Sie auf dem Weg zu einem Termin im Stau stehen und alle Daten zu dem Termin auf dem Notizzettel dabei haben, aber nicht die Handynummer Ihres Gesprächspartners, um ihm die Verzögerung mitzuteilen. Oder Sie müssen während eines Telefonats schnell mal schauen, ob Sie zu einem bestimmten Termin Zeit haben – denn “da war doch irgendwas”, nur finden Sie jetzt den Notizzettel nicht, auf dem das steht und Sie haben den Computer gerade heruntergefahren und können auf die Software, mit der Sie Ihre Termine normalerweise verwalten, gerade nicht zugreifen. Kurz: Wenn Sie derart planen, müssen Sie immer mehrere Medien bemühen und miteinander abgleichen. So kann ganz schnell ein Chaos entstehen.
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