Die Not-to-do-Liste: Was Erfolgreiche unterlassen sollten



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„Erfolgreiche tun Dinge, die weniger Erfolgreiche unterlassen“, lautet ein Zitat des Schriftstellers Georges Simenon. Tja. Eine Ableitung könnte hingegen lauten: „Erfolgreiche unterlassen Dinge, die weniger Erfolgreiche tun.“ Unterlassen als Erfolgsmodell?

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Hier schreibt für Sie: Martin Geiger ist Produktivitätsexperte, Keynote-Speaker, Vortragsredner und Coach. Profil

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Weglassen macht erfolgreich

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Produktive Unternehmer entscheiden sich ganz bewusst gegen eine Vielzahl von Aufgaben, die sie ihren wesentlichen Zielen nicht näherbringen!

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Unser Leben erschlägt uns mit einer Vielzahl von Aufgaben: Zeitung lesen, eMails beantworten, Videos auf Youtube ansehen, aufräumen, einkaufen, Auto waschen, Steuererklärung vorbereiten… Oft verlieren wir schon am Morgen den Überblick über unsere Tagesaufgaben. Deshalb führen wir mit Vorliebe To-do-Listen.

Der Unsinn von To-do-Listen

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Darauf notieren wir akribisch alle unsere Aufgaben, in der naiven Hoffnung sie eines Tages komplett abarbeiten zu können. Wahrscheinlich, weil es das Gewissen so schön beruhigt, das Unerledigte wenigstens schriftlich festgehalten zu haben.

Aber sehr bald müssen wir feststellen, dass unsere To-do-Liste schneller länger und länger wird, als wir die einzelnen Punkte abhacken können. Irgendwann erkennen wir, dass uns nur 24 Stunden pro Tag zur Verfügung stehen und wir nicht alle Aufgaben erledigen können.

Nur das Wichtigste zählt?

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Also konzentrieren wir uns nur auf die vermeintlich wichtigsten. Tatsächlich wird unsere To-do-Liste vorübergehend etwas kürzer, bis sie nach einigen Wochen wieder die ursprüngliche Länge erreicht hat. Denn wir haben immer mehr Aufgaben als „wichtig“ eingestuft – aber nach wie vor nur 24 Stunden, um sie zu bearbeiten.

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Sobald Sie die Frage stellen: „Wie kann ich das alles schaffen?“, sind Sie verloren. Sie bekommen ein schlechtes Gewissen und schlimmstenfalls Herzprobleme. Stellen Sie sich den Tatsachen. Der Druck ist immens und die Arbeitsmenge ist nicht zu bewältigen – auch nicht einmal mit größter Anstrengung.

Jede Entscheidung für etwas ist die gegen etwas anderes

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Ziehen Sie die notwendigen Konsequenzen: Streichen Sie Aktivitäten. Gnadenlos! Sie lesen richtig: Entscheiden Sie sich dazu, Dinge nicht zu erledigen – jetzt nicht und später auch nicht.

Der Grund ist einfach: Alles was Sie nicht tun, bestimmt darüber, was Sie stattdessen tun können. Denn jede Entscheidung für etwas, ist eine Entscheidung gegen etwas anderes. Deshalb sind Not-to-do-Listen für die Verbesserung Ihrer Arbeitsleistung häufig effektiver als To-do-Listen.

Unnötige Ablenkungen ausschalten

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Es ist großartig, sich darauf zu konzentrieren, Aufgaben zu erledigen, aber dies ist nur möglich, wenn Sie alle unnötigen Ablenkungen ausschalten. Wir haben die Wahl:

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Entweder wir lassen uns ablenken oder wir erreichen unsere Ziele. Wenn Sie Probleme haben, sich zu fokussieren, sollten Sie sich im Zweifel besser dafür entscheiden, etwas nicht zu tun.

Ablenkungen verhindern das Ergebnis

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Unsere Zeit ist einfach zu knapp bemessen, als dass wir allem unsere komplette Aufmerksamkeit schenken könnten.

Der „Sinn“ einer Ablenkung ist es, unsere Aufmerksamkeit auf etwas anderes zu lenken. Dabei sind alle Ablenkungen grundsätzlich gleich: Sie verhindern, dass ein bestimmtes Ergebnis zustande kommt.

Was noch schlimmer ist

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Die Wirtschaftswoche zitiert in ihrem Aufmacher „Rettung vor dem Info-Stress“ in Heft 13/2008 eine Serie von Studien die Gloria Mark und Victor Gonzalez an der Universität von Kalifornien durchgeführt haben. Danach können wir uns im Durchschnitt noch genau elf Minuten einer Aufgabe widmen, bevor wir abgelenkt werden. Danach dauert es ganze 25 Minuten, bis wir wieder im gleichen Maße konzentriert sind, wie vor dieser Ablenkung. Das nennt man den sogenannten Sägeblatteffekt. Durch diesen gehen rund zwei Drittel unserer Arbeitszeit verloren.

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Meist sind wir selbst schuld

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Zu allem Überfluss sind die meisten Ablenkungen, die unsere Produktivität und Effizienz ausbremsen, auch noch selbst verschuldet.

Denn häufig sind es nicht die Aufgaben selbst, sondern schlechte Angewohnheiten, die uns von unseren Zielen ablenken. Hier gilt es, entsprechende Filter einzurichten.

Wirksam filtern

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Wie wirksam Filter sein können, zeigen unsere Computer: Virenscanner schützen uns vor unerwünschten „Besuchern“, Spamfilter werfen Mails aus unserem Postfach, Firewalls kontrollieren den Zugang zu unserem Rechner.

Doch während wir unsere Hardware auf und unter dem Schreibtisch mit hilfreicher Technik ausstatten, lassen wir bei uns selbst nahezu jede Störung zu.

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