Neuer Job – Onboarding: So gelingt die Einstiegsphase im Unternehmen [+Checkliste]

Der erste Arbeitstag in einem neuen Job bei einem Jobwechsel ist immer eine aufregende Situation und auch für Unternehmen ist das Onboarding eine besondere Situation. Mit dieser Checkliste können Sie es meistern.

Neuer Job: So gelingt der Einstieg für Mitarbeiter und Unternehmen

Für den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin gehören Spannung und Erwartungen an das neue Arbeitsumfeld, Kollegen und anfallende Aufgaben fast automatisch zum neuen Job dazu. Auch für das Unternehmen bedeutet das Onboarding eines neuen Mitarbeiters besondere Umstände, zumindest, wenn die Einfindungsphase erfolgreich genutzt und eine optimale Vorbereitung auf den künftigen Arbeitsalltag gegeben werden sollen.

Dadurch profitieren beide Seiten und eine schnellere Einfindung in den Aufgabenbereich kann ebenso gewährleistet werden wie eine Übersicht über die Unternehmensprozesse und -strukturen. Daher müssen bestimmte Punkte befolgt werden, um den neuen Mitarbeitern zu einem erfolgreichen Start zu verhelfen.

Onboarding: Schwierigkeiten und Missverständnisse mit angemessener Einarbeitung vorbeugen

Unabhängig von bisherigen Erfahrungen oder Qualifikationen sind die ersten Arbeitstage in allen Berufen und auf jeder Karrierestufe immens wichtig, um die individuellen Prozesse eines Betriebs kennenzulernen und Missverständnisse vorzubeugen. Aber nicht nur durch strukturierte Abläufe kann der Arbeitgeber Orientierung und ein schnelles Einfinden am neuen Arbeitsplatz gewährleisten, insbesondere das persönliche Wohlbefinden in der neuen Umgebung hat in der Regel höchste Priorität.

Um Fehler oder Missverständnisse in der zukünftigen Arbeit zu vermeiden, ist es besonders wichtig, bereits zu Beginn der Tätigkeit im Unternehmen eine präzise Einführung in die wichtigsten Prozesse zu erhalten. So kann sich einerseits der neue Mitarbeiter schnell an das neue Umfeld gewöhnen, andererseits sichert der Arbeitgeber durch eine gute Einarbeitung den reibungslosen Ablauf gegenwärtiger und künftiger Arbeitsprozesse.

Einarbeitungsplan und Schulungen helfen beim Einstieg

Idealerweise wird daher also vom Arbeitgeber ein Einarbeitungsplan für die ersten Arbeitstage erstellt, in dem unter anderem die Anforderungen zusammengetragen werden und die Stelle definiert wird, aber auch Fähigkeiten und Kenntnisse priorisiert werden. Somit kann der Mitarbeiter sich an einen Leitfaden halten, der bei der eigenen Arbeitsstrukturierung bzw. –Planung hilft und Orientierung verschafft.

Für eine möglichst effiziente und nachhaltige Einarbeitungsphase bieten vor allem größere Unternehmen oftmals gemeinsame Schulungen für Unternehmenseinsteiger oder interessierte Kollegen an. Dadurch besteht, neben dem Input relevanter Unternehmensinformationen, vor allem die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen und erste Netzwerke im Unternehmen zu bilden. Dank ausführlichen Schulungsunterlagen, welche den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, können die wichtigsten Punkte bezüglich Organisation, Geschäftsregeln oder Workflows jederzeit nachgeschlagen werden und der Fokus während der Schulung kann auf das Gesamtsystem anstatt auf einzelne Details gelegt werden.

Checkliste: So wird der erste Arbeitstag zum Erfolg

Für den neuen Mitarbeiter bedeutet der erste Tag meist jedoch vor allem Nervosität, Aufregung und oftmals auch das Gefühl einer Reiz- und Informationsüberflutung. Um dies erfolgreich zu meistern und mit zurückhaltendem, aber motivierten Verhalten zu punkten, ist eine gewisse Vorbereitung sowie Auseinandersetzung mit dem neuen Job entscheidend. Mit den folgenden Überlegungen und Tipps gelingt der Start im neuen Job:

• Ruhig bleiben: Klingt einfacher als es ist, kann doch fast jeder beim Antritt einer Stelle von Nervosität, Angst vor Überforderung oder mangelndem Selbstbewusstsein ein Lied singen. Trotzdem ist es wichtig, sich auf die positiven Dinge zu fokussieren und sich selbst klar zu machen, dass ein beidseitiges Interesse zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht und dieser sich bewusst für einen bestimmten Kandidaten entscheidet.
• Selbstreflexion: Um entspannter in die ersten Tage zu starten, sollte zuvor reflektiert werden, wo die eigenen Stärken und Schwächen liegen. Dadurch wird das Selbstbewusstsein gestärkt und gleichzeitig fällt eine mögliche Selbstpräsentation bei einer Vorstellung im Team durch die vorab gemachten Gedanken einfacher.
• Pünktlichkeit: Vor allem am ersten Tag sollte lieber etwas mehr Zeit für die Anfahrt eingeplant und eine fünf bis zehn Minuten frühere Ankunft angepeilt werden. Extreme Überpünktlichkeit jedoch bedeutet meist nur langes Warten und damit mehr Zeit für Nervosität.
• Offenheit und Motivation: Fast zwangsläufig gehören Erwartungen und Vorstellungen über die Arbeitsatmosphäre zum ersten Arbeitstag. Wichtig ist jedoch, diese nicht als Bedingung für eine erfolgreiche Arbeit zu sehen, sondern Offenheit gegenüber der Unternehmenskultur, der Menschen, die dahinter stehen und der anfallenden Aufgaben auszustrahlen.
• Bescheidenheit: Obwohl Interesse am Job und Motivation gezeigt werden soll, darf hier nicht übertrieben werden. Zu eifriges Auftreten und übertriebene Selbstdarstellung kommt bei den Kollegen nicht gut an, lieber sollte auf dezenten Small Talk und lockeren Austausch über die Arbeit und bisherige Erfahrungen gesetzt werden.
• Engagement: Fragen über die Arbeit, das Unternehmen oder Organisatorisches sind jederzeit erlaubt und zeigen, dass die Unternehmenskultur ernstgenommen und verinnerlicht wird. Natürlich sollten vorab schon Informationen zum Unternehmen recherchiert werden, jedoch macht es einen guten Eindruck, wenn Besonderheiten bezüglich der individuellen Position oder der künftigen Abteilung mit Eigeninitiative abgeklärt werden.
• Unternehmensknigge: Ein nicht unerheblicher Teil des Arbeitsalltags besteht in den sozialen Komponenten und Besonderheiten der Arbeitsweise und des Verhaltens der Kollegen. Hier gilt: Beobachten und Ratschläge und Erfahrungen von langjährigen Mitarbeitern oder der Ansprechperson berücksichtigen.

Einarbeitung: Im Team und Unternehmen ankommen

Mit diesen Voraussetzungen gelingt der gute Eindruck im Unternehmen und insbesondere mit den direkten Kollegen. Diese wiederum sind bestenfalls ebenso motiviert und vorbereitet, um den neuen Mitarbeiter zu empfangen und willkommen zu heißen. Denn auch wenn die Leistungs- und Arbeitsmotivation insbesondere am Anfang besonders hoch ist, sind die ersten Wochen hauptsächlich zur Eingliederung da, um nachhaltige Bindung an das Unternehmen zu schaffen.

Trotz Schulungen, Aufklärungen über die Firmenkultur und Einführung in das Unternehmen, sind die ersten Tage vor allem für einen angenehmen Einstieg und eine ausgiebige Kennenlernphase der Kollegen und des Unternehmens wichtig. Hierzu nehmen sich die neuen Kollegen idealerweise ausreichend Zeit, um beim Start ins Unternehmen zu unterstützen und den Arbeitsalltag vorzustellen.

Teamwork: Auf die richtigen Kollegen und Ansprechpartner kommt es an

Eine gemeinsame Mittagspause ist immer geeignet, um sich locker in einer entspannten Atmosphäre miteinander zu unterhalten und kennenzulernen. Außerdem stellen insbesondere größere Unternehmen die einzelnen Abteilungen vor und bieten somit eine grundlegende Orientierung der Geschäftsabläufe, um interdisziplinäre Arbeit und eigenständige Organisation zu ermöglichen. Selbstverständlich muss bei Ankunft des Mitarbeiters bereits der Arbeitsplatz vorbereitet und Mail-Accounts sowie Schlüssel, Telefon und weitere Zugänge eingerichtet sein.

Zusätzlich erweisen sich Mentoren bzw. Ansprechpartner immer wieder als hilfreiche Stütze zu Beginn der Tätigkeit in einem anderen Unternehmen. Dieser dient nicht nur der fachlichen Betreuung in geschäftlichen Angelegenheiten und unterstützt bei der Bewältigung komplexer, anfallender Aufgaben, er steht auch bei der persönlichen Entwicklung des Mitarbeiters zur Seite.

Motivation Leistungsmaßstäbe von Anfang an im Visier

Dazu gehören beispielsweise Feedbackmöglichkeiten, das Knüpfen von Netzwerken oder auch Unterstützung bei zwischenmenschlichen Themen. Insbesondere bei Wünschen oder Problemen sind regelmäßige Gespräche in einem vertrauenswürdigen Umfeld unabdingbar, da nur so rechtzeitig angemessene Lösungen gefunden werden können und nur durch offene Kommunikation langfristig gute Leistungen erzielt werden können.

An diesem Punkt bietet es sich an, mit dem Mentor und dem Vorgesetzten über Anforderungen zu sprechen und diese skalierbar zu machen. Dadurch werden nicht nur Arbeitsprozesse transparent gemacht, sondern auch von Anfang an klar gestellt, welchen Beitrag der Mitarbeiter zum Unternehmenserfolg leistet. Außerdem ist es ratsam, bereits zu Beginn der Tätigkeit über Karrieremöglichkeiten zu sprechen und Zwischenziele festzulegen. Mit dieser Motivation vor Augen wird der Mitarbeiter in seiner Tätigkeit angespornt und der Arbeitgeber stellt zugleich Leistungsmaßstäbe und nachweisbare Erfolge sicher.

Neueinstieg: Der Start ins Unternehmen entscheidet über erfolgreiches Zusammenarbeiten

Mit einer sorgfältigen Einarbeitung wird der Grundstein für sauberes und strukturiertes Arbeiten im Unternehmen gesetzt. Dazu gehört, neben einem Überblick im Unternehmen und den klaren Anforderungen an die zu erbringenden Leistungen, auch das persönliche Wohlbefinden des neuen Mitarbeiters.

Daher sollte bei Arbeitsbeginn von Seiten des Unternehmens bereits alle Voraussetzungen erfüllt sein, die die Arbeit des neuen Kollegen erfordern sowie ein strukturierter Einarbeitungsplan definiert sein und vor allem genügend Zeit für das Kennenlernen und Einleben eingeplant werden. Der Arbeitnehmer kann mithilfe einer ordentlichen Vorbereitung und Neugierde bereits den Einstieg nutzen, um ein Netzwerk aufzubauen und ein angenehmes Arbeitsklima mit den neuen Kollegen zu erschaffen. Mit der richtigen Einstellung und Vorfreude auf die kommende Zusammenarbeit gelingt so der Startschuss für die Karriere im neuen Unternehmen.

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