Multitasking & negative Auswirkungen: 25 % weniger Umsatz, 20 % weniger Leistung

Alltag in Unternehmen: Aufgaben werden selten ohne Unterbrechung abgeschlossen

Jeder kennt das: Wenig Unterbrechungen und Störungen ermöglichen ein effizientes und fehlerfreies Arbeiten. Wenn es nur so einfach wäre. Der Alltag in den Unternehmen zeigt etwas anderes:

In der Studie mit knapp 500 Teilnehmern, die das Unternehmen Vistem gemeinsam mit Dr. Ayelt Komus, Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Koblenz, durchführte, gaben lediglich 10 % der Befragten an, ununterbrochen an einer Aufgabe bis zur Fertigstellung arbeiten zu können. Für die Mehrheit von 90 % sind sogar mehrfache Störungen die Norm.

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Der Mensch ist kein Computer

Moderne Technologien ermöglichen Rund-um-die-Uhr und 7-Tage-die-Woche eine Kommunikation auf allen Kanälen. Immer mehr Informationen strömen so auf uns ein – und wir wissen eigentlich gar nicht mehr, wie wir diese sortieren und einordnen sollen, um sie im Falle eines Falles auch wiederzufinden.

Dies kann sich negativ auf den Arbeitsaufwand, das Ergebnis und eventuell die psychische Gesundheit des Mitarbeiters auswirken. Im Einzelnen leiden die befragten Teilnehmer unter folgenden Aspekten:

• Möglichst viele Prozesse gleichzeitig steuern.
• Eine ständig wachsende Anzahl an Aufgaben erledigen.
• Die Geschwindigkeit immer weiter steigern.

Weder Wertschätzung noch Wertschöpfung

Unsere Studie zeigt: Das damit verbundene Multitasking ist eine Sackgasse – für jeden einzelnen Betroffenen menschlich betrachtet ebenso wie für Unternehmen aus betriebswirtschaftlicher Sicht.

Wertschätzung sieht anders aus. Nicht viel besser sieht es laut Studie mit der Wertschöpfung aus: Mehr als 60 Prozent der Befragten geben an, dass ein erheblicher Teil des Aufwands (>20%) nicht wertschöpfend eingesetzt wird.

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Die Studie im Detail

Befragt für die Studie „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potentiale“ wurden übrigens Teilnehmer aus 20 Branchen, darunter ca. 50 % aus Unternehmen mit bis zu 500 Mitarbeitern sowie 50 % mit einer Zahl zwischen 1.000 und 10.000 Beschäftigen.

7% der Befragten gehören dem Vorstand an, 9% sind Hauptabteilungsleiter/Direktoren, 24% Abteilungsleiter oder vergleichbar. 35% fungieren als Gruppen- oder Teamleiter, 13% als Sachbearbeiter. 12% fallen nicht in die genannten Kategorien und sind daher nicht zuzuordnen. Hier einige aussagekräftige Ergebnisse kurz zusammengefasst:

• 25 % der Teilnehmer mit hohem Multitasking-Anteil schätzen den Erfolg ihres Unternehmens durchschnittlich schlechter ein: Potential zur Verbesserung des Projektdurchlaufs über 25 %.
• Fast 70 % der Befragten sind der Meinung, dass mindestens 30 % der Projektlaufzeit eingespart werden können.
• Nur 2 % der Befragten arbeiten nicht parallel an mehreren Aufgaben.
• Bei fast 80 % gibt es eine erhebliche Anzahl an Spezialisten, die nicht vertreten werden können.
• Fast 70 % der Gruppenleiter haben mit ständig wechselnden Prioritäten zu kämpfen.
• In knapp 70 % der Fälle muss auf Managementunterstützung gewartet werden bzw. verzögert sich das Projekt.
• Mehr als 75 % der Projekte starten unzureichend vorbereitet und verursachen damit Mehraufwand.
• Wo an mehreren Projekten und Aufgaben gleichzeitig gearbeitet wird, werden 20 % Kapazitäten verschleudert, es gehen als 20 % Leistungsfähigkeit in Unternehmen verloren.
• Das bedeutet, dass das Unternehmen 25% mehr Umsatz machen könnte und zwar mit den gleichen Ressourcen.

Deutliches Einsparpotential

Zusammenfassend hat die Studie gezeigt: In Unternehmen, in denen die Indikatoren für Multitasking besonders ausgeprägt waren, wurde auch ein mögliches Einsparpotential als besonders hoch eingestuft.

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Um dieses Potential zu heben, ist laut Studie sowohl ein hoher Reifegrad im Projektmanagement als auch bei agilen Methoden notwendig. Eine nur lokale oder teilweise Einführung ist weitgehend wirkungslos. Die besten Ergebnisse werden mit einem Hybrid aus Critical Chain Projektmanagement und agilen Methoden erreicht.

Kostenloser Schnelltest zeigt eigenen Multitasking-Score

Für alle, die sich mit den Teilnehmern der Studie vergleichen wollen, gibt es einen Schnelltest, der Auskunft gibt, wie stark das Multitasking im eigenen Unternehmen oder Umfeld ausgeprägt ist und wie viel Potential dadurch verschenkt wird. Neun Fragen aus dem alltäglichen Arbeitsleben werden dazu anonym und möglichst spontan beantwortet.

Die Antworten werden mit Punkten von 0 „paradiesischer Zustand“ bis 10 „hier ist negatives Multitasking maximal vorhanden“ versehen und bilden den Negativen Multitasking-Score.

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