Multitasking-Zeitmanagement auf der persönlichen Ebene: Schlecht für Mitarbeiter & Unternehmen

Unsere digitalen Geräte lassen uns keine Ruhe. Verfolgt uns einmal nicht unsere Arbeit, dann sind wir privat social-medial unterwegs. Und am besten fühlt es sich an, wenn wir beides miteinander verbinden. Ohne Grenzen und Verstand!

Zu viele Bälle

Endpunkte und Ziellinien werden von der Technologie immer mehr verwischt. Aber nicht nur das: Neben der ständigen Verfügbarkeit, belasten uns unendliche Besprechungen und zu viele Projekte zusätzlich.

Wir halten einfach viel zu viele Bälle gleichzeitig in der Luft – und wundern uns dann, dass unsere Lebens-Jonglage nicht mehr funktioniert. Bis wir uns selbst nicht mehr erkennen und uns die ständige Überforderung in den Burnout treibt.

Eines nach dem anderen? Nein danke!

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Während eines Telefonats rufen wir E-Mails ab. Beim Mittagessen am Schreibtisch surfen wir im Internet. Und im Auto machen wir alles zusammen – obwohl wir wissen, wie gefährlich das ist. Dieses dauerhafte Multitasking führt natürlich nicht immer und gleich zu einem Zusammenbruch – aber wirklich produktiv sind wir dank dessen längst nicht mehr,

Und gesund ist die auf Dauer geteilte Aufmerksamkeit auch nicht. Ohne Atempause, brauchen wir unsere Energiereserven schnell auf. Bis am Ende des Tages nichts mehr bleibt.

Erhöhter Zeitaufwand

Wer sich mit mehreren Tasks beschäftigt, kann unmöglich einer Aufgabe seine volle Aufmerksamkeit widmen. Durch das Hin- und Zurückschalten, wird der Zeitaufwand zur Erledigung außerdem um bis zu 25 Prozent erhöht.

Wird dagegen die volle Aufmerksamkeit auf ein Projekt gerichtet, kann im gleichen Zeitraum ein wesentlich größeres Pensum erbracht werden. Vorausgesetzt, intensiven Arbeitsphasen folgen echte Erholungsphasen – also Pausen, die wirklich zur Regeneration genutzt werden.

Produktivität und innovativeres Denken

Die Rahmenbedingungen für weniger Multitasking, höhere Produktivität und innovativeres Denken müssen vom Unternehmen geschaffen werden. Beispielsweise hinsichtlich der vielfach praktizierten Meeting-Kultur.

Besprechungen sind oftmals Zeitfresser und fordern die Teilnehmer zum Multitasking heraus. Werden sie grundsätzlich als kurze, disziplinierte Meetings mit maximal 45 Minuten angesetzt, bleiben die Teilnehmer leichter fokussiert.

Auf Antworten auch einmal warten lassen

Wir neigen dazu, Antworten immer sofort, zumindest zu jeder Tageszeit, zu geben und auch zu erwarten. Diese Angewohnheit sollten wir nicht nur hinterfragen, sondern generell in Frage stellen. Mitarbeiter sind deshalb dazu gezwungen, ständig reaktiv zu sein.

Das Verhalten zerstört die eigene Aufmerksamkeit und wir können uns nicht ohne Unterbrechung unseren Prioritäten widmen. Für ein konzentriertes Arbeiten sollte auch die Möglichkeit gegeben sein, das E-Mail-Programm zeitweise auszuschalten. Auf die Schnelle und in absolut dringenden Fällen gibt es immer noch das Telefon.

Erholung als Gegengewicht

Als Gegengewicht zur konzentrierten Arbeit kommt der Erholung ein erhöhter Stellenwert zu. Jeder Mitarbeiter sollte mindestens eine verbindliche Auszeit am Tag wahrnehmen.

Ein Regenerationsraum, in dem Mitarbeiter sich ausruhen oder auftanken können, ist ebenso möglich wie ein Yoga- oder Meditationskurs am Nachmittag, eine Sportstunde oder der gemeinsame Mittagsspaziergang um den Block.

Klare Grenzen setzen

Eine gut strukturierte Arbeitsweise hilft dem Einzelnen, für sich selbst und gegenüber anderen – Mitarbeiter, Kollegen und dem Chef – klare Grenzen zu ziehen. Das Wichtigste wird idealerweise gleich morgens ohne Unterbrechung erledigt.

Der Zeitraum mit fester Start- und Endzeit sollte aber 60 bis 90 Minuten nicht überschreiten. Ist kein abgeschirmter Arbeitsplatz vorhanden, können geräuschunterdrückende Kopfhörer nützlich sein. Das Wissen um den vorher definierten Endpunkt hilft dabei, jedem Ablenkungsversuch zu widerstehen.

Jetzt, jetzt, JETZT! endlich stoppen

Je intensiver sich jemand in die Aufgabe vertiefen kann, umso produktiver wird er sein. Anschließend sind ein paar Minuten zur Erholung obligatorisch! Regelmäßige Zeiten für langfristige, kreative oder strategische Planung verhindern, der ständigen Tyrannei des “Jetzt, jetzt, jetzt“ ausgeliefert zu sein.

Auch hierfür empfiehlt sich ein eigenes Umfeld, das entspannt und sich besonders für aufgeschlossenes Denken eignet. Steht kein Besprechungsraum bereit, können solche Planungsrunden auch einmal außer Haus – ja vielleicht sogar im Grünen – tagen.

Regelmäßige Regenerationsphasen

Für ein gesundes Gleichgewicht zwischen Anspannung und Entspannung, muss regelmäßiger Urlaub einfach sein. Und zwar richtig, ohne in Gedanken noch immer oder schon wieder bei der Arbeit zu sein. Nur wer vollkommen von der Arbeit abschaltet, kann sich regenerieren.

Regelmäßig bedeutet, wenn irgend möglich, mehrmals im Jahr, auch wenn es ein paarmal nur ein verlängertes Wochenende ist. Untersuchungen lassen keinen Zweifel: Menschen sind bedeutend gesünder, wenn sie Ihre gesamte Urlaubszeit in Anspruch nehmen – und produktiver obendrauf.

All diesen Empfehlungen liegt ein einfaches Prinzip zugrunde: Wenn Sie eine Aufgabe erledigen, dann fokussieren Sie sich vollständig darauf, während eines vordefinierten Zeitraums. Wenn Sie sich erholen, dann erholen Sie sich richtig. Seien Sie immer vollständig bei der Sache und hören Sie auf, in der Grauzone dazwischen zu leben.

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