In unserer Welt regiert der Selbstoptimierungswahn und Disziplin scheint der Schlüssel zum Erfolg für vieles. Aber bedeutet das nun immerwährenden Verzicht? Die Ein-Tag-eine-Woche-ein-Monat-Regel hilft.

Wieviel Disziplin muss sein?

Neulich saßen wir mit zwei befreundeten Paaren aus der Nachbarschaft gemütlich bei einer Flasche Wein zusammen. Nachdem niemand mehr fahren musste, blieb es nicht bei einer Bouteille, sondern es wurden deren weitere entkorkt.

Irgendwann, die Zungen waren schon etwas schwerer, kamen wir auf das Thema Alkoholkonsum im Alltag zu sprechen. Jeder am Tisch offenbarte seine Trinkgewohnheiten. Nein, wir sind keine Runde von Alkoholikern, wohl aber lieben wir alle einen guten Tropfen, und das nicht nur an hohen Festtagen.

Wie verfällt man nicht der Sucht?

Wein und Bier haben nun die unangenehme Angewohnheit, bei regelmäßiger Aufnahme zu Abhängigkeit zu führen. Dessen sind wir uns natürlich bewusst, und so diskutierten wir auch über die besten Gegenmittel, um nicht der Sucht zu verfallen.

Besonders gut gefiel mir ein Ratschlag, den Dirk von seinem Hausarzt bekommen hatte. Der meinte nämlich, es sei schon okay, wenn man moderat Sauvignon blanc oder Rioja genösse, man solle aber alkoholfreie Zeiten einlegen, und zwar einen Tag pro Woche, eine Woche im Monat und einen Monat im Jahr.

Regeln – aber bitte nicht absolutistisch

Ohne die medizinische Wirksamkeit dieser Empfehlung beurteilen zu können, gefällt mir die Regel, da sie nicht absolutistisch daherkommt. Sie erlaubt mehr, als sie verbietet, zwingt dennoch zur Disziplin und erinnert spätestens nach sechs Tagen daran, sich mal wieder in Zurückhaltung zu üben.

Ich finde, dass sich die Ein-Tag-eine-Woche-ein-Monat-Regel wunderbar auch für andere Genuss- und Suchtmittel sowie unschöne Eigenarten eignet, wie etwa das Naschen beim Fernsehen oder das Fingernägelkauen.

Wie die Regel zum entspannten Leben beiträgt

Inwiefern kann diese Regel zu einem entspannteren Leben beitragen? Indem wir bewusst solche „Pausen“ einlegen, schärfen wir unsere Selbstwahrnehmung und üben uns in Disziplin – beides wichtige Voraussetzungen, um zum inneren Gleichgewicht zu finden.

Und genau diese Regel können Sie auch auf Ihr Ablagesystem anwenden. „Uff, wo ist nur…“ – kennen Sie das? Wenn Sie auch zu denen gehören, die in verschiedenen Ablagesystemen immer wieder Sachen suchen, dann organisieren Sie Ihre Ablage doch wie die Kessler-Zwillinge.

Bekannt für absolute Sychronität

Für all jene unter meinen Lesern, die Schlaghosen und Wählscheibentelefone nicht mehr kennen, kurz zu Erläuterung: Die 1936 geborenen Zwillingsschwestern Alice und Ellen Kessler waren zwischen den 1950ern und 70ern sehr bekannte Revuetänzerinnen, die nicht nur in Deutschland, sondern sogar in Amerika große Erfolge feierten.

Ihr Markenzeichen waren ein brillant-synchroner Tanzstil und ihre frappierende Ähnlichkeit. Fremde konnten sie nur schwer auseinanderhalten – sie glichen einander wie ein Ei dem anderen. Und genauso sollte es auch bei der Struktur Ihres Ablagesystems sein.

3 verschiedene Ablagesysteme

Die meisten Büroarbeiter müssen mit mindestens drei verschiedenen Ablagesystemen arbeiten:

1. der klassischen Papierablage, also Hängemappen, Ordner, Stehsammler…
2. der Ordner-Struktur in ihrem eMail-Programm (wie Outlook oder Lotus Notes) sowie
3. den Verzeichnissen auf ihrem PC.

Wer suchet, der findet… oder?

Da gibt es nun beispielsweise einen Vertragsentwurf, der mit einem Textverarbeitungsprogramm erstellt wurde und auf der Festplatte schlummert.

Die zugehörige interne und externe eMail-Korrespondenz lagert in Outlook und der unterschriebene Papiervertrag in einem Ordner. Wenn nun zu diesem Vertrag Fragen auftreten, muss man alle drei Quellen anzapfen, um die nötigen Informationen zu erhalten.

Wie man sich besser organisieren kann

Leicht tut sich da derjenige, der ein einheitliches Ablagesystem verwendet. Lange suchen muss hingegen derjenige, der den physischen Vertrag im Ordner „Kunden G – L“ verstaut hat, die eMails im Verzeichnis „Verträge“ aufbewahrt und die digitalen Entwürfe unter „Verschiedenes“ abgelegt hat.

Deshalb meine Empfehlung: Verwenden Sie für alle Ablagesysteme eine identische Struktur beziehungsweise Gliederung.

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