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Memo schreiben in 10 Schritten – 2/3: Der perfekte Aufbau



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Memos dienen der Information oder Entscheidungsfindung dient, sie sollten kurz und präziese sein. In der Regel gilt: So ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich. Teil zwei unserer Serie mit den nächsten Schritte zum richtigen Aufbau.


Hier schreibt für Sie:

 

MN Däfler 2014-03-17 farbigProf. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main.

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Schritt 4: Schildern Sie Ihr Anliegen

Bevor Sie mit den eigentlichen Ausführungen beginnen, sollten Sie den Empfänger wissen lassen, was Sie von ihm erwarten.

Als Empfänger liest man einen Text nämlich anders, wenn man weiß, dass es etwas zu entscheiden gilt, als wenn man nur etwas zur Kenntnis nehmen soll. Beispielsweise könnten Sie folgende Kategorien verwenden: „Zur Kenntnis nehmen“, „Entscheiden bis …“, „Gespräch führen“ oder „Aktion veranlassen“.

Schritt 5: Legen Sie das Problem beziehungsweise den Sachverhalt dar

In Anbetracht der Vielfalt an Themen, die in Memos erörtert werden können, ist es schwierig, eine allgemeingültige Gliederung zu empfehlen. Hilfreich ist es jedoch immer, anhand von W-Fragen zu prüfen, ob man alle wichtigen Aspekte genannt hat: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Womit? Wie lange?

Sofern Ihr Memo länger ist, sollten Sie wesentliche Aussagen in (aktivisch formulierten) Zwischenüberschriften zusammenfassen. Schreiben Sie zudem eine Zusammenfassung („executive summary“), die Sie Ihren Ausführungen voranstellen.

Wenn Sie an mehrere Empfänger schreiben, die sich unterschiedlich gut mit dem zugrunde liegenden Thema auskennen, so können Sie detaillierte und weiterführende Informationen in Anlagen ausgliedern. Dafür geeignet sind zum Beispiel eine Historie oder Vorgeschichte, Berechnungen, Gesetzesgrundlagen oder Details zu Lösungsalternativen (siehe Schritt 7).

Schritt 6: Ordnen Sie das Problem beziehungsweise den Sachverhalt ein

Nachdem Sie das Problem oder den Sachverhalt geschildert haben, sollten Sie noch einen Schritt weiter gehen und versuchen, einen Bezug des Themas zur Unternehmensstrategie beziehungsweise zum Gewinnziel herzustellen.

Was ist damit genau gemeint? Die Empfänger von Memos sind wie gesagt in der Regel die Vorgesetzten. Und diese denken strategisch und gewinnorientiert (zumindest sollten sie das tun). Zeigen Sie deshalb immer auf – sofern möglich –, wie Ihr Vorschlag dazu beiträgt, die Unternehmensstrategie zu verwirklichen oder den Gewinn zu erhöhen.

Schritt 7: Nennen Sie Lösungsalternativen mit Vor- und Nachteilen

Nun folgt der für die Empfänger spannendste Teil, nämlich der Part, in dem Sie Ihre Lösungsvorschläge unterbreiten. Dazu ein paar Tipps:

  • Finden Sie aussagekräftige Begriffe für Lösungsalternativen (zum Beispiel „Minimallösung“, „Komfortlösung“ oder „Sparpaket“).
  • Bedenken Sie, dass sich die Lösungsalternativen deutlich voneinander unterscheiden sollten.
  • Beschränken Sie den „Lösungsraum“ – erarbeiten Sie nicht zu viele Varianten.
  • Sagen Sie, was nötig ist, um die Lösungen umzusetzen – und zwar in zeitlicher, finanzieller und personeller Hinsicht.
  • Verwenden Sie zur Erläuterung eine grafische Darstellung (wie etwa einen Entscheidungsbaum).

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