Memo schreiben in 10 Schritten: Wo liegen Ihre Prioritäten?


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Ein Memo soll Teilnehmern auch auch Vorgesetzten Informationen liefern. Allzu oft wird dieses aber zur lieblosen Pflichtübung. Was sollte man beachten, damit das Memo auch entsprechend sinnvoll ist?

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Hier schreibt für Sie:

 

Professor Dr. Martin-Niels Däfler Best of HR – Berufebilder.de®Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie und Management (FOM) in Frankfurt am Main.

  Profil

Vorab: Aufs Wesentliche Konzentrieren

Mit dem Begriff “Memo” ist ein Schriftstück gemeint, dass der Information oder Entscheidungsfindung dient und in der Regel für Vorgesetzte und Kollegen verfasst wird. In manchen Unternehmen heißen solche Dokumente auch “Vorlage”, “Stellungnahme” oder “Notiz”. Üblicherweise sind Memos nicht länger als vier Seiten, wobei ich jedoch auch schon Vorlagen mit mehr als 30 Seiten gesehen habe.

Bevor Sie wieder eine Schritt-für-Schritt-Anleitung erhalten, noch eine Bemerkung: Ziel eines guten Memos sollte es sein, möglichst präzise und objektiv das zugrunde liegende Problem beziehungsweise die Situation zu beschreiben. Konzentrieren Sie sich also auf das Wesentliche, denn das Thema Ihres Memos ist in aller Regel nur eines von vielen Problemen, die Ihren Vorgesetzten oder Ihre Kollegen beschäftigen.

Schritt 1: Beantworten Sie die Grundsatzfragen

Bevor Sie anfangen zu schreiben, müssen Sie erst einige grundsätzliche Fragen klären:

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  • Wer sind die Empfänger? Wie viel Vorwissen besitzen sie?
  • Wann ist es notwendig, Hintergründe oder Zusammenhänge zu erläutern, und wann nicht?
  • Welchen Stellenwert besitzt das Thema beim Empfänger (Ist es “geliebt” oder “verhasst”)?
  • Wie möchte der Empfänger informiert werden? Ist der Empfänger Augen- oder Ohrenmensch, das heißt nimmt er Informationen lieber schriftlich oder mündlich auf?
  • Verlangt der Empfänger detaillierte Informationen oder nur eine Zusammenfassung?
  • Ist der Empfänger faktenorientiert oder nicht?
  • Wer muss sich zum Thema äußern beziehungsweise seinen Standpunkt einbringen, wie etwa eigene Vorgesetzte, Vorgesetzte anderer Abteilungen, Kollegen aus der eigenen Abteilung, Kollegen anderer Abteilungen sowie externe Fachleute (Rechtsanwälte, Berater, Steuerberater, Gutachter…)?

Schritt 2: Nennen Sie die Priorität des Themas

Der Empfänger muss die Möglichkeit haben, das Problem oder den Sachverhalt sofort einordnen zu können. Versuchen Sie deshalb als erstes, die Priorität anzugeben. Zur Klassifikation empfehle ich die sogenannte “Eisenhower-Methode” (benannt nach dem US-amerikanischen General und Präsidenten Dwight D. Eisenhower).

Daraus ergeben sich folgende Kombinationen aus Wichtigkeit und Dringlichkeit:

  • Typ 1: eilig, aber geringe Wichtigkeit;
  • Typ 2: eilig und hohe Wichtigkeit;
  • Typ 3: geringe Dringlichkeit, aber hohe Wichtigkeit;
  • alles andere eignet sich nicht für Memos.

Schritt 3: Formulieren Sie eine prägnante Betreffzeile

Auf die hohe Bedeutung der Betreffzeile wurde bereits in den Folgen über Briefe und eMails hingewiesen. Bei Memos gilt das Gleiche: Beschreiben Sie kurz und präzise das Problem oder den Sachverhalt, idealerweise als Frage. Also nicht: “Umstrukturierung Vertriebssystem”, sondern: “Wie sollen wir unser Vertriebssystem umgestalten?”

Denn es gilt immer: Memos dienen der Information oder Entscheidungsfindung dient, sie sollten kurz und präziese sein. In der Regel gilt: So ausführlich wie nötig und so knapp wie möglich.

Schritt 4: Schildern Sie Ihr Anliegen

Bevor Sie mit den eigentlichen Ausführungen beginnen, sollten Sie den Empfänger wissen lassen, was Sie von ihm erwarten.

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Als Empfänger liest man einen Text nämlich anders, wenn man weiß, dass es etwas zu entscheiden gilt, als wenn man nur etwas zur Kenntnis nehmen soll. Beispielsweise könnten Sie folgende Kategorien verwenden: “Zur Kenntnis nehmen”, “Entscheiden bis…”, “Gespräch führen” oder “Aktion veranlassen”.

Schritt 5: Legen Sie das Problem beziehungsweise den Sachverhalt dar

In Anbetracht der Vielfalt an Themen, die in Memos erörtert werden können, ist es schwierig, eine allgemeingültige Gliederung zu empfehlen. Hilfreich ist es jedoch immer, anhand von W-Fragen zu prüfen, ob man alle wichtigen Aspekte genannt hat: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum? Womit? Wie lange?

Sofern Ihr Memo länger ist, sollten Sie wesentliche Aussagen in (aktivisch formulierten) Zwischenüberschriften zusammenfassen. Schreiben Sie zudem eine Zusammenfassung (“executive summary”), die Sie Ihren Ausführungen voranstellen. Memos sollen nicht nur Informationen vermitteln, sondern sondern auch eigene Meinungen und Einschätzungen wiedergeben, um Entscheidungen zu forcieren.

Wenn Sie an mehrere Empfänger schreiben, die sich unterschiedlich gut mit dem zugrunde liegenden Thema auskennen, so können Sie detaillierte und weiterführende Informationen in Anlagen ausgliedern. Dafür geeignet sind zum Beispiel eine Historie oder Vorgeschichte, Berechnungen, Gesetzesgrundlagen oder Details zu Lösungsalternativen (siehe Schritt 7).

Schritt 6: Ordnen Sie das Problem beziehungsweise den Sachverhalt ein

Nachdem Sie das Problem oder den Sachverhalt geschildert haben, sollten Sie noch einen Schritt weiter gehen und versuchen, einen Bezug des Themas zur Unternehmensstrategie beziehungsweise zum Gewinnziel herzustellen.

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Was ist damit genau gemeint? Die Empfänger von Memos sind wie gesagt in der Regel die Vorgesetzten. Und diese denken strategisch und gewinnorientiert (zumindest sollten sie das tun). Zeigen Sie deshalb immer auf – sofern möglich –, wie Ihr Vorschlag dazu beiträgt, die Unternehmensstrategie zu verwirklichen oder den Gewinn zu erhöhen.

Schritt 7: Nennen Sie Lösungsalternativen mit Vor- und Nachteilen

Nun folgt der für die Empfänger spannendste Teil, nämlich der Part, in dem Sie Ihre Lösungsvorschläge unterbreiten. Dazu ein paar Tipps:

  • Finden Sie aussagekräftige Begriffe für Lösungsalternativen (zum Beispiel “Minimallösung”, “Komfortlösung” oder “Sparpaket”).
  • Bedenken Sie, dass sich die Lösungsalternativen deutlich voneinander unterscheiden sollten.
  • Beschränken Sie den “Lösungsraum” – erarbeiten Sie nicht zu viele Varianten.
  • Sagen Sie, was nötig ist, um die Lösungen umzusetzen – und zwar in zeitlicher, finanzieller und personeller Hinsicht.
  • Verwenden Sie zur Erläuterung eine grafische Darstellung (wie etwa einen Entscheidungsbaum).

Schritt 8: Nennen Sie die Alternative des Nicht-Handelns

Häufig wird bei der Darstellung von Lösungen eine Möglichkeit übersehen: nämlich die, nichts zu machen. Manchmal kann dies eine durchaus sinnvolle Alternative sein. Sagen Sie deshalb, was passiert, wenn das Problem nicht gelöst wird. Gehen Sie auf Vor- und Nachteile des Nichthandelns ein.

Mit Szenarien und Kategorien arbeiten

Eventuell kann es auch nützlich sein, Szenarien (“best case”, “worst case”) zu entwerfen, also zu prognostizieren, wie sich ein Problem oder ein Sachverhalt entwickeln wird, wenn nichts getan wird.

Daher noch einmal zur Erinnerung: Der Empfänger Ihres Memos liest Ihren Text ganz anders, wenn er oder sie weiß, dass es etwas zu entscheiden gilt. Daher habe ich Ihnen ja schon empohlen, verschiedene Kategorien zu verwenden wie zum Beispiel “Zur Kenntnis nehmen”, “Entscheiden bis…”, “Gespräch führen” oder “Aktion veranlassen”.

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Längere Memos

Daraus ergibt sich quasi von selbst: Sofern Ihr Memo länger ist, sollten Sie wesentliche Aussagen in (aktivisch formulierten) Zwischenüberschriften zusammenfassen. Schreiben Sie zudem eine Zusammenfassung (“executive summary”), die Sie Ihren Ausführungen voranstellen.

Schritt 9: Geben Sie eine Empfehlung ab und nennen Sie den nächsten Schritt

Abschließend ist Ihr Urteilsvermögen gefragt. Erleichtern Sie dem Empfänger die Entscheidung, indem Sie sich für eine Alternative aussprechen. Begründen Sie Ihre Meinung mit schlüssigen Argumenten und Beispielen.

Der eigene Standpunkt

Wenn Sie sich nicht eindeutig für eine Lösungsvariante entscheiden können beziehungsweise wenn eventuell andere Abteilungen oder Kollegen gegensätzlicher Ansicht sind, dann geben Sie der Fairness halber alle Standpunkte wieder.

Ausblick geben!

Um den Entscheidungsfindungs- sowie den Umsetzungsprozess zu beschleunigen, sollten Sie zudem noch verdeutlichen, was im nächsten Schritt von wem bis wann zu tun ist. Geben Sie ganz zum Schluss noch einen Ausblick:

Wie sieht der “Endzustand” aus? Zum Beispiel: “Wenn wir es schaffen, das neue Vertriebssystem bis Ende 2011 umzusetzen, dann werden wir unseren Marktanteil um 30 Prozent vergrößern können.”

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Schritt 10: Korrigieren Sie Ihr Memo

Wie bei Briefen, eMails und anderen Textarten auch, steht als letzter Schritt eine Korrektur an, auch hier in Bezug auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form. Stellen Sie sich nun noch die wichtigste Frage:

Erleichtert mein Memo dem Empfänger die Entscheidung beziehungsweise das Verständnis? Wenn Sie mit “Ja” antworten können, dürfen Sie Ihr Memo in Umlauf bringen. Haben Sie Zweifel, müssen Sie nochmals Hand anlegen.


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