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Memo schreiben in 10 Schritten - 3/3: Sagen Sie Ihre Meinung!



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Memos sollen nicht nur Informationen vermitteln, sondern sondern auch eigene Meinungen und Einschätzungen wiedergeben, um Entscheidungen zu forcieren. Die drei letzten Schritte unserer Reihe.

Memo schreiben in 10 Schritten - 3/3: Sagen Sie Ihre Meinung!


Hier schreibt für Sie: Prof. Dr. Martin-Niels Däfler lehrt an der Hochschule für Oekonomie & Management (FOM) in Frankfurt am Main. Profil

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Schritt 6: Ordnen Sie das Problem beziehungsweise den Sachverhalt ein

Nachdem Sie das Problem oder den Sachverhalt geschildert haben, sollten Sie noch einen Schritt weiter gehen und versuchen, einen Bezug des Themas zur Unternehmensstrategie beziehungsweise zum Gewinnziel herzustellen.

Was ist damit genau gemeint? Die Empfänger von Memos sind wie gesagt in der Regel die Vorgesetzten. Und diese denken strategisch und gewinnorientiert (zumindest sollten sie das tun). Zeigen Sie deshalb immer auf – sofern möglich –, wie Ihr Vorschlag dazu beiträgt, die Unternehmensstrategie zu verwirklichen oder den Gewinn zu erhöhen.

Schritt 7: Nennen Sie Lösungsalternativen mit Vor- und Nachteilen

Nun folgt der für die Empfänger spannendste Teil, nämlich der Part, in dem Sie Ihre Lösungsvorschläge unterbreiten. Dazu ein paar Tipps:

  • Finden Sie aussagekräftige Begriffe für Lösungsalternativen (zum Beispiel „Minimallösung“, „Komfortlösung“ oder „Sparpaket“).
  • Bedenken Sie, dass sich die Lösungsalternativen deutlich voneinander unterscheiden sollten.
  • Beschränken Sie den „Lösungsraum“ – erarbeiten Sie nicht zu viele Varianten.
  • Sagen Sie, was nötig ist, um die Lösungen umzusetzen – und zwar in zeitlicher, finanzieller und personeller Hinsicht.
  • Verwenden Sie zur Erläuterung eine grafische Darstellung (wie etwa einen Entscheidungsbaum).

Schritt 8: Nennen Sie die Alternative des Nicht-Handelns

Häufig wird bei der Darstellung von Lösungen eine Möglichkeit übersehen: nämlich die, nichts zu machen. Manchmal kann dies eine durchaus sinnvolle Alternative sein. Sagen Sie deshalb, was passiert, wenn das Problem nicht gelöst wird. Gehen Sie auf Vor- und Nachteile des Nichthandelns ein.

Mit Szenarien und Kategorien arbeiten

Eventuell kann es auch nützlich sein, Szenarien („best case“, „worst case“) zu entwerfen, also zu prognostizieren, wie sich ein Problem oder ein Sachverhalt entwickeln wird, wenn nichts getan wird.

Daher noch einmal zur Erinnerung: Der Empfänger Ihres Memos liest Ihren Text ganz anders, wenn er oder sie weiß, dass es etwas zu entscheiden gilt. Daher habe ich Ihnen ja schon im ersten Teil dieses Beitrags empohlen, verschiedene Kategorien zu verwenden wie zum Beispiel „Zur Kenntnis nehmen“, „Entscheiden bis ...“, „Gespräch führen“ oder „Aktion veranlassen“.

Längere Memos

Daraus ergibt sich quasi von selbst: Sofern Ihr Memo länger ist, sollten Sie wesentliche Aussagen in (aktivisch formulierten) Zwischenüberschriften zusammenfassen. Schreiben Sie zudem eine Zusammenfassung („executive summary“), die Sie Ihren Ausführungen voranstellen.

Schritt 9: Geben Sie eine Empfehlung ab und nennen Sie den nächsten Schritt

Abschließend ist Ihr Urteilsvermögen gefragt. Erleichtern Sie dem Empfänger die Entscheidung, indem Sie sich für eine Alternative aussprechen. Begründen Sie Ihre Meinung mit schlüssigen Argumenten und Beispielen.

Der eigene Standpunkt

Wenn Sie sich nicht eindeutig für eine Lösungsvariante entscheiden können beziehungsweise wenn eventuell andere Abteilungen oder Kollegen gegensätzlicher Ansicht sind, dann geben Sie der Fairness halber alle Standpunkte wieder.

Ausblick geben!

Um den Entscheidungsfindungs- sowie den Umsetzungsprozess zu beschleunigen, sollten Sie zudem noch verdeutlichen, was im nächsten Schritt von wem bis wann zu tun ist. Geben Sie ganz zum Schluss noch einen Ausblick:

Wie sieht der „Endzustand“ aus? Zum Beispiel: „Wenn wir es schaffen, das neue Vertriebssystem bis Ende 2011 umzusetzen, dann werden wir unseren Marktanteil um 30 Prozent vergrößern können.“

Schritt 10: Korrigieren Sie Ihr Memo

Wie bei Briefen, E-Mails und anderen Textarten auch, steht als letzter Schritt eine Korrektur an, auch hier in Bezug auf Inhalt, Rechtschreibung, Zeichensetzung, Stil, Verständlichkeit und Form. Stellen Sie sich nun noch die wichtigste Frage:

Erleichtert mein Memo dem Empfänger die Entscheidung beziehungsweise das Verständnis? Wenn Sie mit „Ja“ antworten können, dürfen Sie Ihr Memo in Umlauf bringen. Haben Sie Zweifel, müssen Sie nochmals Hand anlegen.

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