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Besser Arbeiten, Infos nach Wunsch: Wir geben Ihnen Informationen, die Sie wirklich brauchen und engagieren uns für eine nachhaltige Arbeitswelt. Mit unserem einzigartigen on-Demand Verlags-Konzept bieten wir Bücher, Magazine sowie eKurse und haben über 20 Jahre Erfahrung im Corporate Publishing – Kunden u.a. Samsung, Otto, staatliche Institutionen, Projekt-Partner Bundesbildungsministerium. Verlegerin Simone Janson ist eine der 10 wichtigsten deutschen Bloggerinnen, referenziert in ARD, FAZ, ZEIT, WELT, Wikipedia.

Offenlegung & Bildrechte: Bildrechte bei Matthias K. Hettl.  Bildmaterial erstellt im Rahmen einer kostenlosen Kooperation mit Shutterstock. 
Redaktionelle Bearbeitung: Dieser Beitrag wurde zur Veröffentlichung auf Best of HR – Berufebilder.de® überarbeitet und inhaltlich für das Format angepasst von Simone Janson. Alle Beiträge von Simone Janson

Text stammt weitestgehend aus dem Buch: “Führung kompakt: Die 15 Führungstools, die wirklich funktionieren” (2014), erschienen bei BusinessVillage Verlag, Abdruck mit freundlicher Genehmigung des Verlags.


hettlHier schreibt für Sie: Matthias K. Hettl ist Ökonom und beriet u.a. die UN.Dipl.-Ökonom, Dipl.-Betriebswirt (FH), war nach  Studium und Doktorandenzeit in verschiedenen  Managementpositionen mit Führungs- und Budgetverantwortung,  in der Geschäftsführung eines mittelständischen  Unternehmens und als Consultant bei  den Vereinten Nationen in New York tätig. Seit 1995  ist er Geschäftsführer des Management-Institutes  Hettl Consult in Rohr bei Nürnberg. Als Executive  Coach, Trainer und Managementberater begleitet er  mit seinem Team Vorstände, Geschäftsführer und  Führungskräfte mit den Schwerpunkten Leadership  Skills und Managementkompetenzen. Er verfügt über Erfahrungen als Aufsichtsratsmitglied und vertrat mehrere Jahre eine Professur für Management und  Marketing. Matthias Hettl ist Buch- und Hörbuchautor  und Verfasser zahlreicher Fachartikel und als  “excellent speaker” im deutschen Sprachraum und  in Europa tätig. Alle Texte von Matthias K. Hettl.

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Meetings & Teamsitzungen durchführen: 2 X 7 Tipps zur Vor- & Nachbereitung

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Zu einem effizienten Meeting gehört auch eine optimale Vor- und Nachbereitung – nur dann kann ein Meeting wirklich effizient sein. Teil dessen sollte auch die Frage sein, ob ein Meeting überhaupt notwendig ist.

meeting

Alternativen zum klassischen Meeting

Richten Sie neben den großen Meetingrunden mit mehreren Gesprächspartnern auch ein System für individuelle Gespräche mit einzelnen Mitarbeitern ein. Das kann zu ungeahnten Effizienzsteigerungen führen.

Denn dieses Rücksprachesystem dient Ihnen einerseits der Information, der Besprechung von Einschätzungen und sachlichen Aspekten, aber auch zur zielgerichteten Kommunikation mit Ihren einzelnen Mitarbeitern, über persönliche Aspekte wie Befindlichkeit, Motivation und Stimmung.

Warum Zweiergespräche?

In einem Vieraugengespräch fällt es Ihrem Mitarbeiter leichter, gewisse Punkte anzusprechen und sich für eine andere Sichtweise zu öffnen.

Es geht bei den Zweiermeetings auch um die Reflexion von individuellen Fragen, die Vorbereitung und Abstimmung von Gesprächsrunden im größeren Kreis und um den Vertrauensaufbau.

7 Tipps für die optimale Vorbereitung

Was Sie sonst noch bei der Vorbereitung eines Meetings beachten sollten, dazu geben wir Ihnen hier einige Tipps:

Tipp: Text als PDF (bitte Anleitung lesen!) oder zu diesem Text kompletten eKurs herunterladen. Aktionen oder News per Newsletter!
  1. Ist das Meeting wirklich notwendig oder gibt es andere Möglichkeiten? Geht es beispielsweise nur darum, Informationen weiterzugeben, dann können Sie auch eine eMail oder ein Memo verfassen, worin das Wichtigste steht, das ist wesentlich ökonomischer und spart Zeit.
  2. Haben Sie die richtigen Teilnehmer eingeladen, die einen inhaltlichen Input geben können und auch Entscheidungen treffen können? Halten Sie die Anzahl der Teilnehmer generell klein. Überlegen Sie also genau, wer wirklich dabei sein muss. Sie können Teilnehmer auch gezielt zu einzelnen Tagesordnungspunkten dazuholen.
  3. Bereiten Sie Meetings stets sorgfältig vor. Dazu gehören die Planung der Räumlichkeit, ausreichende Sitzgelegenheiten, Visualisierungsmöglichkeiten, funktionierendes technisches Equipment, eine schriftliche Tagesordnung mit Zeitangabe der Tagesordnungspunkte, die Planung des Termins und die rechtzeitige Einladung der Teilnehmer.
  4. Machen Sie sich möglichst im Vorhinein mit den für Sie wichtigsten Tagesordnungspunkten des Meetings vertraut. Was ist Ihr Beitrag? Geht es um Information, Problemlösung oder Entscheidung bei den einzelnen Themen?
  5. Machen Sie sich und den Teilnehmern klar, was Ihre Ziele bei dem Meeting sind, und agieren Sie während des Meetings zielorientiert.
  6. Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen. Auf welche Weise das geschieht, ist eine Frage Ihres Führungsstils beziehungsweise Ihrer Moderation. Wichtig ist, dass das Meeting zum Austausch, zu einer Diskussion beziehungsweise einer Problemlösung beiträgt.
  7. Sie als Moderator des Meetings sind dazu da, dass das Ziel des Meetings nicht aus dem Fokus gerät. Wenn Sie beobachten, dass Beiträge vom Thema wegdriften, machen Sie höflich, aber bestimmt darauf aufmerksam. Sagen Sie etwa: “Herr Meier, was Sie sagen, ist sicher wichtig. Lassen Sie uns jedoch zu unserem Kernpunkt zurückkehren…”

7 Tipps zur Nachbereitung des Meetings

Nach dem Meeting ist vor dem (nächsten) Meeting. Daher gehört zu jedem Meeting auch eine ebenso gute Nachbereitung – mit Protokoll, Feedback und Auswertung. Wenn es darum geht, Ihr Meeting nachzubereiten, finden Sie hier 7 Tipps.

  1. Nutzen Sie die Möglichkeit des Themenspeichers. Wenn in der Diskussion Aspekte genannt werden, die aus zeitlichen beziehungsweise thematischen Gründen nicht behandelt werden können, dann schreiben Sie diese sichtbar auf ein separates Flipchartblatt mit der Überschrift ›Themenspeicher‹.
  2. Strukturieren Sie einzelne Abschnitte durch Ihre Zusammenfassungen und Überleitungen: “Wir haben nun, denke ich, die wichtigsten Punkte zum Thema… gehört. Was daraus folgt, ist die Frage, wie wir damit umgehen können…”
  3. Kein Meeting ohne Ergebnisprotokoll. Kurz und knapp erfolgt hier die Beantwortung der Fragen wer macht was mit wem bis wann.
  4. Sie können die nötige Zeit für Ihre Meetings massiv reduzieren, indem Sie aus einem Meeting eine ›Stehung‹ machen. Nehmen Sie für Ihr nächstes Meeting einfach Bistrotische anstatt der bequemen Konferenzstühle, und die Durchführungszeit sinkt deutlich – bei gleicher Ergebnisqualität.
  5. Schaffen Sie die Möglichkeit für ein Rücksprachesystem, sodass Sie sich mit Ihren Mitarbeitern auf regelmäßiger Basis im Vieraugengespräch austauschen.
  6. Bitten Sie die Teilnehmer um Feedback und erläutern Sie auch selbs, was beim nächsten Mal besser laufen könnte.
  7. Erstellen Sie daraus eine Agenda für das gemeinsame Meeting.

Moderation bewerten: Vorlage

Wenn Sie wissen wollen, wie die Teilnehmer Ihre Moderation bewerten, können Sie die Beurteilung, für die wir hier die Vorlage liefern, verschicken. Weiter unten finden Sie dazu die Auflösung.

meeting-auswertung

Feedback und Interpretation

Wenn Sie auswerten wollen, wie das Meeting unter Ihrer Moderation gelaufen ist, hilft Ihnen der oben abgebildete Text weiter. Hier eine Auswertung:

  • 54 bis 63 Prozent: Sie agieren sehr gut als Moderator. Bleiben Sie dran.
  • 41 bis 53 Prozent: Sie sind auf einem guten Weg, zeigen jedoch noch Entwicklungspotenziale als Moderator. Arbeiten Sie in einem ersten Schritt an den Aspekten des Fragebogens, bei denen Sie 0 Punkte erreicht haben und verbessern Sie diese.
  • 27 bis 39 Prozent: Übernehmen Sie die Empfehlungen aus diesem Abschnitt zur Verbesserung Ihrer Performance als Moderator und besuchen Sie eine Weiterbildung.
  • Bis 26 Prozent: Sie sollten sich darüber im Klaren sein, dass Ihre Performance als Moderator nicht den Anforderungen entspricht. Als Sofortmaßnahme sollten Sie die Empfehlungen dieses Kapitels in Ihrer täglichen Arbeit nutzen. In einem zweiten Schritt suchen Sie sich einen Coach, der Ihnen bei der Entwicklung Ihrer Fähigkeiten in diesem Bereich aktiv weiterhilft.

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2 Antworten zu „Meetings & Teamsitzungen durchführen: 2 X 7 Tipps zur Vor- & Nachbereitung“

  1. Meetings erfolgreich durchführen – Teil 5 – #GoogleAlerts

  2. Meetings erfolgreich durchführen – Teil 5: 5 Tipps für die Nachbereitung: Nach dem Meeting ist… #Beruf #Bildung

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