Meetings perfekt organisieren in 6 Schritten: Teambesprechungen ohne Stress

Hilfe ein Meeting, stöhnt so mancher Mitarbeiter. Doch noch mehr stöhnen die Leute, die das organisieren und dafür Sorge tragen, dass etwas sinnvolles dabei herauskommt. Also lange Vorberitungszeiten und viel Stress? Mitnichten! Effiziente Meetings kann man auch ganz spontan organisieren – die Teilnehmer müssen nur ein gemeinsames Ziel haben und sehen, dass etwas dabei herauskommt.

Warum sind Meetings so wichtig?

Besprechungen sind aus dem Arbeitsalltag der meisten Büroarbeiter nicht wegzudenken: Bestimmte Mitarbeiter kommen zusammen, um – meist unter Teilnahme des Vorgesetzten – arbeitsbezogene Probleme oder sonstige Themen zu diskutieren.

Häufig jedoch sind die Teilnehmer nachher unzufrieden: “Mal wieder Stunden in sinnlosen Meetings vergeudet und die eigentliche Arbeit bleibt liegen” – so denken viele Mitarbeiter. Meistens liegt dies daran, dass die Besprechung schlecht vorbereitet oder unprofessionell geleitet wurde. Wie es besser geht, lesen Sie hier.

Schritt 1: Muss das wirklich sein?

Prüfen Sie, ob die Sitzung wirklich erforderlich ist. Gibt es eventuell andere Wege (zum Beispiel per eMail-Abstimmung), um das Problem zu lösen? Die Frage der Güte lautet hier stets: Rechtfertigen die anstehenden Fragen, Themen oder Aufgaben den Aufwand für eine Besprechung?

Schritt 2: Das Thema richtig wählen

Legen Sie Thema, Termin, Teilnehmerkreis und Tagesordnung geschickt fest. Sofern Klarheit darüber besteht, dass das Problem oder Thema nur durch eine Besprechung zu lösen ist, müssen der Teilnehmerkreis und der Termin bestimmt werden.

Laden Sie dazu rechtzeitig ein, und zwar nur die Personen, die für das Thema wirklich wichtig beziehungsweise notwendig sind. Legen Sie die Uhrzeit geschickt fest: morgens für Kreatives, abends für Strittiges (denn abends kommt es meist schneller zur Einigung, weil alle nach Hause wollen).

Schritt 3: Das Thema eingrenzen

Definieren Sie das Thema der Besprechung genau. Formulieren Sie am besten aktivisch, das heißt, das Thema sollte stets ein Verb beinhalten. Noch besser ist es, wenn Sie das Thema als Frage formulieren: “Sollen wir das Produkt XY im Markt einführen?” Je eingegrenzter das Thema ist, desto höher der Besprechungserfolg.

Tagesordnung festlegen

Legen Sie nun die Tagesordnung fest – es darf keine Besprechung ohne Tagesordnung geben – und konzentrieren Sie sich dabei auf wenige Punkte.

Sortieren Sie die Tagesordnungspunkte nach Bedeutung (das wichtigste Thema zuerst) und vermeiden Sie solche, auf die sich die Teilnehmer nicht vorbereiten können (wie etwa “Diverses” oder “Sonstiges”).

Relevante Informationen zur Verfügung stellen

Stellen Sie den Teilnehmern rechtzeitig vorher alle relevanten Informationen zur Verfügung. Außerdem sollten Sie einen genauen Zeitrahmen festlegen – und sich auch daran halten.

Denn denken Sie immer daran: Meetings nerven viele, dabei ist es nicht weiter schwierig, ein gutes Meeting zu organisieren. Neben Inhalten und Zielvorgaben geht es vor allem auch um eines: Das Ambiente sollte stimmen! Also achten Sie also Organisator auch auf “Kleinigkeiten” wie die Räumlichkeiten, in denen das ganze stattfindet. Oder den pünktlichen Beginn!

Schritt 4: Das Ambiente muss stimmen

Sofern Sie für die Organisation der Besprechung verantwortlich sind, bedenken Sie bitte Folgendes:

• Reservieren Sie rechtzeitig einen geeigneten Raum. Wählen Sie einen hellen, ausreichend großen Raum. Man rechnet etwa 3 bis 5 Quadratmeter pro Teilnehmer plus gegebenenfalls Platz für technische Geräte sowie Getränke und Verpflegung.
• Organisieren und testen Sie die technische Ausstattung (Beamer, Flip-Chart, Mikrofon).
• Organisieren Sie Getränke und gegebenenfalls eine Pausenverpflegung.
• Legen Sie gegebenenfalls eine Sitzordnung fest.
• Bereiten Sie Namensschilder vor.
• Legen Sie Schreibmaterial für die Teilnehmer bereit.

Schritt 5: Erfolgsfaktoren Beachten

• Fangen Sie immer pünktlich an.
• Bestimmen Sie einen Protokollführer und einen Moderator.
• Erinnern Sie die Teilnehmer daran, ihre Handys auszuschalten.
• Stellen Sie gegebenenfalls neue Teilnehmer den anderen vor.
• Machen Sie nach Möglichkeit keine Pausen.
• Fertigen Sie ein Protokoll an, sofern Sie keinen Protokollführer haben.
• Schließen Sie keinen Tagesordnungspunkt ab, ohne Maßnahmen dafür festgelegt zu haben: Wer macht was bis wann?
• Lenken Sie die Besprechung aktiv und überlegen Sie sich Gegenstrategien für die üblichen “Besprechungskiller” (Vielredner, Dauernörgler…).
• Erstellen Sie sich für wichtige, eigene Redebeiträge “Spickzettel”.
• Lassen Sie zum Schluss die zentralen Punkte des (handschriftlichen) Protokolls vorlesen oder besprechen Sie diese anschließend mit dem Protokollanten.

Schritt 6: Bereiten Sie das Meeting nach

Versenden Sie das (maschinengeschriebene) Protokoll möglichst bald nach der Besprechung. Verfolgen Sie die Einhaltung der beschlossenen Maßnahmen und übernehmen Sie offene Punkte für die Tagesordnung der nächsten Besprechung.

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