Mehr Wissen? Diesen Text herunterladen oder eKurs zum Thema buchen. Insider-News per Newsletter oder für Mitglieder!
Warum sind Meetings so wichtig?
Besprechungen sind aus dem Arbeitsalltag der meisten Büroarbeiter nicht wegzudenken: Bestimmte Mitarbeiter kommen zusammen, um – meist unter Teilnahme des Vorgesetzten – arbeitsbezogene Probleme oder sonstige Themen zu diskutieren.
Häufig jedoch sind die Teilnehmer nachher unzufrieden: „Mal wieder Stunden in sinnlosen Meetings vergeudet und die eigentliche Arbeit bleibt liegen“ – so denken viele Mitarbeiter. Meistens liegt dies daran, dass die Besprechung schlecht vorbereitet oder unprofessionell geleitet wurde. Wie es besser geht, lesen Sie hier.
Schritt 1: Muss das wirklich sein?
Prüfen Sie, ob die Sitzung wirklich erforderlich ist. Gibt es eventuell andere Wege (zum Beispiel per E-Mail-Abstimmung), um das Problem zu lösen? Die Frage der Güte lautet hier stets: Rechtfertigen die anstehenden Fragen, Themen oder Aufgaben den Aufwand für eine Besprechung?
Schritt 2: Das Thema richtig wählen
Legen Sie Thema, Termin, Teilnehmerkreis und Tagesordnung geschickt fest. Sofern Klarheit darüber besteht, dass das Problem oder Thema nur durch eine Besprechung zu lösen ist, müssen der Teilnehmerkreis und der Termin bestimmt werden.
Tipp: Text als PDF herunterladen oder einen eKurs zum Thema buchen. Regelmäßige Sonderaktionen oder Insider-News gibts per Newsletter!
Laden Sie dazu rechtzeitig ein, und zwar nur die Personen, die für das Thema wirklich wichtig beziehungsweise notwendig sind. Legen Sie die Uhrzeit geschickt fest: morgens für Kreatives, abends für Strittiges (denn abends kommt es meist schneller zur Einigung, weil alle nach Hause wollen).
Schritt 3: Das Thema eingrenzen
Definieren Sie das Thema der Besprechung genau. Formulieren Sie am besten aktivisch, das heißt, das Thema sollte stets ein Verb beinhalten. Noch besser ist es, wenn Sie das Thema als Frage formulieren: „Sollen wir das Produkt XY im Markt einführen?“ Je eingegrenzter das Thema ist, desto höher der Besprechungserfolg.
Tagesordnung festlegen
Legen Sie nun die Tagesordnung fest – es darf keine Besprechung ohne Tagesordnung geben – und konzentrieren Sie sich dabei auf wenige Punkte.
Sortieren Sie die Tagesordnungspunkte nach Bedeutung (das wichtigste Thema zuerst) und vermeiden Sie solche, auf die sich die Teilnehmer nicht vorbereiten können (wie etwa „Diverses“ oder „Sonstiges“).
Relevante Informationen zur Verfügung stellen
Stellen Sie den Teilnehmern rechtzeitig vorher alle relevanten Informationen zur Verfügung. Außerdem sollten Sie einen genauen Zeitrahmen festlegen – und sich auch daran halten.
Denn denken Sie immer daran: Meetings nerven viele, dabei ist es nicht weiter schwierig, ein gutes Meeting zu organisieren. Neben Inhalten und Zielvorgaben geht es vor allem auch um eines: Das Ambiente sollte stimmen! Also achten Sie also Organisator auch auf "Kleinigkeiten" wie die Räumlichkeiten, in denen das ganze stattfindet. Oder den pünktlichen Beginn!
Tipp: Text als PDF herunterladen oder einen eKurs zum Thema buchen. Regelmäßige Sonderaktionen oder Insider-News gibts per Newsletter!
Schritt 4: Das Ambiente muss stimmen
Sofern Sie für die Organisation der Besprechung verantwortlich sind, bedenken Sie bitte Folgendes:
- Reservieren Sie rechtzeitig einen geeigneten Raum. Wählen Sie einen hellen, ausreichend großen Raum. Man rechnet etwa 3 bis 5 Quadratmeter pro Teilnehmer plus gegebenenfalls Platz für technische Geräte sowie Getränke und Verpflegung.
- Organisieren und testen Sie die technische Ausstattung (Beamer, Flip-Chart, Mikrofon).
- Organisieren Sie Getränke und gegebenenfalls eine Pausenverpflegung.
- Legen Sie gegebenenfalls eine Sitzordnung fest.
- Bereiten Sie Namensschilder vor.
- Legen Sie Schreibmaterial für die Teilnehmer bereit.
Schritt 5: Erfolgsfaktoren Beachten
- Fangen Sie immer pünktlich an.
- Bestimmen Sie einen Protokollführer und einen Moderator.
- Erinnern Sie die Teilnehmer daran, ihre Handys auszuschalten.
- Stellen Sie gegebenenfalls neue Teilnehmer den anderen vor.
- Machen Sie nach Möglichkeit keine Pausen.
- Fertigen Sie ein Protokoll an, sofern Sie keinen Protokollführer haben.
- Schließen Sie keinen Tagesordnungspunkt ab, ohne Maßnahmen dafür festgelegt zu haben: Wer macht was bis wann?
- Lenken Sie die Besprechung aktiv und überlegen Sie sich Gegenstrategien für die üblichen „Besprechungskiller“ (Vielredner, Dauernörgler …).
- Erstellen Sie sich für wichtige, eigene Redebeiträge „Spickzettel“.
- Lassen Sie zum Schluss die zentralen Punkte des (handschriftlichen) Protokolls vorlesen oder besprechen Sie diese anschließend mit dem Protokollanten.
Schritt 6: Bereiten Sie das Meeting nach
Versenden Sie das (maschinengeschriebene) Protokoll möglichst bald nach der Besprechung. Verfolgen Sie die Einhaltung der beschlossenen Maßnahmen und übernehmen Sie offene Punkte für die Tagesordnung der nächsten Besprechung.
Mehr Wissen - eKurse oder persönliche Beratung
Offline-Download: Diesen Text 24 Stunden lang als PDF herunterladen oder ausdrucken - ausschließlich zum Lesen! Dazu beim Kauf unter "Interessen" den Titel eintragen und nach dem Kauf die Seite aktualisieren. Oder als Premium-Mitglied 1 Jahr lang alle Texte & eKurse gratis herunterladen.
1,79 € zzgl. MwStJetzt buchen
Ihr eKurs on Demand: Wählen Sie Ihren persönlichen eKurs zu diesem oder einem anderen Wunschthema. Als PDF-Download. Bis zu 30 Lektionen mit je 4 Lernaufgaben + Abschlusslektion. Bitte unter "Interessen" den Titel eintragen. Alternativ stellen wir gerne Ihren Kurs für Sie zusammen oder bieten Ihnen einen persönlichen regelmäßigen eMail-Kurs inklusive Betreuung & Zertifikat - alle weiteren Informationen!
16,80 € zzgl. MwStJetzt buchen
Berater-Pakete: Sie wollen Ihre Reichweite erhöhen oder als Arbeitgber Bewerber ansprechen? Für diese und weitere Themen bieten wir spezielle Berater-Pakete (Übersicht) - zum Beispiel ein persönliches Telefonat (Preis gilt pro Stunde).
149,00 € zzgl. MwStJetzt buchen
Sie wollen hier kommentieren? Bitte die Debatten-Regeln einhalten, Beiträge müssen freigeschaltet werden. Ihre eMail-Adresse bleibt geheim. Mehr Informationen zur Verwendung Ihrer Daten und wie Sie dieser widersprechen können, finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
DER KARRIERE-FÜHRERSCHEIN: In 6 Schritten ein #Meeting organisieren via @berufebilder
Der Karriere-Führerschein: In 6 Schritten ein Meeting organisieren (Teil 1): Hilfe ein Meeting, stöhnt so manche...
Der Karriere-Führerschein: In 6 Schritten ein Meeting organisieren (Teil 1): Hilfe ein Meeting, ...